Свадьба в IT, или Как пиарщику доверить организацию самого важного ивента подрядчику

«Привет, а у тебя есть девушка?» — с этой фразы началась история моих отношений, которая продолжилась свадьбой. Нет, здесь не будет лавстори: вся «ваниль» в первом предложении.

Статья будет полезной для организаторов мероприятий (не только свадебных) и коллегам из PR-сферы. Это о том, как доверить организацию важных мероприятий семьи внешнему подрядчику, особенно если вы давно «в игре». И, конечно, девушкам в статусе «невеста».

Меня зовут Аня Знамеровская, я пиар-директор в агентстве интернет-маркетинга Netpeak и уже больше трех лет работаю над повышением узнаваемости нашего бренда. Моя команда занимается организацией конференций, публикацией статей на внешних ресурсах, участием в рейтингах, видео-отзывами клиентов и другими активностями. Далее остановимся на первом пункте — мероприятия.

2020 год стал для меня особенно значимым:

Думаю здесь себя узнали многие пиарщики, когда наряду с мероприятиями «по работе» появляются семейные ивенты, на которых нужно стать гостем, а не «локация тесновата», «мало белого вина, нужно дозаказать», «а фотографу достаточно света, может шторы открыть».

Физически я бы никак не организовала два мероприятия такого масштаба, сохранив качество. Поэтому решение было очевидным — обратиться за помощью в агентство организации свадеб.

Как найти того самого подрядчика?

Я пошла простым путем: через поиск по хештегу в Инстаграме находила влюбленные парочки и высматривала отметки в их постах, ведь организаторов там точно отмечают. Кстати, так можно сразу и почитать реальные отзывы — одним свайпом двух зайцев, как говорится. В итоге через директ я назначила встречи с тремя агентствами.

Отобрала их по нескольким критериям:

• визуально красиво оформленный профиль в Инстаграм (да, SMM стоит уделять время, клиенты обращают на это внимание);
• уникальный контент, реальные видео с парами в сохраненных историях;
• отзывы пар, особенно подкупают видео-отзывы снятые прямо во время празднования.

Но ни с одним из этих организаторов я так и не встретилась лично. Все произошло спонтанно и сработало «сарафанное радио».

Один из друзей посоветовал нам девушку, которая организовывала свадьбу его коллеге, он там был гостем. Так мы познакомились с Ирой — нашим свадебным организатором.

Во время встречи мы много рассказывали о себе, как познакомились и всякие личные штуки, но четко ответить на вопрос «Какой должна быть моя свадьба» я не смогла. Зато каким будет наш NFD я уже тогда знала четко, вплоть до цвета лент для бейджей участников. В итоге мы с мужем смогли из себя выдавить только цвета, в которых мы бы хотели оформить празднование и примерный стиль. Наш организатор со знанием дела сказала, что ей все понятно и она пришлет нам позже варианты оформления исходя из наших пожеланий.

Какие требования к подрядчику по мероприятию?

В Netpeak у нас почти все рабочие процессы происходят через Google Документы и Google Таблицы. Основное требование было таким — все должно быть четко.

Мне важно понимать актуальные статусы по всем этапам подготовки и видеть, где не успеваем или нужно доработать. И, конечно, оперативная коммуникация, без писем в почте или Viber.

После встречи наш свадебный организатор Ира создала чат в Telegram и максимально структурировано расписала, какие наши дальнейшие шаги в подготовке. И сразу же прислала большую гугл таблицу для заполнения по всем основным этапам подготовки. «Норм! — подумала я, — Мы точно сработаемся».

Основные этапы подготовки, которым стоит следовать

1. Выбрать локацию с учетом количества гостей и логистики

Так как планирование свадьбы мы начали в январе 2020 года, изначально выбрали локацию на 60+ человек на окраине города, куда не комфортно добираться на общественном транспорте или такси. В мае мы поняли, что не получится закатить такую большую свадьбу как планировали (из-за пандемии) и выбрали локацию на 30 человек в центре города. Из-за месторасположения, вопрос логистики сильно упростился, так как все могли добраться туда самостоятельно.

2. Прописать бюджет мероприятия

Обычно у свадебных организаторов есть два вида ценообразования: 10-20% от всего свадебного бюджета или фиксированная стоимость услуг организатора, без привязки к бюджету. У нас был второй вариант ценообразования, а на само мероприятие мы потратили порядка $10 000 (с учетом всего: мои платья, костюм жениха, макияж, локация, декор, еда, алкоголь и так далее).

При планировании бюджета важно сформировать все статьи расходов: от мелких до значительных, в этом нам сильно помогла Ира. Именно в этот момент вы можете оценить профессионализм вашего организатора, потому что некоторые статьи расходов мне казались совсем неочевидными.

Пример того, как выглядела часть нашего бюджета и какие траты там были заложены:

3. Подать заявление в ЗАГС и выбрать тип росписи: торжественная или неторжественная

Изначально мы очень хотели торжественную выездную церемонию, чтобы сотрудница ЗАГСа приехала на нашу локацию и сказала: «И в горе, и в радости». Но мы не успели: позвонили для брони в январе 2020 года, и уже тогда 8 августа было занято. Решили, что распишемся 7 августа: придем туда в повседневной одежде, просто заберем документы и пойдем на работу. В итоге, я поняла, что такое решение максимально комфортное и готова смело советовать всем.

4. Составить список гостей

При формировании списка, важно учитывать, что кто-то может быть не один, поэтому закладывайте +1 к тем гостям, которые пока не познакомили вас со своей второй половиной. Также не забудьте о расселении иногородних гостей: подберите варианты жилья поблизости вашего дома или места празднования (смотря что будет рациональнее). Некоторых гостей мы селили к нашим друзьям (если они были готовы их приютить).

5. Решить, каким будет внешний вид жениха и невесты

Тут сразу поделюсь главными инсайтами, без предыстории: для жениха черный классический костюм с ярким акцентом в виде бабочки на шее — на мой вкус, намного лучше всех новомодных костюмов с яркими принтами и клетками.

Классное свадебное платье можно только сшить под себя, найти что-то из готовых моделей из масс-маркета — шанс один на миллион. При выборе ателье для пошива, смотрите на те модели, которые уже есть в виде «шаблона» (готовые платья не для продажи, которые можно взять за основу), примеряйте и дополняйте своими пожеланиями. Сшить платье по шаблону намного проще и быстрее, чем шить с нуля «дизайнерское платье». Тут просто располагайте своим временем и финансами, главное, чтобы в день празднования, платье было как вторая кожа — удобным и абсолютно «вашим». Я сшила сразу два платья и переоделась после официальной части и фотосессии, так как первая модель платья — «рыбка», в которой не очень удобно отрываться по время танцев. Поэтому вторая модель платья легко расходилась в шлейф на талии и не стесняла движений.

Первое свадебное платье силуэта «рыбка»

Второе платье, расклешённое от талии

6. Определиться с меню исходя из предпочтений гостей

Мы для этого составили Google-форму, чтобы централизованно собрать всю нужную нам информацию, в том числе по предпочтениям в напитках и еде. Такой процесс сбора ответов мы всегда используем для внешних и внутренних мероприятий в Netpeak — это помогает спланировать наиболее точно количество всего необходимого, чтобы не тратить больше или не докупать потом.

7. Программа мероприятия

Обязательно прописать четкий тайминг для гостей, чтобы они понимали, чего им ждать. Это важно, даже если все это ваши друзья и вы думаете, что можно так не заморачиваться.

8. Логистика — обязательно продумать как, кто, куда будет добираться

Эту часть у нас полностью забрал организатор, и мы просто следовали ее указаниям: машина приехала, выходите к подъезду.

Мы праздновали в черте города, поэтому всем гостям было комфортно добраться на такси. Это, кстати, огромный плюс, так как никто ни к кому не привязан, в случае если гость хочет уехать или продолжить на вечеринке после свадьбы. Если же вы празднуете далеко за городом, тут правильное решение — организовать общий трансфер, но это будет ограничивать гостей в принятии решений и передвижении. Если локация с отелем или какой-то базой отдыха — предупредить о возможности переночевать на месте.

Как сделать лучше, решать вам.

Наполнение свадьбы: как сделать празднование особенным

Любое семейное мероприятие, а особенно день празднования свадьбы, должны быть «о вас» — личными и наполненными смыслами. Расскажу как мы персонализировали свое празднование свадьбы.

Фишка с никами

Так как в Netpeak у нас все общаются друг с другом по никам, что по сути является вторым именем, мы решили сделать это фишкой нашей свадьбы. Ведь уже даже родители и друзья из других компаний нас также знают по никам. Тем более популярной арки с буквами «А» и «А» или «Анна» и «Александр» я бы не пережила :)

Так появился хештег #ted_rose_day, в котором мой ник — Rose, а у мужа — Ted. С этого началась отстройка всего концепта мероприятия.

Стиль свадьбы и цветовые решения

Обсуждая оформление мероприятия, мы единогласно пришли к тому, что хотим натуральные оттенки и материалы, а в вечернее время, чтобы было освещение из множества ярких огней. На свадьбу мы пригласили 30 человек и хотели, чтобы мероприятие получилось максимально «теплым». На локации ресторана, который выбрали, есть чудесный внутренний дворик с множеством зелени и деревянных ограждений — смотрится гармонично. И мы решили это не менять, а дополнить: привезли из-за города живой зеленый газон для моего пути к арке, а в арке сделали акценты на бордовых цветах.

Фото на фоне ковра

Моя бабушка подарила нам на свадьбу в качестве моего «приданого» большой ковер, красивый и в идеальном состоянии (не знаю как он так сохранился). Конечно, эта ситуация не могла не вызвать улыбку, и мы решили классно ее обыграть, сделав из ковра зону фотосессии. Чтобы все гости смогли пофоткаться с моим приданым. Бабушка, кстати, первая бежала позировать.

«Чувственные» браслеты для гостей

Продолжая идею с никами, мы решили, что будет круто и гостям хотя бы на один день попробовать выбрать себе «второе имя». Придумать для всех ники, похожие на наши, было нереально. Поэтому мы выбрали сделать браслеты с никами по чувствам и эмоциям. На протяжении свадьбы ведущий обращался к гостям не по именам, а Счастье, Любовь, Страсть и так далее. Звучало классно, и, кстати, это помогало гостю придумать пожелание во время поздравления, отталкиваясь от надписи на своем браслете.

Ведущий не равно тамада

При выборе ведущего мы искали человека, который никогда не заставлял гостей лопать попой шары о колени друг друга или перекатывать куриные яйца через штанины приглашенных. Мы хотели адекватных активностей и в меру.

Мы обсудили какие активности были бы уместны и интересны нашей аудитории и ушли готовиться к ним. Да, именно мы ушли к ним готовиться. Потому что, для максимальной персонализации, например, по шуткам, важно сделать описание каждого (!) гостя: кем работает, чем увлекается, стоп-темы для шуток (например, религия, политика), общие истории, связанные с нами и тому подобное. В итоге, по отзывам гостей, у нас все получилось.

Настал день Х — как не пытаться контролировать всех

На свою свадьбу я опоздала на 15 минут. Но точно знала, что на локации есть Ира, а значит все будет хорошо.

Как начать доверять своему организатору?

1. Это должно произойти уже во время первой встречи: по голосу, ходу мыслей, опыту организатора вы поймете можно ли довериться этому человеку. Вернее, вам захочется это сделать.
2. До мероприятия прописать все моменты, которые для вас важны и донести их организатору: какие традиции вы хотите оставить, какой должна быть локация, церемония выездная или в ЗАГСе и т.п.
3. Попросить визуализацию оформления у организатора и рассадки гостей, чтобы не было сюрпризов.
4. По фото и видео взять подрядчиков, в которых вы уверены минимум на 80%. В своих я была уверена на 100+%, потому что мы с ними много сотрудничали по проектам Netpeak.
5. Расслабиться и выдохнуть. Ты сегодня не на работе, это день твоей свадьбы! (совет для всех, причастных к организации мероприятий)

И вот 8 августа в 17:15, я иду к алтарю под песню Katy Perry — Never Worn White, которая была указана в нашем четком Google Docs по подготовке мероприятия и понимаю, что сейчас начинается один из самых важных дней в моей жизни, и я хочу быть в нем — чувствовать и не думать.

В фото и видео-операторах я уверена, Ира и ее помощницы следят за тем, чтобы у всех было налито и достаточно еды. Моя роль сегодня — быть невестой, а не организатором мероприятий. И я с ней справилась.

Резюмируя все этапы подготовки свадьбы и как это пережить, чтобы получить кайф:

• найдите человека, которому готовы довериться (сарафанное радио, портфолио, профессиональный опыт, команда, подрядчики, с которыми он работает);
• пропишите в Google Таблице все этапы подготовки, чтобы держать руку на пульсе, но не вовлекаясь на 100%;
• не пожалейте денег на фото и видео, так как даже идеальное мероприятие может по итогу испортить некачественные фото или видеоматериалы;
• выберете ведущего, который бы подходил вашему запросу и вовлекайтесь на 70% в его работу, помогите ему создать для вас крутой день.

И наверное самый важный личный вывод: празднование свадьбы — это решение только двоих, нельзя кому-то хотеть этого больше или меньше. Только при равноценном желание ваше празднование пройдет идеально. Любите и будьте четкими, во всем!

Кстати, если хотите узнать, что такое чёткость в проведении ивентов Netpeak и получить полезные знания по email-маркетингу и видеомаркетингу, приглашаю на две онлайн-конференции, организацией которых занимаюсь. Это MailMe Conf и ДивиКонф — первая состоится 26 марта, а вторая 16 апреля.