Бизнес

Тайм-менеджмент. Обзор мастер-класса Глеба Архангельского

21872

Мастер-класс проходил в Софиевском гранд-холле отеля Премьер Палац (Киев). Очень красивое место, выглядит шикарно и дорого (есть немножко фото). Было много людей, зал был забит практически полностью. Стулья, конечно, красивые, но сидеть было тесновато. А в целом всё великолепно.

Тайм-менеджмент

Поскольку это был мастер-класс по тайм-менеджменту, то начался он ровно в 19:00 как и было заявлено в анонсах, никаких пяти-десяти-пятнадцатиминутных задержек, как это обычно бывает на разного рода мероприятиях. Глеб поприветствовал присутствующих, сказал вступительное слово и плавно перешел к главному. Публике был задан вопрос: «Какие есть ассоциации с тайм-менеджментом, что такое тайм-менеджмент в двух словах?». На что зал дал ответы: дедлайны, планирование, организация трудового процесса, to do list и т.д. Так вот, тайм-менеджмент это...

Тайм-менеджмент — технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии с личными целями и ценностями.

Архангельский несколько раз за весь мастер-класс акцентировал внимание на том, что время невосполнимо. Если мы потеряли деньги, то их можно заработать еще, если мы потеряли ценного сотрудника, то можно найти нового. Но если мы потеряли время, то его не восполнить. Не вышли на рынок с инновацией вовремя и наше место займут другие.

Именно поэтому Майкрософт выпускают свой продукт точно в запланированный срок и не важно в каком он состоянии (с кучей багов, дыр и недоработок), а потом уже устраняют проблемы (патчи, заплатки и т.п.). В итоге все плюются и проклинают Майкрософт, но большинство продолжает пользоваться их продуктом.

Корпоративный тайм-менеджмент — технология, позволяющая эффективно использовать невосполнимое время сотрудников компании в соответствии с её целями (сформулировано мной). Чтоб деятельность компании была эффективной:

нужно четко определить цели компании;
цели компании должны совпадать или соприкасаться с целями сотрудника;
нужно грамотно организовать работу сотрудников и компании в целом.

Как же понять какие цели наши личные, а какие навязаны?

Навязанные цели — это общепринятые нормы, штампы, стереотипы, тенденции и т.п. К примеру: «я должен купить мобильный телефон, потому что все ими пользуются», «я должен закончить университет, потому что иметь высшее образование престижно». Родные цели — это те цели, достижение которых, доставляет удовольствие. «Я должен купить велосипед, потому что мне нравится на нем ездить», «я должен написать обзор, потому что мне нравится писать».

Цели определяются ценностями

Для того, чтобы четко определить свои личные цели, Глеб рекомендует завести мемуарник. В мемуарник необходимо ежедневно выписывать самое важное (значимое) событие дня, то событие, которое почему-то запомнилось. Будь это даже осенний лист упавший в лужу, но это событие тронуло душу. И напротив события необходимо выписать ценность, которая ассоциируется с этим событием. Например: первые шаги ребенка — гордость, изучил CodeIgniter — саморазвитие. Так же выписываются главные события и ценности недели, месяца, года. Спустя время сформируются истинные ценности (около 10 часто повторяющихся ценностей). На основе этих ценностей и стоит формировать свои цели, так как работа над достижением этих целей будет эффективна и принесет удовольствие. Мемуарник также дает возможность отследить изменение нашей системы ценностей во времени.

Зная свои истинные ценности, нам легче определять свои цели.

Проблема корпоративной деятельности

Большой проблема в том, что человек, сотрудник и компания часто просто «тонут» в текучке. Каждый день практически ничего не делая для достижения истинных целей, а только лишь разгребая какие-то текущие, маловажные дела, отбирающие большую часть рабочего времени. Вот тут на помощь и приходит тайм-менеджмент. Как же эффективно использовать время, чтобы работать не только над текущими задачами, а и над достижением глобальных (главных, важных, основных) целей...

Стратегическая карточка

У многих из нас есть ежедневники, блокноты, онлайн-сервисы и программы, в которые мы записываем текущие задачи, которые необходимо выполнить. На планерках и совещаниях обсуждается выполнение этих задач, фиксируются выполненные задачи и определяются новые. Но всё это текущие, поточные задачи, выполнение которых далеко не всегда приближает к достижению глобальных целей. Предлагается использование метода, который обрел название «Стратегическая карточка».

Стратегическая карточка — это карточка на которую выписываются глобальные цели (годовые, квартальные, месячные, цель всей жизни, цель существования) и которая вкладывается в ежедневник с текущими задачами.

Открывая ежедневник, мы смотрим в первую очередь на карточку, а потом планируем ежедневные задачи с учетом того, что надо сделать сегодня, чтобы достичь глобальных целей.

Планирование

Многие из нас наверняка хоть раз в жизни составляли себе «план» наподобие этого:

Или этого: 7:00 — подъем 7:05 — умываться, чистить зубы, принимать душ 7:20 — завтрак 7:40 — одевание, собирание сумки (рюкзака) 7:50 — выход на работу 8:45 - прибытие на работу ........................ Согласитесь, такой план не то, что чаще всего, а практически всегда не работает. В душе разольете воду на пол и будете его вытирать, во время завтрака залипнете на интересной новости по телевизору, собираясь впопыхах что-то забудете и вернетесь два раза домой, а потом еще попадете в пробку. А придя на работу в нелучшем настроении, расскажете сотруднику, какие все вокруг моральные уроды и что кот нагадил в тапок, и воду на пол разлили, и два раза возвращались домой за флешкой, а в новостях сказали, что изобретатель электросамоката Segway, Джими Хэселден, погиб, разбившись на своём же изобретении. В итоге отнимаете своё время и время сотрудника. Архангельский предлагает использовать жестко-гибкий алгоритм планирования. Такой алгоритм позволяет запланировать как «жесткие» (привязанные к конкретному времени) дела, так и «гибкие» (зависящие от обстоятельств) задачи. План состоит из двух полей (частей): временная сетка и свободное пространство.

На сетке времени планируются «жесткие» задачи, привязанные к точному времени — деловые встречи, совещания, конференции и т.п. Глеб рекомендует брать время с запасом до и после события. Например, если встреча в 15:00, то на сетке времени это событие должно начинаться в 14:30 или в 14:10 (в условиях Киева). Это время за которое необходимо добраться до места назначения и есть вероятность попасть в пробку или заблудиться, если местность незнакома. Также запас времени должен быть и после встречи, потому как неизвестно насколько она может затянуться.

В свободном пространстве составляется список «гибких» задач, не привязанных к точному времени. Среди них выделяются (цветом, заливкой, болдом) наиболее приоритетные, значимые, работающие на ключевые стратегические цели задачи. Должно быть не более 2-3 приоритетных задач.

На «жесткие» задачи должно тратиться не более 40% всего рабочего дня. Выполнение «гибких» задач всегда следует начинать с выделенных (приоритетных). Выполненные задачи вычеркиваются, а задачи которые не были выполнены, переносятся на следующий день. Также рядом с приоритетной задачей можно (или даже нужно) указать примерное количество времени, необходимое для её решения. Таким образом мы «бюджетируем» время на выполнение крупных «гибких» задач.

Корпоративный тайм-менеджмент

Чтобы использовать тайм-менеджмент на корпоративном уровне, необходимо:

1. Разработать правила, единые стандарты, нормативы планирования. Не должно быть, что каждый сотрудник составляет план по-своему (один так, другой иначе), каждый отмечает приоритетные задачи по-своему (один красным, другой зеленым, третий отмечает галочками) и т.п. Должен быть единый стандарт для всех сотрудников. Таким образом формируется «общий язык» планирования и заглянув в план другого сотрудника, не надо будет тратить время, чтобы разобраться. Всё будет четко и понятно.

2. Настроить IT-систему. Заполнение планов, редактирование, удаление, хранение, какие-то вычислительные операции должны производится в единой IT-системе. Глеб проповедует использование MS Outlook.

3. Обучение сотрудников. Это может быть внутрикорпоративный пиар (личный пример, мол, вот я использую и всё успеваю), тренинги и т.п. Более детально Глеб поговорил о стандартах, которые необходимо разработать и внедрить. Предлагается пять стандартов, которые позволят сотрудникам «общаться на одном языке»:

Стандарт управления встречами
Стандарт управления поручениями
Стандарт коммуникаций
Стандарт работы секретариатов (оказывается, наличие профессионального секретариата очень сильно разгружает руководителя)
Стандарт подготовки, проведения и результатов совещаний

Прерывания

Большая проблема во многих организациях — прерывания рабочей деятельности сотрудника. Все мы прекрасно знаем, как это происходит: только ты сосредоточился на задаче и окунулся в работу, как уже кто-то из сотрудников прибегает со своими проблемами, вопросами и вырывает тебя из океана рабочего процесса. А чтобы дать ответ, необходимо отвлечься от своего занятия, понять о чем идет речь, вникнуть в суть вопроса, переключиться на него. Потратить время на решение вопроса и включаться назад в работу.

Так вот, Глеб советует тому сотруднику, который собираются отвлечь коллегу, задать себе несколько вопросов: «Требует ли вопрос ответа в моменте, то есть сию минуту? Стоит ли отвлекать? Можно ли решит вопрос иным путем?».

Если вопрос не требует ответа прямо сейчас, если он не такой уж важный, то лучше его куда-нибудь записать. Туда же стоит записать все остальные вопросы и уточнения, возникшие к коллеге за весь рабочий день или половину рабочего дня. И потом с этой пачкой вопросов и уточнений обратиться к коллеге, когда он не будет увлечен работой (например, в обед). Таким образом вы за 10-15 минут обсудите и решите N-ое количество рабочих вопросов, что у обоих отнимет куда меньше времени, нежели обращение с каждым из них по отдельности.

Из практики Глеба: часто бывает, что вопросы успешно решаются и без участия (вовлечения) сотрудника, которого вы собирались отвлечь.

Еще одно важное и хорошее правило

Для повышения эффективности выполнения заданий сотрудниками, Глеб рекомендует ввести такое корпоративное правило: «Всё, что НЕ через корпоративную почту — не существует. Договаривались устно, созванивались, списывались в аське и т.п. — не важно. А всё, что через корпоративную почту — официальный документ». Человек часто и быстро многое забывает, особенно если его мысли занимает решение важной задачи. И чтобы не было такого: «так я же тебе в аську писал об этом...» или «ну, мы же обсуждали это по телефону...» или «я же просил тебя сделать это...», следует ввести правило про корпоративную почту.

Выводы

Глеб просит нас всегда помнить, что план — гибкая вещь, которая изменяется, корректируется в течение всего дня, но никак не жесткий порядок. Также, насчет внедрения корпоративного тайм-менеджмента, Глеб предупреждает: «Ни в коем случае не надо делать революцию. Внедрять следует постепенно, начиная с малого». Люди инстинктивно отторгают крупные (кардинальные) изменения, зато очень легко и быстро привыкают к мелким. Это был очень интересный, информативный, да и просто замечательный мастер-класс. Глеб Архангельский — отличный докладчик, излагает доступно и интересно. Если уж я, ничего не знавший ранее о тайм-менеджменте, из четырех небольших страничек заметок в блокноте написал пост уже более чем на 9000 символов (без пробелов), то, видимо, надо сказать спасибо гуру тайм-менеджмента. Мастер-класс для меня лично прошел не зря. Надеюсь вам тоже было интересно и полезно, раз вы дочитали до конца :)

Как и обещал, немного фотографий: