Блог про интернет-маркетинг для бизнеса

Инсайды

5 железных правил IT-бухгалтеров

25
0
1
1

В блоге мы пишем преимущественно об интернет-маркетологах. Исправляемся. Финансовый директор Netpeak рассказала, как устроены процессы в бухгалтерии и как командная работа помогает справляться с рутиной.


Еще семь лет назад я представляла работу бухгалтера как самую скучную в мире, которая ассоциировалась исключительно с бюрократией, кучей цифр и бумаг. Но IT-компания дала мне ясное понимание, что бухгалтера в этой сфере — очень смелые и готовые идти на риск люди.

Они не будут сидеть целый день, пересчитывая кучу цифр на щетах и ежемесячно повторять одну и ту же рутину, — они выходят за рамки и тем самым разрушают все привычные стереотипы о бухгалтерах.

Я составила список привычек IT-бухгалтеров, без которых невозможна продуктивная работа.

1. Поддерживать Greenpeace и пресекать бумажные завалы

Когда огромное количество договоров, актов и дополнительных соглашений стало уже некуда складировать и, чтобы пробраться к рабочему столу приходилось преодолевать целый бумажный лабиринт, наша бухгалтерия решила, что их «лабиринтые» скиллы прокачаны уже достаточно и разработала план по устранению бумажного бедствия.

Во всех договорах мы предусмотрели возможность признания электронной переписки доказательством достигнутых договоренностей сторон. В результате мы избавились от необходимости переносить каждую мелкую договоренность на бумагу, значительно сократив оборот приложений и дополнительных соглашений к договорам.

Часть контрагентов мы перевели на подписание актов в электронном виде, в том числе с использованием электронной цифровой подписи, вторую часть еще предстоит перевести.

Несмотря на то, что план еще находится в процессе внедрения, на момент публикации поста нам уже удалось сократить бумажный оборот на 35%.

2. Истреблять рутину

Когда объем счетов в Netpeak перевалил за 300 в месяц, мы оценили траты времени бухгалтерии в этом направлении и поняли что так дальше продолжаться не может.

Мы решили интегрировать нашу ERP систему с 1С. Разобрав весь процесс, начиная от заведения контрагента в обе системы (ERP и 1С) и заканчивая получением итогового счета с печатью, на составные части, мы настроили процесс выставления счетов полностью без участия бухгалтерии.

3. Упрощать бизнес-процессы без страха профакапить

Каждый уважающий себя бухгалтер всегда старается сделать несколько резервных копий важных для учета документов. Ведь один из самых больших профессиональных страхов — внезапное удаление первичных документов и копий отчетов.

Для примера возьмем бухгалтера, пришедшего в Netpeak из другой отрасли. Назовем ее Леной. Спустя год работы в компании Лена начала сильно засиживаться на работе и, как результат, постепенно выгорать.

Для начала мы решили проанализировать траты, которые Лена ежедневно вносила в нашу ERP систему. Вывод был странным: функциональные обязанности остались прежними, но времени на их выполнение уходило больше чем, год назад. Мы попросили Лену расписать все шаги по каждой из функциональных обязанностей.

Оказалось, что работая в двух разных программах, Лене приходилось выгружать налоговые накладные из программы Х и вручную загружать их в программу У. Для надежности и перестраховки Лена еще отдельно сохраняла все эти документы в отдельные папкам.

Мы провели исследование и выяснили, что можно заменить программу Y на программу Z и настроить автоматическую выгрузку налоговых из программы Х, где они генерируются, в новую программу Z.

Лене было тяжело преодолеть страх того, что что-то может не загрузиться или попросту удалиться, но вникнув в алгоритм, она все-таки согласилась на этот переход. Спустя несколько недель у нас уже была счастливая Лена, которая потом предложила не одно успешное решение по автоматизации процессов.

4. Обожать Google-документы

«Только гуглдоксы, только хардкор!» — девиз нашей бухгалтерии.

Наверное, всем приходилось сталкиваться с письмами от бухгалтеров, где «Нет темы» вместо заголовка, а содержание c предложениями практически без знаков препинаний и, конечно же, без форматирования. Когда-то одно из таких писем от стороннего бухгалтера gmail предложил мне перевести с болгарского :)

Бухгалтер в IT

Бухгалтера в IT же на любое письмо или задачу, требующее хотя бы малейших просчетов или структурирования информации, отвечают одним предложением: «Сводная таблица в доксе по ссылке».

5. Автоматизировать все вокруг

Каждый, кто хоть раз в жизни сталкивался с бухгалтерами, знают, что у них всегда куча работы и самое лучшее время, чтобы получить ответ на свой вопрос где-то между «не видишь что ли: я сейчас отчет делаю!» и «никогда!».

Но IT-бухгалтера, как Чип и Дейл, — всегда готовы прийти на помощь. А секрет абсолютно прост: у них действительно есть время, чтобы вникнуть и ответить на вопросы.

Потому что они преодолевают свои страхи (смотрите пункт 3), анализируют ежедневные задания и видят, как можно сэкономить несколько часов времени при помощи предложенных решений и программиста.

P.S. 16 июля в компании отпраздновали День бухгалтера, поэтому поздравляю нашу замечательную команду бухгалтеров: Иру, Катю, Кристину, Иру, Костю, Сашу, Инну и Юлю.

Netpeak команда бухгалтеров

Каждый из вас обладает супер-способностями. Для меня вы супер-команда, с которой не страшно решать любые сложности. Вы все — сердце компании, которое помогает перекачивать финансовые потоки и поддерживать работу всего организма. Спасибо за то, что вы делаете невозможное возможным.

Обнаружили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter.

Комментарии (0)

Чтобы оставить комментарий, необходимо авторизироваться

Подписаться

на самую полезную рассылку по интернет-маркетингу

Самое

обсуждаемое популярное читаемое