Пять наиболее распространенных финансовых ошибок. Почему бизнес теряет деньги?

В сложном мире финансов ориентироваться не так просто даже для опытных предпринимателей. Не говоря уже о тех, кто только начинает свой путь.

Существует немало вещей, которых следует избегать, чтобы не допустить утечки денег. Я являюсь экспертом управленческого учета и финансов с 15-летним опытом, а также соучредителем ERP-системы Bimp. Подготовила для вас пять наиболее распространенных ошибок, которые допускают предприниматели в управлении финансами компании.

Ошибка №1. Смешивать бухгалтерский и управленческий учет

Часто нехватка необходимых финансовых знаний играет с предпринимателями плохую шутку и ведет к двум крайностям. Владелец бизнеса:

• контролирует только бухгалтерский учет, не уделяя внимания управленческому;
• смешивает бухучет с управленческим, что может искажать текущую картину бизнеса.

Мы с командой Bimp проводили исследования еще до запуска нашего проекта и увидели, что с этой проблемой сталкиваются 80% украинских компаний. Чтобы избежать ошибки, следует понимать, чем отличаются управленческий и бухучет.

Бухгалтерский учет полезен, прежде всего, государству (правила представления бухучета определяют законы Украины). Бизнес ежеквартально должен подтверждать, что он работает и своевременно платит налоги. Однако бухучет не показывает реальную картину бизнеса, ведь содержит операции только по первичной документации, а отчетность подается один раз в квартал или в год — слишком редко, чтобы оперативно изменить стратегию работы.

Управленческий учет помогает увидеть, как, на чем и насколько эффективно бизнес зарабатывает деньги, а также — где и почему их теряет. Управленческий учет — это своевременная информация о действительных финансовых показателях.

Его обычно проводят ежемесячно (а если нужно, хоть каждый день), что позволяет быстро реагировать на финансовые вызовы. Опираясь на данные управленческого учета, становится возможным планировать дальнейшую деятельность.

Поэтому если управленческий учет не ведется, нужно его внедрять.

В ситуации, когда оба учета ведутся вместе — бизнесу нужно настроить синхронизацию между управленческой и бухгалтерской программами, чтобы иметь постоянный доступ к данным, не дублировать операции и отображать текущее положение дел.

Есть разные продукты, которые могут помочь настроить всю работу с управленческим и бухгалтерским учетами, но до войны более 70% пользовались российским софтом. Одним из таких продуктов, но украинских, и есть Bimp, который я запустила с партнерами в декабре 2021-го.

Ошибка №2. Работать без финансового планирования

Наличие подробно разработанного финансового плана является важным инструментом для предпринимателей, поскольку он помогает убедиться, что деньги тратятся грамотно и их хватит для покрытия расходов.

Без грамотного ведения бюджета вы не сможете оценить общее финсостояние компании, а это может привести к необоснованным решениям относительно бизнеса.

Без финплана и платежного календаря бизнес будет сталкиваться с кассовыми разрывами — временным отсутствием средств, чтобы покрыть очередной обязательный платеж. Чтобы такого не произошло, создайте бюджет движения средств, выполнение которого нужно контролировать, то есть проверять, совпадает ли финплан с фактом. Не забудьте и про платежный календарь, чтобы ежедневно мониторить финансы компании.

Ошибка №3. Собирать данные в разных местах

Довольно часто компании пользуются одновременно блокнотами, Excel-таблицами и CRM-системой.

Почему это плохо: когда продажи вносятся в CRM, данные по складам — в Excel, а учет средств — в финансовый сервис, вы видите отчетность кусками, а не целостно, поэтому общее состояние бизнеса понять сложно.

Чтобы этого избежать, лучше пользоваться не более чем двумя учетными системами, которые логически продолжают и дополняют друг друга. Например, добавлять лидов в CRM-систему, ведя их по воронке продаж, а финансовые операции проводить в системе управленческого учета.

Ошибка №4. Не иметь отдельного бюджета при возникновении форс-мажоров

Непредвиденные расходы могут возникнуть в любой момент, и наличие бюджета поможет покрыть такие расходы.

Я рекомендую откладывать средства как минимум на три месяца работы бизнеса (отдельный сберегательный счет). Мой опыт показывает, что именно такое время нужно, чтобы в случае непредвиденных обстоятельств покрыть расход, не беря кредит.

Ошибка №5. Не отслеживать доходы и расходы

Контроль доходов и расходов является одним из важнейших аспектов, ведь без надлежащего контроля можно легко потерять бизнес. Я лично видела примеры, когда крупная компания, занимающаяся производством товаров, в течение многих лет неправильно считала доходы/расходы, и, кроме того, неправильно высчитывала себестоимость единицы товара. Абсолютно все отчеты были неверными.

Чтобы не столкнуться с подобной проблемой, рекомендую вести 3 типа управленческого учета:

• баланс, показывающий, где сейчас деньги вашего бизнеса;
• прибыли и убытки (P&L) — сколько компания заработала за определенный период;
• движение денежных средств/кэш флоу — откуда приходят и куда тратятся деньги.

Разобраться с управленческим учетом без экономического образования и специальных навыков нелегко. Сегодня бизнесам приходят на помощь специальные программы, которые могут автоматизировать рутинные операции и сложные вычисления.

Например, Bimp, где можно настроить контроль за деятельностью компании. Однако следует помнить, что программа — не волшебная таблетка. Какой бы сервис ни выбрала компания, без системного подхода, правил ведения управленческого учета и человека, ответственного за сбор и постоянный анализ данных, избавиться от перечисленных ошибок вряд ли получится.

Мнение авторов гостевого поста может не совпадать с позицией редакции и специалистов агентства Netpeak.