Бизнес

Как проводить ежедневные встречи в режиме WFH — чек-лист Netpeak

Аббревиатура WFH (work from home) станет словом этого марта — в мире многие переходят на удаленную работу целыми компаниями. Крутой способ поддерживать командный дух и улучшить продуктивность всех ребят — проводить ежедневные собрания или дейли.

Дейли — ежедневный командный митинг, на котором команда синхронизируется по ключевым моментам работы и по текущим задачам. Рекомендуем ограничить длительность встреч 15 минутами. 

На ежедневном собрании должны быть все. Исключения: собеседования, встречи с клиентами/партнерами, отпуск, больничный, командировочные.

Делимся чек-листом агентства Netpeak по организации дейли на удалёнке.

Зачем нужны дейли-митинги

Командная синхронизация для улучшения продуктивности каждого отдельно взятого рабочего дня спринта.

Кто должен участвовать в собраниях

На связь должны выходить все участники команды.

Примеры:

  • для продуктовых команд/микрокоманд — backend-разработчики, frontend-разработчики, закрепленный за командой QA-специалист и РМ;
  • для команды дизайнеров — все дизайнеры, тимлиды дизайнеров и непосредственный руководитель тимлидов дизайнеров.
  • для команды саппортов/саксесс-менеджеров/маркетинга/сейлзов — все участники команды, тимлиды и руководитель.

Как организовать дейли-митинг

Вносим встречу в календарь правильно

  1. Инициатор проведения дейли-митинга (РМ, тимлид, руководитель) определяет время и место и способ связи (Skype, Hangouts, Zoom) для проведения дейли и сообщает об этом всем участникам.
  2. Инициатор создает повторяющееся по будням событие в Google календаре с темой Daily {Название команды}. Пример: Daily Tomcat.
  3. В названии указывайте цель митинга и участников. Например, «Stand-up meeting / Pachulya, Sawyer, Lulu, Melkaya, Buddha»
  4. В описании — указывайте цели встречи, адженду, если она предусмотрена.
  5. В описании к событию в календаре инициатор указывает ссылку для связи в Hangouts или альтернативный способ связи для того, чтобы могли подключиться удаленные сотрудники.
  6. Проверить, что все приглашенные на дейли участники подтвердили свое присутствие.
  7. Укажите фасилитатора: кто будет следить за ходом мероприятия и поворачивать его в нужное русло. Например, на дейли-митингах команд — это могут быть PMы, на общем дейли отдела — тимлиды.

 

Описание в календаре

Проверяем оборудование и рабочее место

  1. Отнеситесь очень внимательно к тому, что находится позади вас, а также к тому, что лежит на вашем столе. Уберите все лишнее со своего рабочего стола. 
  2. Позаботьтесь о том, чтобы за вашей спиной не ходили люди. 
  3. Выключите звук на мобильном.
  4. Уберите с клавиатуры кота и постарайся сделать так, чтобы никто не мешал разговору. 
  5. Проверьте, включена ли камера. Визуальный контакт очень важен для ежедневных собраний.
  6. Включите режим «Mute». 

Какой сервис выбрать для проведения онлайн-митингов

Мы обычно используем Skype и Telegram, но если всем сотрудникам удобнее провести онлайн-митинг в Zoom или другом сервисе, то тогда используйте то, что удобнее большинству.

Немного о севисах:

  1. Skype — предельное количество участников групповых видеозвонков до 50 человек. Skype нужно использовать в том случае, когда на митинге нужно будет показывать экран.
  2. Hangouts —  предельное количество участников групповых видеозвонков до 10 чел. В Hangouts тоже можно шерить экран при необходимости. Минус — сервис закроется в конце 2020 года.
  3. Google meet — можно использовать, если у вас есть доступ к платному аккаунту.
  4. Zoom — один из самых популярных сервисов в США, в связи с карантином создатели сервиса сняли ограничение на длительность звонка в 40 минут.

Что делать перед началом ежедневной встречи

  1. Уточните способ коммуникации: hangouts, Google meet или Zoom, Skype, добавьте информацию об этом в гугл-календарь в «Адрес встречи».
  2. Проверьте, установлен ли рабочий аккаунт выбранного сервиса у всех участников (если нет — установите), есть ли к нему доступы и нужно ли его обновить.
  3. Менеджеры (руководители, тимлиды, PM-менеджеры) должны создать рабочие группы в Skype с таким же названием и составом участников, как и в Телеграм (или в другом мессенджере, если у вас установлен другой), чтобы удобнее было запомнить название и цель онлайн-встречи.
  4. Проверьте скорость работы интернета, работоспособность камеры, микрофона и наушников. 
  5. Для нормальной видеосвязи нужно от 128 Кбит/с (лучше —  300). Для четкой связи в высоком качестве нужно от 400 Кбит/с (разработчики рекомендуют 500). Если вы хотите общаться в HD-формате, вам потребуется от 1,2 Мбит/с (а еще лучше — 1,5).
  6. Не опаздывайте! Всегда начинайте созвон вовремя. Если вы опаздываете, предупредите участников встречи.
  7. Пересмотрите задачи, которые будете обсуждать.
  8. Ознакомьтесь с аджендой.
  9. Подготовьте скриншоты/файлы, если планируете их использовать.
  10. Если нужно продемонстрировать экран — пошерьте его участникам созвона.

Как шерить экран в Skype:

Правила поведения во время дейли-митинга

  1. Если вы живете с кем-то и нет возможности уединиться, то во время коллов используйте наушники. Иначе весь колл/стендап могут слышать члены семьи, а они не подписывали NDA.
  2. Не затягивайте мероприятие. Четкое следование пунктам адженды и хорошая подготовка – ключевые моменты онлайн-встречи, помогающие сделать совещание максимально коротким и продуктивным.
  3. Говорите по очереди. Слушайте других участников. 
  4. Если вы — организатор/фасилитатор встречи и столкнулись с несогласием двух участников, дайте высказаться каждому из них. Затем сделайте соответствующие выводы и суммируйте, в чем суть каждой точки зрения. Так, чтобы участники поняли, что их точка зрения услышана и принята во внимание.

Регламент дейли

  1. Если нужно разобрать какие-либо задачи на дейли, то инициатор дейли делает это на своем ноутбуке с демонстрацией экрана удаленным участникам. 
  2. Все участники должны на дейли приходить заранее подготовленными.
  3. На дейли-митингах каждый из участников должен сказать:
  • что я сделал за вчера (результат, а не процесс);
  • с какими проблемами столкнулся вчера (без детального обсуждения);
  • информацию, которую должны знать все присутствующие (важные задачи, которыми вы будете заниматься, синхронизироваться с коллегами по взаимозависимым задачам).
  1. На дейли не нужно зачитывать весь свой отчет за вчера и говорить о текучке. Если проблем не было и нет важной для всех информации, то нужно так и сказать, чтобы не затягивать митинг.
  2. На дейли нельзя детально обсуждать проблемы, с которыми вы столкнулись в процессе выполнения задач. Если нужно обсудить с кем-то из участников стендапа задачу, то обсуждайте ее после встречи, чтобы не отнимать время у остальных ребят.

Об удаленных собраниях

Режим WFH требует новых мемов

Тайминг ежедневных встреч

  1. Тайминг дейли контролирует инициатор проведения дейли. 
  2. Рекомендуемая длительность до 15 минут. 
  3. Если ответ на какой-либо вопрос нельзя дать на дейли за 2 минуты, то этот вопрос нужно вынести за дейли в отдельный митинг.

Кстати, если ежедневная встреча, пожалуй, единственная, после которой не нужно составлять фоллоу-ап, а в остальных случаях фоллоу-ап просто необходим. Кстати, у нас есть и детальный мануал по составлению фоллоу-апов. Если хотите, чтоб мы выложили его в паблике, пишите в комментарии или в чат любителей блога.

Получай больше от онлайна пока офлайн — офлайн

44
3
1
Обнаружили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter.

Комментарии (0)

Последние комментарии

    Чтобы оставить комментарий, нужно войти

    Подписаться

    на самую полезную рассылку по интернет-маркетингу

    Самое

    обсуждаемое популярное читаемое

    Этот сайт использует куки-файлы и другие технологии, чтобы помочь вам в навигации, а также предоставить лучший пользовательский опыт, анализировать использование наших продуктов и услуг, повысить качество рекламных и маркетинговых активностей.

    Расскажите о вашей задаче