Как проводить ежедневные встречи в режиме WFH — чек-лист Netpeak

Аббревиатура WFH (work from home) станет словом этого марта — в мире многие переходят на удаленную работу целыми компаниями. Крутой способ поддерживать командный дух и улучшить продуктивность всех ребят — проводить ежедневные собрания или дейли.

Дейли — ежедневный командный митинг, на котором команда синхронизируется по ключевым моментам работы и по текущим задачам. Рекомендуем ограничить длительность встреч 15 минутами. 

На ежедневном собрании должны быть все. Исключения: собеседования, встречи с клиентами/партнерами, отпуск, больничный, командировочные.

Делимся чек-листом агентства Netpeak по организации дейли на удалёнке.

Зачем нужны дейли-митинги

Командная синхронизация для улучшения продуктивности каждого отдельно взятого рабочего дня спринта.

Кто должен участвовать в собраниях

На связь должны выходить все участники команды.

Примеры:

• для продуктовых команд/микрокоманд — backend-разработчики, frontend-разработчики, закрепленный за командой QA-специалист и РМ;
• для команды дизайнеров — все дизайнеры, тимлиды дизайнеров и непосредственный руководитель тимлидов дизайнеров.
• для команды саппортов/саксесс-менеджеров/маркетинга/сейлзов — все участники команды, тимлиды и руководитель.

Как организовать дейли-митинг

Вносим встречу в календарь правильно

1. Инициатор проведения дейли-митинга (РМ, тимлид, руководитель) определяет время и место и способ связи (Skype, Hangouts, Zoom) для проведения дейли и сообщает об этом всем участникам.
2. Инициатор создает повторяющееся по будням событие в Google календаре с темой Daily {Название команды}. Пример: Daily Tomcat.
3. В названии указывайте цель митинга и участников. Например, «Stand-up meeting / Pachulya, Sawyer, Lulu, Melkaya, Buddha»
4. В описании — указывайте цели встречи, адженду, если она предусмотрена.
5. В описании к событию в календаре инициатор указывает ссылку для связи в Hangouts или альтернативный способ связи для того, чтобы могли подключиться удаленные сотрудники.
6. Проверить, что все приглашенные на дейли участники подтвердили свое присутствие.
7. Укажите фасилитатора: кто будет следить за ходом мероприятия и поворачивать его в нужное русло. Например, на дейли-митингах команд — это могут быть PMы, на общем дейли отдела — тимлиды.

Проверяем оборудование и рабочее место

1. Отнеситесь очень внимательно к тому, что находится позади вас, а также к тому, что лежит на вашем столе. Уберите все лишнее со своего рабочего стола. 
2. Позаботьтесь о том, чтобы за вашей спиной не ходили люди. 
3. Выключите звук на мобильном.
4. Уберите с клавиатуры кота и постарайся сделать так, чтобы никто не мешал разговору. 
5. Проверьте, включена ли камера. Визуальный контакт очень важен для ежедневных собраний.
6. Включите режим «Mute». 

Какой сервис выбрать для проведения онлайн-митингов

Мы обычно используем Skype и Telegram, но если всем сотрудникам удобнее провести онлайн-митинг в Zoom или другом сервисе, то тогда используйте то, что удобнее большинству.

Немного о сервисах:

1. Skype — предельное количество участников групповых видеозвонков до 50 человек. Skype нужно использовать в том случае, когда на митинге нужно будет показывать экран.
2. Hangouts —  предельное количество участников групповых видеозвонков до 10 чел. В Hangouts тоже можно шерить экран при необходимости. Минус — сервис закроется в конце 2020 года.
3. Google meet — можно использовать, если у вас есть доступ к платному аккаунту.
4. Zoom — один из самых популярных сервисов в США, в связи с карантином создатели сервиса сняли ограничение на длительность звонка в 40 минут.

Что делать перед началом ежедневной встречи

1. Уточните способ коммуникации: hangouts, Google meet или Zoom, Skype, добавьте информацию об этом в гугл-календарь в «Адрес встречи».
2. Проверьте, установлен ли рабочий аккаунт выбранного сервиса у всех участников (если нет — установите), есть ли к нему доступы и нужно ли его обновить.
3. Менеджеры (руководители, тимлиды, PM-менеджеры) должны создать рабочие группы в Skype с таким же названием и составом участников, как и в Телеграм (или в другом мессенджере, если у вас установлен другой), чтобы удобнее было запомнить название и цель онлайн-встречи.
4. Проверьте скорость работы интернета, работоспособность камеры, микрофона и наушников. 
5. Для нормальной видеосвязи нужно от 128 Кбит/с (лучше —  300). Для четкой связи в высоком качестве нужно от 400 Кбит/с (разработчики рекомендуют 500). Если вы хотите общаться в HD-формате, вам потребуется от 1,2 Мбит/с (а еще лучше — 1,5).
6. Не опаздывайте! Всегда начинайте созвон вовремя. Если вы опаздываете, предупредите участников встречи.
7. Пересмотрите задачи, которые будете обсуждать.
8. Ознакомьтесь с аджендой.
9. Подготовьте скриншоты/файлы, если планируете их использовать.
10. Если нужно продемонстрировать экран — пошерьте его участникам созвона.

Как шерить экран в Skype:

Правила поведения во время дейли-митинга

1. Если вы живете с кем-то и нет возможности уединиться, то во время коллов используйте наушники. Иначе весь колл/стендап могут слышать члены семьи, а они не подписывали NDA.
2. Не затягивайте мероприятие. Четкое следование пунктам адженды и хорошая подготовка – ключевые моменты онлайн-встречи, помогающие сделать совещание максимально коротким и продуктивным.
3. Говорите по очереди. Слушайте других участников. 
4. Если вы — организатор/фасилитатор встречи и столкнулись с несогласием двух участников, дайте высказаться каждому из них. Затем сделайте соответствующие выводы и суммируйте, в чем суть каждой точки зрения. Так, чтобы участники поняли, что их точка зрения услышана и принята во внимание.

Регламент дейли

1. Если нужно разобрать какие-либо задачи на дейли, то инициатор дейли делает это на своем ноутбуке с демонстрацией экрана удаленным участникам. 
2. Все участники должны на дейли приходить заранее подготовленными.
3. На дейли-митингах каждый из участников должен сказать:

• что я сделал за вчера (результат, а не процесс);
• с какими проблемами столкнулся вчера (без детального обсуждения);
• информацию, которую должны знать все присутствующие (важные задачи, которыми вы будете заниматься, синхронизироваться с коллегами по взаимозависимым задачам).

1. На дейли не нужно зачитывать весь свой отчет за вчера и говорить о текучке. Если проблем не было и нет важной для всех информации, то нужно так и сказать, чтобы не затягивать митинг.
2. На дейли нельзя детально обсуждать проблемы, с которыми вы столкнулись в процессе выполнения задач. Если нужно обсудить с кем-то из участников стендапа задачу, то обсуждайте ее после встречи, чтобы не отнимать время у остальных ребят.

Режим WFH требует новых мемов

Тайминг ежедневных встреч

1. Тайминг дейли контролирует инициатор проведения дейли. 
2. Рекомендуемая длительность до 15 минут. 
3. Если ответ на какой-либо вопрос нельзя дать на дейли за 2 минуты, то этот вопрос нужно вынести за дейли в отдельный митинг.

Кстати, если ежедневная встреча, пожалуй, единственная, после которой не нужно составлять фоллоу-ап, а в остальных случаях фоллоу-ап просто необходим. Кстати, у нас есть и детальный мануал по составлению фоллоу-апов. Если хотите, чтоб мы выложили его в паблике, пишите в комментарии или в чат любителей блога.