Как перестать суетиться и начать контролировать свою продуктивность

«Перегорание на работе» — старая надежная рубрика для офиса, фриланса и собственного бизнеса. Эта тема циклична и неисчерпаема. Поэтому мы и возвращаемся к ней: публикуем литературный перевод заметки Кена Маршалла, основателя агентства интернет-маркетинга Doorbell.

Я постарался написать полезную статью для тех, кто старается выполнить как можно больше заданий, а заметного прогресса при этом нет. Возможно, вы встречали описание этих техник раньше, но все же хочу напомнить, потому что мне в свое время они здорово помогли.

Многие мои знакомые (да и я сам) бежим по замкнутому кругу «работа — дом— выходные — отпуск — работа». Тратим уйму сил, устаем и убеждаем себя, что делаем очень важную работу. Спустя несколько лет оказывается, что зря старались: работали просто с чувством, что бежать надо.

Работать много и эффективно не всегда полезно. Если бы эффективная работа была залогом успеха, каждому хомяку воздвигли бы памятник. Сколько памятников хомяку вы видели?

Не пытайтесь сделать как можно больше работы исключительно потому, что вам просто нужно ее выполнить. Это изнуряет. Лучше осознанно ничего не делать, чем делать много, но бесцельно, чтобы потом с чувством выполненного долга пойти домой.

Ваша продуктивность измеряется большим количеством выполненной работы по сравнению с прошлым периодом. Грубо говоря: есть сутки, за них вы можете выполнить пять заданий, а можете десять. Если десять — вы продуктивны. Исходя из этого, вы смотрите сериал три часа в сутки вместо двух. Вроде бы гораздо продуктивнее. Но это не поможет вам заработать больше денег.

Чтобы добиться долгосрочного успеха, нужно четко понимать, на чем сосредоточиться и на что лучше потратить время. Перестаньте заниматься второстепенными задачами.

Как научиться четко ставить цели

Стратегии, о которых я напишу ниже, лучше совмещать. Они помогут понять, чего вы действительно хотите. Вы сможете сузить список целей до самых важных и не тратить время на второстепенные.

Правило Уоррена Баффета 5/25

Кто из вас хотел бы достичь такого же успеха, как Уоррен Баффет? Да почти каждый. Этот человек построил империю инвестиций, а его бизнес-портфолио позавидует любой предприниматель. Попробуйте проанализировать и выработать у себя некоторые из его привычек.

Баффет придумал метод во время полета. Пилот говорил о том, каких высот он хочет достичь в карьере и о том, что есть сейчас. Внезапно Баффет попросил его написать 25 самых важных целей в его карьере.

Далее Баффет попросил пилота обвести 5 самых важных целей. И вы тоже обведите. Пилот подумал, что Баффет посоветует ему больше времени уделить пяти главным целям и меньше — другим. Таким образом он сможет сфокусироваться на самом важном. Но он ошибся.

Баффет сказал: «Ты неправильно меня понял. Все пункты, которые ты не подчеркнул — это то, чему ты вообще не должен уделять внимания, пока не достигнешь пять главных целей».

В этом вся магия упражнения. Вам нужно не просто решить, что именно вы хотите делать, а выделить самые важные цели и избавиться от остальных, которые не помогают достижению целей из первой пятерки.

Упражнение помогает определить самые стоящие цели — вы решили обвести их в круг до того, как узнали зачем.

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр — образец эффективности и невероятной производительности:

• 34-й президент США (был выбран на два срока);
• генерал пятизвездочного ранга (возглавлял войска в Европе во время Второй мировой войны);
• президент Колумбийского университета.

Ну, вы поняли, что дел у него было невпроворот. Каждый день. А значит, ему надо было придумать метод, который позволил бы распределить задачи так, чтобы он мог оставаться максимально эффективным. Он считал, что важное редко бывает срочным, а срочное — важным.

Блок 1. Срочные и важные дела: если квадрант пустой — значит вы все правильно спланировали и не допускаете ситуаций типа «аврал».

Блок 2. Несрочные, но важные дела: в данном квадранте важно указать не только список дел, но и дедлайн их достижения.

Блок 3. Срочные, но неважные дела: которые не способствуют достижению поставленных целей. Однако они неизбежны. Чаще всего это бытовые проблемы — сломался кран, прорвало трубу, нужно заменить старую SIM-карту на 4G.

Блок 4. Неважные и несрочные дела: сюда относим дела, которые стоит делать либо в последнюю очередь, либо не делать вообще. Зачем их записывать? Чтобы знать, на что точно не стоит тратить время. Хотя дела из этого квадранта наиболее привлекательны: посмотреть Дудя, ответить на сторис в инстаграме, найти новые стикеры для телеграма.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра:

1. Напишите список задач, которые вы выполняете каждую неделю/каждый месяц. Чем больше, тем лучше.
2. Распределите задачи по блокам. Тщательно обдумайте каждую. Будьте честны сами с собой.
3. Старайтесь, чтобы в первом блоке было как можно меньше задач. Уделите больше времени выполнению задач из второго блока, составьте расписание.

4. Дела из третьего блока постарайтесь автоматизировать или делегировать.

5. Задачи из четвертого блока отложите в самый дальний ящик.

SMART-цели

Если вы четко не понимаете, чего хотите — скорее всего, составить правильный план действий для достижения целей у вас тоже не получится. Научитесь правильно ставить цели и вы поймете, что вам нужно.

Цель — это эталон вашего прогресса. Если вы неправильно ее поставите, вы можете быть тысячу раз продуктивным и сделать невероятное количество заданий, но так и не станете ближе к своей цели. Как хомяк в колесе.

Это основа, которая поможет вам достигнуть поставленных целей и не позволит перегореть или разочароваться.

Давайте рассмотрим на конкретном примере. Например, вы хотите сбросить вес. Какую цель вы себе поставите? Наверное, «Сбросить вес». И это пример того, как цели ставить нельзя. Вот список вещей, которые вы не указали:

• какие типы упражнений вы будете выполнять;
• как часто их надо выполнять;
• как вы будете питаться в это время;
• когда вы должны достигнуть результата.

Понимаете, к чему я веду? Проблема в неопределенности этой цели.

А теперь, как правильно ставить цель, используя SMART-методику: «Сбросить 10 килограмм за 4 месяца, употребляя не более 1200 калорий в день и бегая по 30 минут на беговой дорожке».

Проверьте себя, что цель поставлена правильно:

1. Чего я хочу достичь?
2. Как я этого достигну?
3. Когда я смогу это сделать?
4. Как я пойму, что достиг желаемого результата?
5. Как конкретно должны выглядеть результаты проделанной работы?
6. Это выходит за рамки моих возможностей, но если постараться, я смогу добиться успеха? (Не ставьте себе цель заработать миллиард долларов к концу следующей недели с нуля).
7. Зачем мне нужно достигать этой цели? Это и правда так важно?
8. Реальны ли сроки для достижения этой цели?

Найдите время продумать эти аспекты и начните планировать так, как хотите вы.