Карантин и удаленная работа — опыт Netpeak

Для безопасности своих сотрудников Netpeak (как и большинство IT-компаний) с 16 марта перевел свои офисы на работу из дома.

У многих предпринимателей это новый опыт, потому что одновременно 100% команды не работали удаленно. Специалистам, которые могут выполнить задачи самостоятельно (разработчики или маркетологи), это сделать легче. А вот сотрудникам, вся работа которых заключается в общении (например, менеджеры по продажам), — сложнее. С помощью SIP-телефонии это возможно, но несколько сложнее.

У Netpeak с 23 декабря 2019 по 20 января 2020 года получилась своеобразная репетиция удаленной работы: одесская команда переезжала в новое помещение, дедлайны ремонта сдвинулись, а срок аренды предыдущего офиса истек. Поэтому почти месяц 120 человек одесской команды работали удаленно.

Мы провели опрос среди сотрудников и топ-менеджмента и рассказываем, какие выводы сделали из удаленной работы.

Как и раньше, вся коммуникация по задачам у нас настроена через:

• CRM/ERP;
• планировщик задач Планфикс;
• видеозвонки через Google Hangouts, Skype, Zoom;
• рабочие чаты в Telegram;
• звонки через SIP-телефонию;
• Google Документы, Таблицы и Календарь;
• учет онлайн-активности сотрудников через трекер рабочего времени Yaware.

Топ-менеджмент Netpeak про удаленную работу

Андрей Чумаченко
сооснователь агентства и управляющий партнер Netpeak

С точки зрения клиентских проектов, прироста заявок/прибыли и так далее — команда работала эффективно. С моей точки зрения, как руководителя, отдельные сотрудники, конечно, дома работали хуже, чем в офисе.

Плюсы: глобально во время удаленной работы не надо платить за стоимость содержания сотрудника. Обеспечивать его рабочим местом и компьютером. Оплачивать для него электричество, воду. Покупать чай, кофе и туалетную бумагу. Снимать ему офис в центре города. Но это глобально. А в свете актуальной ситуации с карантином плата за аренду офиса и технику все равно остается, правда, с небольшой экономией на продуктовые и хозяйственные расходы.

Минусы: время на контроль. Нужно понимать, что человек действительно работает и, если он что-то не смог сделать или сделал плохо, то потому что у него не получилось, а не из-за того, что он просто ничего не делал.

Елена Воскобойник
и.о. руководителя SEO-департамента

Переезд одесского офиса как раз совпал с новогодними каникулами, то есть со спадом спроса в целом. По статистике заметили, что сотрудники чуть больше времени тратили на недолжностные задачи, чем когда находились в офисе.

Плюс: мы отточим практику работы на удаленке. В 2019 году компания начала работать с удаленными разработчиками, а в 2020 запланировала распространить этот опыт на другие направления. Поэтому совсем недавно руководители команд проходили обучение по работе с удаленными сотрудниками.

Минус: нужно время, чтобы отшлифовать процессы до автоматизма.

Сейчас мы понимаем, что идет сезон активной работы. Топ-менеджмент оперативно подготовил план действий и описание всех действий, которые нужно учитывать при работе из дома:

• как часто и с кем проводить встречи, как к ним подготовиться;
• как считается рабочее время, в какое время обязательно нужно быть на связи;
• как дома настроить свою работу и быть продуктивным;
• появляются новые правила реакции на нестандартные ситуации.

Александр Плуток
руководитель отдела продаж

Поскольку этот период пришелся на сезон сниженной бизнес-активности в новогодние праздники, аномальных снижений эффективности ключевых KPI отдела продаж не наблюдалось. Более того, сотрудники которые в этот период брали отпуска или отгулы для того, чтобы встретить праздники в кругу семьи, были активны и работали из своих родных городов, начиная с 3 января.

В целом, удаленная работа с конца декабря по конец января была как нельзя кстати в свете текущих событий. В этот период Netpeak не только удостоверился, что наша организация процесса и сотрудники готовы к удаленной работе, но и избавился от опасений со стороны менеджмента.

Плюсы:

1. Не тратится время на дорогу.
2. Увеличилась доля продуктивного времени.
3. Коллеги не отвлекают друг друга по мелочам.
4. Снизилась нагрузка на офисную инфраструктуру.
5. Сотрудники могут работать из удобной локации (страна, город, квартира, дача и так далее).

Минусы:

1. Нужно быть уверенным в автономности и самоорганизации сотрудников.
2. Больше внимания уходит на контроль KPI.
3. Сложнее определить и зафиксировать эмоциональные просадки сотрудников. Поэтому созваниваться по видеосвязи нужно чаще, чем по графику стандартных личных встреч.
4. Отвлекающий фактор со стороны семьи нивелируется при правильной организации рабочего места и коммуникации с родственниками. Они должны понимать, что вы работаете в обычном режиме: находясь в офисе, вы не могли сходить за хлебом или развесить стирку, то работая из дома, вы этого так же сделать не можете.
5. Не получится быстро обсудить вопрос одновременно с несколькими коллегами. По-моему, это самый большой минус, потому что он влияет на скорость принятия решений и гибкость.
6. Не получится лично встретиться с клиентом, но сейчас никто этого и не требует.

Вот как мы планируем исправлять минусы во время карантина:

1. Всем сотрудникам озвучены приоритеты по задачам. Общение — через чаты в соответствующих задачниках/мессенджерах. Все сотрудники подготовлены и умеют планировать свое рабочее время в календаре и CRM.
2. С января в отделе продаж действует расширенная карта KPI, которая состоит из KPI результата, процесса и ресурса.
   
   Мы с большей долей вероятности, чем раньше, сможем выяснить, кому из сотрудников нужна помощь в организации своего процесса удаленной работы.
   
   
3. Остаются в силе (только переходят в онлайн) все ежедневные командные встречи. Вместо персональных встреч с руководителем раз в месяц, встречи будут проходить раз в две недели с возможностью перехода на еженедельные.
4. Созданы специализированные чаты и каналы, разбитые на группы самых частых ситуаций, которые могут требовать участия коллег из других департаментов.

Сотрудники Netpeak про удаленную работу

Мы спросили у всех специалистов одесского офиса Netpeak, продуктивно ли они работали удаленно и почему.

Удаленно — неэффективно

Екатерина, менеджер по развитию продукта

Сергей, тимлид

Ольга, проектный менеджер

Удаленно — эффективно

Александр, SEO-специалист

Мария, ассистент коммерческого директора

Диана, РРС-специалист

Ирина, менеджер по развитию продукта

Татьяна, менеджер по продажам

Как во время карантина работать из дома максимально продуктивно

Так выглядит краткий чек-лист, который получили все сотрудники Netpeak Group:

1. Планируйте. Чем раньше вы начнете планировать всё (пробуждения, созвоны, обед, спорт), тем лучше для вас и вашей эффективности.
2. Организуйте рабочее место и «ходите на работу», пусть даже это место в метре от кровати. Не работайте там, где вы обычно отдыхаете — в спальне, на диване перед телевизором и так далее.
3. Если вы живете не одни, согласуйте работу дома с любимыми, родственниками, друзьями, домашними животными. Объясните, что на ближайший период меняется место работы, но вы все так же работаете, хоть и в других условиях. Все должны понимать, что звать вас днем починить кран — это плохая идея. Но иногда такие мелочи помогают немного переключиться, разгрузить мозг и по-другому взглянуть на задачу.
4. Не стоит работать в коворкингах, кафе и прочих людных местах, потому что теряется смысл изоляции (вы не в офисе, но в другом людном месте). Воспользуйтесь этим периодом, чтобы защитить себя и близких.
5. Не медлите, если в вашей работе возникли проблемы. Поменялся формат коммуникации (временно нет доступа к личным быстрым встречам для согласований), но всем все так же нужно оперативно находить решения. Сразу же напишите (или позвоните) своему менеджеру или коллегам из соответствующих отделов.
6. Мобильный — всегда рядом. Включите виброзвонок или звук.
7. Используйте правило 10 сообщений. Если для решения вопроса не хватило 10 сообщений, созвонитесь в онлайне или по мобильному, а затем зафиксируйте договоренность коротким follow up.
8. Завтракайте, обедайте, полдничайте и ужинайте в отведенное время.
9. В обед — отвлечься от работы. Не нужно жертвовать обеденным перерывом, чтобы закончить дела пораньше.
10. Для сверх социальных сотрудников — есть виртуальные офисы, можно вывести всех коллег на отдельный монитор.
11. Гимнастика. Настоятельно рекомендуем делать разминку и физические упражнения минимум дважды в день.
12. Если гимнастику делать лень — займитесь бытовыми делами, любая физическая активность пойдет на пользу.

Сохранение work-life баланса в условиях удаленной работы превращается в отличный челлендж — чем лучше с ним справитесь, тем больше шансов не потерять в продуктивности.