Маркетинг и промотиране на събитие или как стигнахме до 5476 участници на Online Advertising Live Edition

На 27 март 2018 за първи път се състоя онлайн изданието на класическата конференция за интернет реклама и SEO Online Advertising. Във връзка с планирането на традиционната OAConf в по-голям мащаб през есента, решихме да не променяме традицията за пролетна конференция и да предложим на участниците алтернативен вариант на събитието – изцяло онлайн.  

Имахме ли съмнения? Да, и то много. Дали ще се хареса от участниците, дали ще се запази духът на конференцията, дали ще има възможност за нетуъркинг и още много “дали”. Но динамичното развитие и бързото дигитализиране на нашето ежедневие ни вдъхнаха увереност, че форматът на живо има шанс.

До този момент  в България не бяха организирани конференции с онлайн излъчване, поне не сме открили такива. Сега с удоволствие искаме да споделим нашия опит в организирането на Online Advertising Live Edition, който да ви бъде от полза, в случай че решите да организирате нещо подобно.

Какво да държим във фокус

Подготвителен етап

Етапът на подговката гарантира 90% от успеха на събитието. Много важно е да започнете подготовката на онлайн събитие поне 2 месеца преди провеждането му. По-малко време няма да е достатъчно.

Този етап включва:

1. Подготовка на програма

Програмата на събитието е най-важната част от цялата подготовка, тъй като участниците са готови да инвестират своето време и финанси точно заради съдържанието на събитието. Важно е добре да познавате бранша, за който ще подготвяте събитието, за да поканите добрите специалисти. Ако нямате такива познания, задължително се консултирайте с компетентен човек. Програмата трябва да бъде напълно завършена най-късно седмица преди събитието, за да имате време за реакция при форсмажори. Добре е да имате няколко лектори, които биха могли да откликнат на вашата покана за участие с презентация, ако някой от лекторите отпадне от събитието в последния момент.

От опита ни, най-добрият вариант са 30-40 минутни лекции. Добре е в рамките на един ден събитието да не включва повече от 10-12 лекции. Важно е да предвидите паузи на всеки 1-2 часа, за да почиват участниците. Цялата информация, която ще научават по време на събитието, ще бъде нова за тях и ще имат нужда от паузи, за да я осмислят и да се подготвят за следващата лекция.

2. Изготвяне на сайт

Когато сме готови с програмата (поне с 30% от нея), може да се захващаме с изготвянето на сайта на събитието. Препоръчваме да бъде оформен в минималистичен стил с удобна навигация. Съдържанието на сайта трябва да включва информация за дата и място на провеждане, програма на лекциите, за кого ще е полезно събитието, информация за цената на билет, форма за регистрация с възможност за достъп към нея от няколко места в сайта, блок с най-често задавани въпроси и отговори на тях, данни за контакт с организаторите.

Landing Page е най-удобният формат на сайт за събитие. При липса на ресурси (както времеви, така и кадрови) препоръчвам да изполвате конструктори за лендинг страници. Ние използвахме платформата Tilda. От плюсовете ще отбележа нейното удобство, голямо разнообразие от готови шаблони, възможност за интеграция с много инструменти.

3. Избор на локация за събитието

За локацията на онлайн събитие има следните изисквания: бърз интернет, зала с добро осветление, звукоизолация. Важно е в залата да се спазва тишина, тъй като шумът ще пречи на стрийма. Осигурете зала с удобна планировка, така че всички влизащи в стаята лектори и организатори да не се виждат в кадъра и да не създават излишен шум. Измислете план за действие в случай на аварийно спиране на ток или интернет.

Благодарим на Software University за предоставената лекционна зала за Online Advertising, която покри всички изисквания:

4. Подготовка на стрийминга

Ние разглеждахме YouTube и Facebook като варианти за стриймване на конференцията.

Избрахме Facebook по следните причини:

• това е най-използваната социална мрежа в България;
• няма нужда от допълнителни регистрации за участниците;
• лесно и бързо споделяне на стрийма в мрежата от самите участници и получаване на вирусен ефект;
• възможност за коментиране на лайв-а;
• възможност за модерация на коментарите от администратора на страницата, в която се стриймва;
• добра статистика след стрийма в платформата на Facebook.

Недостатъци на стриймване във Facebook:

• cлед 4 часа стриймът автоматично спира, трябва задължително да се правят паузи;
• след спирането на стрийма видеото автоматично се запазва и се публикува в страницата. Ако видеото не трябва да бъде в публичен достъп, то е нужно да се премахне ръчно;
• няма възможност за платено промотиране на пост тип livestream.

При стриймването на събитие е важно да осигурите добра техника и софтуер: микрофони, камери, осветление, мощни компютри, видеокодер. Ако не разполагате с тях, препоръчвам да се обърнете към специализирани фирми. Този вариант ще бъде по-сигурен и по-икономичен.

5. Популяризиране на събитието

Рекламирането на събитието е добре да стартира 2 месеца предварително и да се засили 2 седмици преди старта. За промотирането на Online Advertising използвахме следните канали: платена реклама във Facebook, email-маркетинг, PR през медийни партньори, банерна реклама в блога на Netpeak, поддръжка на официалната Facebook страница на конференцията.

Във Facebook пуснахме 4 рекламни кампании:

1. С таргетиране по интереси.
2. С таргетиране към потребители, които са се ангажирали със страницата на конфренцията.
3. С таргетиране по професия.
4. С таргетиране на собственици на бизнес.

Най-ефективни бяха групите с насочване по интереси (Дигитален маркетинг, SEO, PPC) и към потребители, които са се ангажирали със страницата. Общата статистика е представена на скрийна:

Всички рекламни кампании включваха 4 вида реклами:

• single baner

• carousel

• slideshow

• video

Общи резултати за ефективността на тези видове реклами:

В деня на конференцията

Денят на провеждането на събитието винаги е много напрегнат и натоварен. Моите съвети към вас:

1. Задължително назначете отделен отговорник за тайминга, който да следи лекторите да се вмъкват в определеното им време.
2. Всеки лектор трябва да бъде на локацията поне 30 минути преди своята лекция.
3. При планирането на програмата задължително поканете лектор, който ще може да присъства по време на цялото събитие. В случай на закъснение на някой от лекторите, той би могъл да се включи със своята лекция. Бъдете готови за разместване на програмата.
4. Назначете отделен отговорник, който ще може бързо да разрешава проблеми с техника и интернет.
5. Дишайте и помнете, че половината от проблемите дори няма да бъдат забелязани от участниците. Запазвайте спокойствие и разчитайте на своя екип. Ако сте организирали събитието изцяло самостоятелно, то в деня на провеждането му горещо препоръчвам да си намерите помощници.

Резултати

Първият ни опит с излъчването на живо не мина гладко. Бяха на лице технически проблеми с Facebook live, имахме непредвидени паузи, но въпреки всичко събитието беше успешно. За участие в конференцията се регистрираха 998 души, а самото излъчване през деня беше гледано от общо 5476 уникални потребители на Facebook. Интересът към конференцията надхвърли нашите очаквания:

Онлайн изданието имаше много предимства: безплатно участие, възможност за дискусия, участие в събитието от всяка точка на земното кълбо с достъп до интернет. В конференцията се включиха участници от много български градове, а не само от столицата, както се случва на класическото издание:

Онлайн форматът не попречи на ефективния нетуъркинг. Участниците дори по-активно задаваха своите въпроси на лекторите, отколкото на класическата конференция. Live изданието намали притеснението. След приключването на лайва комуникацията между участниците и лекторите продължи в Online Advertising Group във  Facebook и трае досега.

Още един плюс на live изданието е това, че конференцията може да бъде гледана отново и отново. Желаещите да участват в събитието, изпуснали излъчването на живо, имат възможност да закупят видео записа на всички лекции. Цената на записа е 48 лв.

Ще повторим ли онлайн формата? Твърдо да! Допитахме се за мнението на участниците след конференцията и то ни окуражава да продължим с OA Live Edition:

Конференция Online Advertising продължава да се развива в различни формати. Екипът ни вече подготвя класическото издание на OAConf, което ще се проведе през есента в София. Тази години се очаква събитието да се развихри в още по-голям мащаб. До среща на ОА!