Home office и възходът на Daily мийтингите — чек-лист от Netpeak
Съкращението WFH (work from home) безспорно ще бъде думата на този месец март, ако не и на годината - в цял свят редица служители и цели компании преминават към работа от разстояние. Готин начин за поддържане на екипния дух и подобряване на продуктивността на всички работещи от вкъщи е провеждането на ежедневни мийтинги или така наречените stand up-и.
Stand up — ежедневна среща на екипа, при която всичко се синхронизира според основните точки от работния процес, направените планове и текущите задачи, които следва да бъдат извършени.
Препоръчваме ви да ограничите продължителността на всяка една от тези срещи - до 15-20 минути. Това ще гарантира, че всяка среща ще е стегната и по същество и ще се набляга само на най-важните въпроси.
Всеки член на екипа трябва да присъства на ежедневната среща. Изключения, разбира се, може да има в случай на провеждани в момента интервюта, срещи с клиенти/партньори, отпуск, отпуск по болест и т.н. за членове на екипа.
Споделяме чек-листа на Netpeak за организиране на ежедневни срещи дистанционно.
Защо имаме нужда от срещи?
Синхронизацията между екипите е от изключителна важност за подобряване на производителността на всеки отделен спринтов работен ден.
Кой трябва да присъства на тези срещи
Всички членове на екипа трябва да бъдат в постоянна връзка.
Примери:
- за продуктови екипи / микро-екипи - back-end разработчици, front end разработчици, QA специалисти и PM-и;
- за design екипи - дизайнери, тиймлидове на дизайнери и директни мениджъри;
- за support teams / маркетинг екипи / sales екип - всички членове на екипа, ръководители и team лидери.
Как да организираме daily мийтинги
Важно е предварително да се настрои среща в календара:
- Инициаторът на дневната среща (PM, тимлид и т.н) трябва да определи времето и метода на комуникация, който ще бъде използван (Skype, Hangouts, Zoom) за срещата, и съответно да информира всички участници за него.
- Организаторът създава седмично/дневно повтарящо се събитие (при нужда) в Google календар с тема например Stand up {Team Name}. Пример: Stand up "Dream Team".
- В заглавието, също така, освен името на срещата, посочете и участниците в нея. Например, «Stand-up / Jay, Yullex, Adsun, Mirka“
- В описанието - посочете целта на срещата, аджендата (списъкът с теми за обсъждане), ако са предвидени такива.
- В описанието на събитието в календара организаторът трябва да посочи линк към избраната платформа за комуникация, например Hangouts, или алтернативен метод за комуникация, така че всички служители да могат да се присъединят безпроблемно.
- Уверете се, че всички поканени на Stand Up-a са потвърдили своето участие.
- Посочете кой ще следи напредъка на събитието и ще го насочи в правилната посока. Например, на ежедневните мийтинги на екипите - това могат да бъдат PM-ите, а при срещите с целия отдел - тийм лидерите.
Проверка на необходимото оборудване и работното място:
- Премахнете всички ненужни предмети от вашия работен плот;
- Уверете се, че никой няма да ви притеснява по време на самия мийтинг;
- Изключете звука на мобилния си телефон;
- Изкарайте котката от стаята ако смятате, че ще ви пречи на разговора. ?
- Проверете дали камерата ви е включена и функционира. Визуалният контакт е много важен при такъв тип ежедневни срещи.
- Деактивирайте режим „Mute“.
Коя платформа да изберем за своите онлайн срещи
Обикновено всички за удобство използваме Skype (където има опция и за видео обаждания) или Telegram (за чат и обаждания), но би било най-удобно всички служители да проведат своята онлайн среща в Zoom или друга платформа за видео разговори. Използвайте това, което е най-удобно за всички.
Най-разпространени и удобни според нашия опит са:
1. Skype - максималният брой участници за групови видео разговори е до 50 души. Skype може да се използва в случай че по време на разговора е необходимо да се споделят екраните на различните участници.
2. Hangouts - максималният брой участници за групови видео разговори е до 10 души. В Hangouts можете също да споделяте екрана си, ако е необходимо. Един минус - услугата ще бъде терминирана в края на 2020.?
3. Google Meet - можете да го използвате, ако имате достъп до платен акаунт.
4. Zoom е една от най-популярните услуги в САЩ, а поради наложената карантина в момента създателите на услугата увеличиха продължителността на разговорите до 40 минути.
Какво още да направите, преди да започнете ежедневната среща:
- Посочете метода на комуникация: Hangouts, Google meet, Zoom или Skype и добавете информация за него в календара на Google като location на срещата“.
- Проверете дали всички участници имат работещ акаунт за избраната услуга (ако не, дайте им достъп до нея), уверете се, че работи и дали трябва да се актуализира.
- Мениджърите на екипи е добре да създадат работни групи в Skype със същото име и състав на участниците, както в Telegram (или друг месинджър), с цел улесняване при изпращане на покани до участниците и целта на онлайн срещата.
- Проверете скоростта на своята интернет връзка, работата на камерата, микрофона и слушалките, които ще използвате.
- За нормална видео комуникация са ви необходими около 128 Kbps (най-добре - 300). За ясна и непрекъсната комуникация с високо качество, се нуждаете от 400 Kbps (разработчиците препоръчват 500). Ако желаете да си комуникирате в HD-формат, ще ви трябват близо 1,2 Mbps (или още по-добре - 1,5 Mbps).
- Не закъснявайте! Ако сте организатор на срещата подгответе се да звъннете навреме. Ако пък по някаква причина закъснявате, уведомете участниците в срещата своевременно.
- Прегледайте предварително задачите, които ще обсъждате.
- Направете сверка с графика и темите.
- Подгответе предварително необходимите скрийншотове, файлове и системи, ако смятате да използвате такива по време на разговора.
- Ако трябва да показвате нещо директно от своя екран, споделете го с участниците в разговора.
Как да споделяме екрана си в Skype:
Ето пример и от петъчната среща на целия екип на Netpeak, която се проведе чрез Skype video call:
Правила за поведение по време на ежедневните срещи:
- Ако живеете с някого и няма начин да се уедините, задължително използвайте слушалки по време на разговорите си.
- Недейте да разтакавате. Стриктното спазване на точките от аджендата и добрата подготовка са ключови моменти за онлайн срещата, които помагат тя да бъде възможно най-кратка и продуктивна.
- Говорете по същество. Изслушвайте останалите участници.
- Ако вие сте организаторът на срещата и сте изправени пред несъгласие от страна на двама участници, нека всеки от тях да говори. След това направете съответните заключения и обобщете есенцията от всяка гледна точка. По този начин участниците ще разберат, че тяхната гледна точка се чува и взема предвид.
Ежедневни правила:
- Ако трябва да анализирате всеки ден развитието на определени задачи, тогава инициаторът на срещата е добре да прави това на своя лаптоп чрез споделяне на екран с останалите участници.
- Всички участници трябва да ежедневно да се подготвят предварително за срещата.
- На daily мийтингите всички участници да споделят:
- Какво са направили през изминалия ден (резултатът, а не процесът);
- Какви проблеми са срещнали (без подробна дискусия);
- Информация, която всички присъстващи трябва да знаят (важни задачи, с които са се занимали, синхронизация с колеги по общи задачи и т.н.).
Ако няма нещо важно за споделяне, то тогава няма смисъл да се бави целия разговор. - Ако трябва да се обсъждат по-подробно конкретни проблеми и теми, които са изникнали в процеса на изпълнение на задачите, и които засягат конкретни участници в stand-up-a, то е добре това да бъде коментирано в отделен разговор след срещата.
WFH режимът в действие
Между другото, daily stand up-ите може би са единствените срещи, след които не е необходимо да правите follow up, тъй като те са просто за сверка на текущите задачи и ъпдейт на тима по конкретни въпроси. Това, разбира са, не важи в случаите, когато на stand up бъдат взети важни решения, които трябва да бъдат разписани и приведени в действие след това.
Споделете и вие ценни съвети за своята работа от вкъщи, какви инструменти за video разговори използвате, как делегирате по-лесно задачи и кои са най-удобните и бързи канали за комуникация за вас.
45
4
14
2
25