П’ять найпоширеніших фінансових помилок. Чому бізнес втрачає гроші?

Орієнтуватися у складному світі фінансів може бути непросто навіть для досвідчених підприємців. Не кажучи вже про тих, хто лише починає власний шлях. Є чимало речей, яких слід уникати, щоб не допустити витоку грошей. Я є експерткою управлінського обліку та фінансів з 15-річним досвідом, а також співзасновницею ERP-системи Bimp. Підготувала для вас п’ять найпоширеніших помилок, які допускають підприємці в управлінні фінансами компанії.

Помилка №1. Змішувати бухгалтерський та управлінський облік фінансів

Часто брак необхідних фінансових знань грає з підприємцями поганий жарт та веде до двох крайнощів. Власник бізнесу:

• контролює лише бухгалтерський облік, не приділяючи уваги управлінському.
• змішує бухоблік з управлінським, що може викривляти поточну картину бізнесу.

Ми з командою Bimp проводили дослідження ще до запуску нашого проєкту і побачили що з останньою проблемою стикаються 80% українських компаній. Щоб уникнути цієї помилки, варто розуміти, чим різняться управлінський і бухоблік.

Бухгалтерський облік корисний, передусім, державі (правила подання бухобліку визначають закони України). Бізнес щоквартально підтверджує, що він працює і вчасно платить податки. Проте бухоблік не показує реальної картини бізнесу, адже містить операції лише з первинної документації, а звітність подається один раз на квартал чи на рік — занадто рідко, щоб мати змогу оперативно змінити стратегію роботи.

Управлінський облік допомагає побачити, як, на чому та наскільки ефективно бізнес заробляє гроші, а також де і чому їх втрачає. Управлінський облік — це вчасна інформація про дійсні фінансові показники.

Його проводять щомісячно, і це дозволяє швидко реагувати на фінансові виклики. Спираючись на дані управлінського обліку, стає можливим планувати подальшу діяльність.

Тому, якщо управлінський облік не ведеться, треба його впроваджувати.

У ситуації, коли обидва обліки ведуться разом — бізнесу потрібно налаштувати синхронізацію між управлінською програмою та бухгалтерською, щоб мати постійний доступ до даних, не дублювати операції та відображати поточний стан справ в управлінській програмі.

Є різні продукти, які можуть допомогти налаштувати усю роботу з управлінським та бухгалтерським обліками, але до війни більше 70% користувалися саме російським софтом. Одним із таких продуктів, але українських, і є Bimp, який я запустила з партнерами в грудні 2021-го.

Помилка №2. Працювати без фінансового планування

Наявність детально розробленого фінансового плану є важливим інструментом для підприємців, оскільки він допомагає переконатися, що гроші витрачаються грамотно і їх вистачить для покриття всіх витрат.

Без грамотного ведення бюджету ви будете не в змозі оцінити загальний фінансовий стан компанії, а це може призвести до необґрунтованих рішень стосовно бізнесу.

Без фінплану і платіжного календаря бізнес стикатиметься з касовими розривами — тимчасовою відсутністю коштів, щоб покрити черговий обовʼязковий платіж. Аби такого не сталося, створіть бюджет руху коштів, виконання якого треба контролювати, тобто перевіряти, чи збігається фінплан з фактом, та працювати з відхиленнями. Не забудьте і про платіжний календар, щоб щодня моніторити фінанси компанії.

Помилка №3. Збирати різні дані в різних місцях

Досить часто компанії користуються одночасно блокнотами, Excel-таблицями та CRM-системою.

Чому це погано: коли продажі вносять у CRM, дані по складах — в Excel, а облік коштів — у фінансовий сервіс, ви бачите звітність шматками, а не цілісно, тому загальний стан бізнесу зрозуміти складно.

Щоб цього уникнути, краще користуватися не більш ніж двома обліковими системами, які логічно продовжують і доповнюють одна одну. Наприклад, додавати лідів у CRM-систему, ведучи їх воронкою продажів, а фінансові операції проводити в системі управлінського обліку.

Помилка №4. Не мати окремого бюджету у разі виникнення надзвичайних ситуацій

Непередбачені витрати можуть виникнути в будь-який момент, і наявність бюджету допоможе покрити ці видатки.

Я рекомендую відкладати кошти щонайменше на три місяці роботи бізнесу на окремий ощадний рахунок. За моїм досвідом, саме такий час потрібен, щоб, у разі виникнення непередбачених обставин, покрити розхід, не беручи позику.

Помилка №5. Не відстежувати доходи та витрати

Контроль доходів та витрат є одним із найважливіших аспектів, адже без належного контролю, можна легко втратити бізнес. Я особисто бачила приклади, коли велика компанія, що займається виробництвом товарів, протягом багатьох років неправильно рахувала доходи і витрати, і крім того, неправильно вираховувала собівартість одиниці товару. Усі звіти були неправильні.

Щоб не зіштовхнутися з подібною проблемою рекомендую вести 3 типи управлінського обліку:

• баланс, який показує, де зараз гроші вашого бізнес;
• прибутки та збитки (P&L) — скільки компанія заробила за певний період;
• рух грошових коштів / кеш флоу — звідки приходять і куди витрачаються гроші.

Розібратися з управлінським обліком без економічної освіти та спеціальних навичок нелегко. Та сьогодні бізнесам приходять на допомогу спеціальні програми, які можуть автоматизувати рутинні операції і складні обчислення.

Як наприклад, Bimp, де можна налаштувати контроль за діяльністю компанії та налагодити фінансову складову бізнесу. Проте варто памʼятати, що програма — не чарівна таблетка. Який би сервіс не обрала компанія, без системного підходу, правил ведення управлінського обліку та людини, відповідальної за збір та постійний аналіз даних, позбутися перелічених помилок навряд чи вийде.

Думка авторів гостьового поста може не співпадати з позицією редакції та спеціалістів агентства Netpeak.