Маркетинг Инсайд

Home office и възходът на Daily мийтингите — чек-лист от Netpeak

Съкращението WFH (work from home) безспорно ще бъде думата на този месец март, ако не и на годината - в цял свят редица служители и цели компании преминават към работа от разстояние. Готин начин за поддържане на екипния дух и подобряване на продуктивността на всички работещи от вкъщи е провеждането на ежедневни мийтинги или така наречените stand up-и.

Stand up —  ежедневна среща на екипа, при която всичко се синхронизира според основните точки от работния процес, направените планове и текущите задачи, които следва да бъдат извършени.

Препоръчваме ви да ограничите продължителността на всяка една от тези срещи - до 15-20 минути. Това ще гарантира, че всяка среща ще е стегната и по същество и ще се набляга само на най-важните въпроси.

Всеки член на екипа трябва да присъства на ежедневната среща. Изключения, разбира се, може да има в случай на провеждани в момента интервюта, срещи с клиенти/партньори, отпуск, отпуск по болест и т.н. за членове на екипа.

Споделяме чек-листа на Netpeak за организиране на ежедневни срещи дистанционно.

Защо имаме нужда от срещи?

Синхронизацията между екипите е от изключителна важност за подобряване на производителността на всеки отделен спринтов работен ден.

Кой трябва да присъства на тези срещи

Всички членове на екипа трябва да бъдат в постоянна връзка.

Примери:

  • за продуктови екипи / микро-екипи - back-end разработчици, front end разработчици, QA специалисти и PM-и;
  • за design екипи - дизайнери, тиймлидове на дизайнери и директни мениджъри;
  • за support teams / маркетинг екипи / sales екип - всички членове на екипа, ръководители и team лидери.

Как да организираме daily мийтинги

Важно е предварително да се настрои среща в календара:

  1. Инициаторът на дневната среща (PM, тимлид и т.н) трябва да определи времето и метода на комуникация, който ще бъде използван (Skype, Hangouts, Zoom) за срещата, и съответно да информира всички участници за него.
  2. Организаторът създава седмично/дневно повтарящо се събитие (при нужда) в Google календар с тема например Stand up {Team Name}. Пример: Stand up "Dream Team".
  3. В заглавието, също така, освен името на срещата, посочете и участниците в нея. Например, «Stand-up  / Jay, Yullex, Adsun, Mirka“
  4. В описанието - посочете целта на срещата, аджендата (списъкът с теми за обсъждане), ако са предвидени такива.
  5. В описанието на събитието в календара организаторът трябва да посочи линк към избраната платформа за комуникация, например Hangouts, или алтернативен метод за комуникация, така че всички служители да могат да се присъединят безпроблемно.
  6. Уверете се, че всички поканени на Stand Up-a са потвърдили своето участие.
  7. Посочете кой ще следи напредъка на събитието и ще го насочи в правилната посока. Например, на ежедневните мийтинги на екипите - това могат да бъдат PM-ите, а при срещите с целия отдел - тийм лидерите.

 

Проверка на необходимото оборудване и работното място:

  1. Премахнете всички ненужни предмети от вашия работен плот;
  2. Уверете се, че никой няма да ви притеснява по време на самия мийтинг;
  3. Изключете звука на мобилния си телефон;
  4. Изкарайте котката от стаята ако смятате, че ще ви пречи на разговора. 🐈 
  5. Проверете дали камерата ви е включена и функционира. Визуалният контакт е много важен при такъв тип ежедневни срещи.
  6. Деактивирайте режим „Mute“. 

Коя платформа да изберем за своите онлайн срещи

Обикновено всички за удобство използваме Skype (където има опция и за видео обаждания) или Telegram (за чат и обаждания), но би било най-удобно всички служители да проведат своята онлайн среща в Zoom или друга платформа за видео разговори. Използвайте това, което е най-удобно за всички.

Най-разпространени и удобни според нашия опит са:

1. Skype - максималният брой участници за групови видео разговори е до 50 души. Skype може да се използва в случай че по време на разговора е необходимо да се споделят екраните на различните участници.

2. Hangouts - максималният брой участници за групови видео разговори е до 10 души. В Hangouts можете също да споделяте екрана си, ако е необходимо. Един минус - услугата ще бъде терминирана в края на 2020.😔

3. Google Meet - можете да го използвате, ако имате достъп до платен акаунт.

4. Zoom е една от най-популярните услуги в САЩ, а поради наложената карантина в момента създателите на услугата увеличиха продължителността на разговорите до 40 минути.

Какво още да направите, преди да започнете ежедневната среща:

  1. Посочете метода на комуникация: Hangouts, Google meet, Zoom или Skype и добавете информация за него в календара на Google като location на срещата“.
  2. Проверете дали всички участници имат работещ акаунт за избраната услуга (ако не, дайте им достъп до нея), уверете се, че работи и дали трябва да се актуализира.
  3. Мениджърите на екипи е добре да създадат работни групи в Skype със същото име и състав на участниците, както в Telegram (или друг месинджър), с цел улесняване при изпращане на покани до участниците и целта на онлайн срещата.
  4. Проверете скоростта на своята интернет връзка, работата на камерата, микрофона и слушалките, които ще използвате. 
  5. За нормална видео комуникация са ви необходими около 128 Kbps (най-добре - 300). За ясна и непрекъсната комуникация с високо качество, се нуждаете от 400 Kbps (разработчиците препоръчват 500). Ако желаете да си комуникирате в HD-формат, ще ви трябват близо 1,2 Mbps (или още по-добре - 1,5 Mbps).
  6. Не закъснявайте! Ако сте организатор на срещата подгответе се да звъннете навреме. Ако пък по някаква причина закъснявате, уведомете участниците в срещата своевременно.
  7. Прегледайте предварително задачите, които ще обсъждате.
  8. Направете сверка с графика и темите.
  9. Подгответе предварително необходимите скрийншотове, файлове и системи, ако смятате да използвате такива по време на разговора.
  10. Ако трябва да показвате нещо директно от своя екран, споделете го с участниците в разговора.

Как да споделяме екрана си в Skype:

Ето пример и от петъчната среща на целия екип на Netpeak, която се проведе чрез Skype video call:

Правила за поведение по време на ежедневните срещи:

  1. Ако живеете с някого и няма начин да се уедините, задължително използвайте слушалки по време на разговорите си. 
  2. Недейте да разтакавате. Стриктното спазване на точките от аджендата и добрата подготовка са ключови моменти за онлайн срещата, които помагат тя да бъде възможно най-кратка и продуктивна.
  3. Говорете по същество. Изслушвайте останалите участници. 
  4. Ако вие сте организаторът на срещата и сте изправени пред несъгласие от страна  на двама участници, нека всеки от тях да говори. След това направете съответните заключения и обобщете есенцията от всяка гледна точка. По този начин участниците ще разберат, че тяхната гледна точка се чува и взема предвид.

Ежедневни правила: 

  1. Ако трябва да анализирате всеки ден развитието на определени задачи, тогава инициаторът на срещата  е добре да прави това на своя лаптоп чрез споделяне на екран с останалите участници. 
  2. Всички участници трябва да ежедневно да се подготвят предварително за срещата.
  3. На daily мийтингите всички участници да споделят:
  • Какво са направили през изминалия ден (резултатът, а не процесът);
  • Какви проблеми са срещнали (без подробна дискусия);
  • Информация, която всички присъстващи трябва да знаят (важни задачи, с които са се занимали, синхронизация с колеги по общи задачи и т.н.).
    Ако няма нещо важно за споделяне, то тогава няма смисъл да се бави целия разговор.
  • Ако трябва да се обсъждат по-подробно конкретни проблеми и теми, които са изникнали в процеса на изпълнение на задачите, и които засягат конкретни участници в stand-up-a, то е добре това да бъде коментирано  в отделен разговор след срещата.

WFH режимът в действие

Между другото, daily stand up-ите може би са единствените срещи, след които не е необходимо да правите follow up, тъй като те са просто за сверка на текущите задачи и ъпдейт на тима по конкретни въпроси. Това, разбира са, не важи в случаите, когато на stand up бъдат взети важни решения, които трябва да бъдат разписани и приведени в действие след това.

Споделете и вие ценни съвети за своята работа от вкъщи, какви инструменти за video разговори използвате, как делегирате по-лесно задачи и кои са най-удобните и бързи канали за комуникация за вас.

42
2
25
Открихте грешка? Маркирайте я и натиснете Ctrl + Enter.

Коментари (0)

Последние комментарии

    Оторизирай се, за да коментираш

    Абонирай се

    за най-интересен бюлетин за онлайн маркетинг

    Най

    обсъждано популярно четено

    Този сайт използва "бисквитки" и други технологии за проследяване, за да ви помогне да навигирате и възможността ви да предоставяте обратна връзка, да анализирате използването на нашите продукти и услуги, да помагате в нашите рекламни и маркетингови усилия за по-добро удобство на потребителите.