Полезные сервисы для оптимизации удаленной работы

Шла вторая неделя карантина, а вопросы о продуктивной работе из дома, отслеживании эффективности команды оставались открытыми. С другой стороны, ситуация показала — нужно быть готовыми к таким событиям и организовывать процесс заранее. Чтобы в будущем можно было быстро и без потерь перейти на удаленную работу. Поэтому выбирайте, тестируйте сервисы и программы, по необходимости подключайте их на постоянной основе.

CRM-системы

Для работы с проектами, демонстрации движения каждого клиента по воронке продаж, комментариев по всем этапам и сделкам-проектам, с возможностью подключения телефонии, отслеживания эффективности менеджеров и других сотрудников. Каждый бизнес выбирает свою систему управления проектами и людьми.

Битрикс24 — пожалуй, самая популярная в странах СНГ. Облачный сервис с огромным пулом выбора решений, как для малого бизнеса (до пяти человек в команде и бесплатным использованием), так и для крупных компаний (платно, но с пробным периодом). Существует множество пакетов для бизнеса разного масштаба, облачное и коробочное решения.

Это и CRM и социальная сеть компании, удобный органайзер. В Битриксе есть IP-телефония с бесплатной внутренней связью (то есть, не нужно ничего дополнительно покупать и настраивать). Все звонки записываются автоматически.

Пользователи хвалят Битрикс за то, что интерфейс комментариев напоминает социальную сеть.

В связи с карантином и кризисом компания представила новый бесплатный тариф, который не ограничивает число пользователей, мобильное приложение, CRM-Магазин и CRM-Терминал, групповые видеозвонки. Больше подробностей — в статье на vc.ru.

AmoCRM — заточена под цели и задачи отдела продаж. Здесь нет своей внутренней телефонии, ее нужно устанавливать отдельно, при этом при интеграции с сайтом можно самостоятельно разобраться и подключить многие функции. Исключительно облачное решение, без автоматической записи звонков и бесплатного пакета.

ПланФикс — подходит для бизнеса, фрилансеров и некоммерческих организаций. Поддерживает все традиционные возможности CRM, но здесь все или почти все можно настроить под себя. Легко интегрируется с Telegram. Постановка задач, комментирование, доступ участников вне компании (с ограниченным доступом, конечно). Есть бесплатная версия.

Если вы работаете со звонками от клиентов, вам также может пригодиться полезное расширение — Ringostat Smart Phone. Оно позволяет звонить, принимать вызовы и переходить одним кликом в сделку и контакт в CRM. Также оно сразу отображает имя звонящего пользователя, если он уже есть в базе. Подробней — в статье о расширении.

Сервисы для управления проектами

Trello — простейший сервис для работы, который подойдет небольшим командам и отдельным ее сотрудникам. У сервиса есть бесплатный доступ с необходимым функционалом для задач, не требующих больших объемов файлов (для этого можно использовать онлайн-хранилища файлов, о них — чуть ниже).

Трелло выполнен в виде японских канбан-досок, где задачи и задания распределяются на определенные категории, группируются по принципу «На стадии переговоров», «Делается», «Выполнено» и так далее.

Кстати, в ПланФикс рабочее пространство тоже можно организовать по принципу канбан-доски.

Сервисы, с которыми можно интегрировать Трелло

GanttPRO — управление задачами построено на диаграммах Ганта и существуют готовые шаблоны для определенных проектов. Например, «Шаблон для управления строительными проектами», «Шаблон для IT проектов», «Шаблон для маркетинговой кампании», «Шаблон для планирования мероприятий» и так далее. В платной версии можно создавать собственные шаблоны.

Сервис можно интегрировать с Jira и Google Диск.

Здесь, как и в Трелло можно устанавливать фильтры, добавлять комментарии, осуществлять поиск, получать уведомления.

Важно: неограниченное облачное хранилище, неограниченное число пользователей в бесплатной версии

Asana — вариант для небольших команд. Если у вас до 15 человек, то можете юзать бесплатный вариант. Правда, интерфейс на английском, но при этом интеграции с Dropbox, Evernote, Google Диск, Harvest, Instagantt, Jira, Zendesk, DigiSpoke и многими другими.

Jira — ориентирован на разработчиков, интегрируется с Битрикс24, содержит канбан-доски, можно настроить scrum-доски. Есть бесплатный пробный период, а стоимость для команды до 10 человек — 10$ в месяц. Стандарт и Премиум пакет рассчитаны на работу до 5 000 пользователей, но возможности и фишки, цена (разница в 7$ за месяц использования) отличаются.

Панель управления

Wrike — управление проектами, людьми, штатными и удаленными сотрудниками, комментирование проектов, задач, диаграммы Ганта. Платформа ориентирована на работу в сфере маркетинга, дизайна, эффективного менеджмента, разработки. Для каждой ниши — свой тарифный план и специальные предложения с премиум функциями.

Basecamp — один из популярнейших сервисов. Можно использовать бесплатно, но такой вариант только для преподавателей и учеников. Плюс, пробный период — 30 дней, а так выбираете тариф в зависимости от сферы деятельности.

Создание задач и ответственных за их выполнение, подзадач — все фиксируется в календаре в удобном интерфейсе. Есть отчеты о выполненных задачах, о действиях по задачам и так далее.

Сервисы для общения команд в чатах

Кажется, что коммуникацию по задачам внутри команды скоро смело можно будет перенести в Telegram, но тогда личное общение с друзьями смешивается с деловым и не получается сосредоточиться на работе.

При выборе сервиса главное легко пересылать файлы, быстро осуществлять поиск по сообщениям, адресовать сообщение конкретному пользователю, пусть даже в чате 50+ участников. Во многом, по конкретным задачам общение удобнее всего проводить в CRM. Например, Битрикс и ПланФикс в этом деле выполняют роль общалок. Но они подходят не для всех проектов и не для каждой компании. Поэтому так много сервисов, которые устанавливают для деловой коммуникации между сотрудниками.

Slack — есть бесплатная версия и она предполагает подключение до пяти сторонних сервисов, плюс поиск по последним 10 тыс. сообщений. Если в сервисе общается большое количество сотрудников, например, крупного медиа, тогда такое количество сообщений наберется всего за несколько дней работы.

Важно: сервис заменит и почту, и мессенджеры. Сюда, в отдельную тему (чаты — это каналы) можно направить различные уведомления из почты.

Подключение ботов позволит получать сообщения пользователей о продукте или услуге из различных сервисов, с сайта.

В Slack можно настроить уведомления, если сообщение в том или ином чате адресовано конкретно вам или выделить чаты, на сообщения из которых вы хотите реагировать сразу. Уведомления при этом маркируются по-разному.

Сообщение для всех

Из личного чата или из чата, который вы хотите отслеживать

А ещё вы можете отслеживать ситуации, когда вас упоминают в переписке, но при этом не тегают. Кстати, можно тегнуть всех в один клик. Также на волне перехода целых компаний на удалёнку, Slack интегрировал различные мессенджеры, в том числе Zoom.

Wire — мессенджер с красивым интерфейсом от сооснователя Skype, с возможностью добавить в чат пользователя без аккаунта в системе. К этому сервису нельзя подключать ботов, делать интеграции с другими программами и сервисами. Но здесь можно передавать файлы, проводить групповые чаты, групповые звонки с участием свыше 100 человек.

Безопасность шифрования позволяет использовать информацию только отправителю и получателю. Минус такой безопасности — если зайти в сервис с другого устройства, предыдущие сообщения, поиск по ним, прикрепленные файлы, голосовые сообщения — все окажется вне доступа.

Skype — возможность создания чатов, отправки файлов, конференции на 10 человек. Решение для небольших компаний

Zoho Cliq — бесплатный сервис на неограниченное количество пользователей с возможностью передачи файлов, созданием чатов и каналов, двухфакторная авторизация. При этом, на сервисе мало места (5 Гб и поиск по 10К сообщениям).

Электронный документооборот

G Suite — таблицы  и онлайн-документы (с возможностью офлайн доступа и работы), презентации с доступом к редактированию только участникам процесса, календарь и другие сервисы, приложения от Google. Бесплатные, удобные простые и понятные в использовании.

Важно — в Гугл вы получаете место для хранения файлов (Google Диск). Да, оно не безразмерно, но если нужно освободить место — сохраните документ, таблицу, презентацию на компьютер.

Для хранения файлов также можно использовать Яндекс.Диск, Dropbox (для файлов большого объема). Для внутренней базы знаний больших компаний — wiki.

Бонус от использования Календаря — можно получать не только на почту, а настроить отправку в телеграм. Объединяем.

Сервисы для контроля продуктивности

Общее у сервисов — трекер активности мышки и клавиатуры, скриншоты экрана с определенным интервалом. Плюс, это сервисы для осознанных руководителей. Их рекомендуют использовать, чтобы повышать эффективность сотрудников, а не следить за каждым действием подчиненных. Конечно, в условиях удаленной работы возникает необходимость более жесткого контроля и отчетности. Но переходить грань разумного не стоит.

Кстати, многие сервисы управления проектами можно интегрировать в трекер.

Важно: выбирайте трекеры, которые «знают», когда пользователь использует специальные программы, которые могут обмануть сервис учета времени. Например, существуют программы, имитирующие движения мышкой.

Yaware — Netpeak уже давно использует именно этот сервис. Что он делает:

• учитывает время старта и завершения работы, опоздания.
• анализирует продуктивность: в зависимости от того, какие программы, приложения использует сотрудник, на каких сайтах находится.
• позволяет делать фото веб-камерой, что помогает контролировать людей на удаленке;
• можно открыть доступ сотруднику к его статистике, чтобы человек мог сам анализировать свою продуктивность и минимизировать активность в «пожирателях» времени: социальных сетях.

Тайм доктор — предоставляет отчеты о том, сколько времени сотрудник потратил на те или иные задачи, при желании сотрудника, можно увеличить продуктивность. Для этого достаточно посмотреть отчеты о своей работе и увидеть, сколько времени уходит на посещение не относящихся к работе сайтов, социальных сетей.

Тайм доктор можно использовать бесплатно (с ограничениями по функционалу), а можно потестировать инструмент бесплатно в течение 14 дней.

Интеграции сервиса: Битрикс24, Jira, Asana, Todoist, Trello Podio, Teamwork, Basecamp, Slack, GitHub, Redmine, Freshdesk, Google Apps и другие.

Hubstaff — позволяет дополнительно отслеживать местоположение сотрудника, его передвижение. Доступна интеграция с Jira, трекинг времени, цена за пользователя в адекватном тарифном плане 10$. Автоматический подсчёт заработной платы на основании продуктивности каждого сотрудника.

Hubstaff можно интегрировать с Asana и Trello, что помогает отслеживать эффективность сотрудника по той или иной задаче.

Софт для видеозвонков

Возможно, для небольших команд хватит возможностей скайпа, других сервисов, о которых мы говорили выше. Но бывают ситуации, когда нужны особые функции.

Zoom Meetings — программа c большим набором возможностей в бесплатной версии и безопасным шифрованием данных, возможностью записи видео-конференций. В бесплатной версии доступно участие до 100 пользователей. И на время карантина в связи с коронавирусом COVID-19 ограничения на продолжительность онлайн-видео чатов снята.

Go to meeting — платный сервис с бесплатным триалом в течение 14 дней. Но в платной версии (самая дешёвая — 10.75 евро в месяц на команду со 150 пользователями) существует уйма возможностей для комфортного общения (видео, групповых, индивидуальных чатов, обмена файлами, записью переговоров и так далее).

Hangouts Meet — сервис из группы проектов G Suite. До 1 июля 2020 открыт доступ к «расширенным» функциям встреч с друзьями и знакомыми (Hangouts Meet) всем клиентам G Suite и G Suite for Education. Что это значит? Конференц-колы на 250 человек, стримы с участием до 100 тыс. зрителей в одном домене, а также записывать и сохранять видеовстречи на Google Drive. Компания сделала свой сервис более доступным в связи с принудительным карантином из-за коронавируса.

Карантин и удаленка — не отпуск и не затянувшийся больничный. Тем не менее, напряжение и тревога в связи с пандемией 2020 вряд ли помогут сохранить продуктивность даже при наличии сервисов контроля времени и эффективности. Поэтому не забывайте отдыхать, выполнять элементарные действия для поддержки своего здоровья. Например, не сутультесь во время работы за компьютером. Чтобы держать осанку, подписывайтесь на специальный телеграм-канал «Выпрями спину!». Уведомления из канала напомнят о, что надо сидеть ровно.

А чтобы продуктивно работать на удалёнке и не перерабатывать, находить время и ресурсы для учебы, держите ссылку на украиноязычного бота Демон Кирило.