Дополнительные функции Zoom

Любимый тезис периода удалёнки — после карантина мир не будет прежним, работа не будет прежней, бизнес станет другим. Возможно. Пока что наверняка можно сказать, что все мы станем более грамотными в использовании различных cервисов для удалённой работы. В частности — Zoom. Кроме удобного функционала для общения с большим количеством людей, здесь есть фишки, о которых знают далеко не все.

Зал ожидания

Функция для тех, кому нужно провести «закрытый» митинг и минимизировать риск случайного подключения кого-то не из числа приглашенных.

Где искать? Заходим в десктоп-версию: Настройки — конференция — на конференцию(расширенные) — Зал ожидания.

В зал ожидания можно направлять всех участников встречи или только тех, кто не принадлежит вашему домену. Добавлять людей к митингу нужно ручками, выбрав внизу экрана опцию «управлять участниками».

В шаге «Запланировать конференцию» появилась обязательная функция пароля конференции. Это связано с огромным количеством случаев, когда к конференции или уроку вдруг подключался кто-то посторонний.

Заходим в конференцию, куда должны присоединиться пользователи, идём в правый верхний угол экрана, видим данные по конференции и там есть поле «пароль». Можно скопировать урл и отправить другому участнику (если он не получал приглашение на конференцию) или скопировать пароль.

Опция пароля появилась по умолчанию недавно и некоторым пользователям было неудобно с залом ожидания (выставлена по умолчанию). Теперь можно обойтись без этого онлайн-предбанника и просто генерировать пароль от новой конференции или митинга.

Сессионный зал

Удобный функционал для тренингов и воркшопов, когда одну группу участников нужно разбить на отдельные подгруппы (например, для коллективного обсуждения какой-то темы, вопроса, выполнения задания).

Активируйте эту опцию.

Затем внизу экрана появится значок «breakout rooms». При разделении участников на комнаты можно выбрать тайминг, после которого комната автоматически закрывается (участники получат уведомление о том, что комната скоро отключится).

Когда создаются комнаты, участники могут уйти в них. Что касается организатора, он может из основной конференции посещать все созданные комнаты. Покидая комнату, нужно выбирать во всплывающем окне «Return to main Session».

Организатор может переводить участников из комнаты в комнату. По комнатам участники могут распределяться автоматически или вручную.

Доски, чаты, демонстрация экрана

Во время конференции, митинга, просто ежедневной планёрки возникает необходимость показать документы, объяснить что-то «на пальцах». Опция «Демонстрации экрана» позволяет:

• показывать информацию с компьютера организатора;
• показывать выборочно те или иные приложения;
• ставить демонстрацию на паузу;
• можно позволить участникам делиться экраном, либо оставлять такую возможность только для организатора.

Во время конференций, когда участников очень много и возникает необходимость задать вопрос, удобно использовать функцию комментариев.

Для обучения — интерактивные доски. На них можно писать как организатору, так и участникам.

Важно: можно передать управление своей мышью и клавиатурой участнику встречи. Во время конференции запрашивается доступ к управлению экрана, мышки, клавиатуры.

Лайфхак:

Из опыта зум-коллов менеджеров нашей компании — если на встрече будут только свои и вам нужно: 

• в потоке других совещаний, конференций и прочего вовремя вспомнить про встречу;
• во время зум-колла не отвлекаться на оповещения, всплывающие окна и прочее;
• открыть доступ участникам и не добавлять каждого присоединившегося вручную.

Следует выполнить несколько простых шагов:

1. Убрать окно обратной связи — чтобы не отвлекало:

2. Поставить «напоминать о предстоящей конференции» — чтобы не забыть о встрече: 

3. Убрать требование пароля для подключающихся с телефона — если вы уверены, что на конфе будут все свои:

4. Активировать вход раньше организатора — чтоб люди открыли конфу и ждали прихода организатора:

Пишите в комментариях свои лайфхаки по использованию зума.