Jak wykorzystać w agencji oprogramowanie do monitorowania czasu pracy?

Prowadzenie firmy łączy się bezpośrednio z  zatrudnianiem pracowników, a śledzenie ich pracy oraz jej rezultatów, to jedno z głównych zajęć właściciela/menedżera przedsiębiorstwa. Być może nie jest to najbardziej interesująca rzecz jaką robisz w firmie, ale niezwykle potrzebna do zapewnienia jej prawidłowego funkcjonowania.

Programy typu TimeCamp służą do monitorowania czasu pracy nad poszczególnymi zadaniami tak by móc lepiej optymalizować alokację własnych zasobów w przyszłości.

Istotniejszym wykorzystaniem tego typu oprogramowania jest możliwość monitorowania czasu pracy i generowania raportów podsumowujących, co może na przykład pokazywać Twoim klientom za co płacą i jak przebiegała praca nad zleconym przez nich projektem.

Dlaczego kontrolowanie pracowników w firmie ma sens?

Według McKinsey & Company, duże projekty informatyczne kosztują średnio o 45 procent więcej niż zakładano w budżecie i zajmują aż 7 procent więcej czasu. Co gorsza, projekty generują jedynie 56% prognozowanej wartości.

Prawidłowo przeprowadzone zaimplementowanie oprogramowania do zarządzania projektami i czasem w firmie łączy się bezpośrednio z wieloma korzyściami - możesz monitorować stopień realizacji budżetu, zadań i czasu pracy całego zespołu na każdym etapie projektu. Owszem, trzymasz wciąż rękę na pulsie, ale dzięki niemu reagujesz dopiero wtedy, kiedy jest to naprawdę konieczne. Ograniczasz ryzyko, że firma straci swoje pieniądze poprzez uciekanie cennego czasu. Co ważne, ma to potwierdzenie w praktyce - jedno z biur inżynierskich używających na co dzień oprogramowania do time trackingu powiedziało nam, że ono pozwala im reagować na spowolnienia w realizacji ich projektów.

Inną sprawą jest fakt, że możesz ocenić ile kosztuje praca nad poszczególnymi klientami Twojej firmy. Dobrym przykładem jest jeden z naszych klientów - biuro inżynieryjne, które właśnie tak używa oprogramowanie by ocenić Jak bardzo kosztuje firmę praca nad danym klientem.

Kiedy jednak monitorowanie czasu pracy nie ma sensu?

Używanie narzędzi do monitorowania projektów i czasu pracy nie ma sensu, jeżeli nie przynoszą one żadnych korzyści. Kiedy tak się dzieje? Zwykle w przypadku, kiedy pracownicy nie zdają sobie sprawy z korzyści, jakie przynosi im optymalizacja czasu pracy i uważają, że używanie takiego oprogramowania to strata czasu. Dlatego też zadaniem menedżerów jest określenie celu i oczekiwanych rezultatów, jakie może przynieść monitorowanie ich aktywności w pracy. Dodatkowo, najlepiej jest wyznaczyć osobę odpowiedzialną za samo wdrożenie i przestrzeganie reguł użycia oprogramowania. Bez tego pracownicy mogą nie monitorować wszystkich swoich aktywności. Bardzo często dochodzi do braku monitorowania spotkań firmowych, czy czasu spędzonego chociażby na czytaniu e-maili.

W TimeCamp’ie postawiliśmy na automatyczne monitorowanie aktywności, a dzięki aplikacji desktopowej nie umyka nam żadna sekunda. W innych przypadkach, gdy firma realizuje użycie poprzez włączanie START / STOP przy realizacji poszczególnych zadań, problem ten może się nasilać.

Jak widać, istnieje kilka różnych sposobów użycia oprogramowania, a w przypadku wykorzystania raportów aktywności w pracy, pojawia się także wiele metod interpretacji ich wyników.

Aby Zarządzanie Czasem Pracy z użyciem dostępnych rozwiązań internetowych miało sens, należy przestrzegać reguł zawartych w tej infografice.