Официальное письмо с благодарностью является отличной основой для построения лояльных отношений, как в бизнесе, так и в обычной жизни. Это не только способ продемонстрировать признательность, но и возможность отыскать новых клиентов и бизнес-партнеров.
Что такое благодарственное письмо?
Благодарственное письмо — одна из разновидностей делового документа. С его помощью можно выразить признательность какому-то конкретному физическому или юридическому лицу. Причины такой благодарности могут быть разнообразными.
Составляется письмо в качестве самостоятельного документа или отправляется в качестве ответа на что-либо. Например, на приглашение, поздравление и тому подобное.
Это один из обязательных видов делового общения. Компании его пишут на собственных бланках, соблюдая требования делового стиля:
- форма;
- подпись руководителя;
- печать.
Человек, которому адресовано такое письмо, будет польщен и получит важное подкрепление значимости своей работы.
Когда может понадобиться благодарственное письмо?
Почему, для кого и в каких ситуациях может понадобиться «thank you letter»?
- Чтобы поблагодарить. Письмо-благодарность может выражать признательность за полученные услуги, работу или сотрудничество.
- Чтобы выделиться. Написание ответа-благодарности, например, бизнес-партнерам при выгодном сотрудничестве, может выделить компанию. Тем более, что письма-благодарности пишут не так часто. Также благодарностью можно отметить хорошо отличившегося сотрудника, мотивируя его на дальнейшие трудовые подвиги.
- Если нужно напомнить о себе. Так компании часто напоминают о себе клиентам и потенциальным покупателям, которые уже пользовались их услугами. Поблагодарив за сотрудничество в прошлом, можно повысить шансы на сотрудничество в будущем.
Благодарственное письмо — важная часть
Виды благодарственных писем
Письмо с благодарностью за работу и не только, может быть нескольких видов:
- формальное;
- кейс;
- косвенная реклама.
Рассмотрим каждый вид по отдельности.
Формальные благодарственные письма
Наиболее распространенная разновидность документа. Это универсальная форма, в которой не нужна конкретика. Такое письмо пишется по шаблону без индивидуальных деталей.
Объем текста не ограничивается, но много писать нежелательно. Обычно хватает 1-2 абзацев. Существует несколько разновидностей формальной благодарности:
- Письмо с благодарностью за сотрудничество. Обычно используется не только в частных нуждах, но и чтобы поблагодарить учителей, наставников и так далее.
- Благодарственное письмо сотруднику. Выдается как поощрение за добросовестное выполнение обязанностей или проявленную полезную инициативу.
- Письмо с благодарностью, выражающее надежду на дальнейшее сотрудничество. Используется усиленный шаблон.
- Благодарственное письмо руководителю. Например, это может быть благодарность за грамотное управление отделом и тому подобное.
Все тексты формального документа состоят из шаблонных фраз, штампов и клише.
Благодарственное письмо, как кейс
Этот формат более сложный, зато более эффективный и приятный для стороны, которую благодарят. Главное отличие от формальной благодарности — наличие информации о том, за что собственно данная благодарность поступила.
Жестких требований при оформлении нет. Стиль написания может быть любой, на усмотрение того, кто эту благодарность пишет:
- официально-деловой;
- нейтральный;
- разговорный и так далее.
Главное, чтобы в документе фигурировали факты.
Благодарственное письмо, как косвенная реклама
Такое письмо напоминает «кейсы», но в нем делается акцент на коммерческой составляющей того, за что благодарят. Например, если благодарят за покупку какого-то товара, в тексте расписывают его преимущества и предлагают купить что-то дополнительно. Так можно ненавязчиво прорекламировать себя. Обычно подобным образом составляется письмо с благодарностью за покупку.
Как пишется письмо-благодарность?
Благодарственный бланк может составляться в свободном стиле, но помните, что это деловая документация, поэтому нужно соблюдать главные требование. Используйте для текста такую структуру:
- Шапка. Размещайте «шапку» сверху, желательно, с правой стороны. В ней следует указывать данные о человеке (компании, коллективе), к которому обращаются с благодарностью: название/ФИО, должность и так далее. В некоторых благодарственных письмах «шапку» можно упустить.
- Обращение. Это главный раздел, где высказывают благодарность. Обращение желательно начать с шаблонных фраз вроде «Выражаем благодарность…» и тому подобное.
- Подпись. Размещается внизу с левой стороны. Рядом располагается информация о том, кто пишет благодарность.
Это стандартный формат благодарственного письма, но если благодарность неформальная, его можно не придерживаться.
Рекомендации для написания
Чтобы правильно составить благодарность, не отступать от темы и сохранить четкую структуру, можно использовать следующие советы:
- когда документ адресован сотруднику, лучше обращаться «Уважаемый», не используя обращения «Господин» или «Дорогой»;
- в тексте нужно указать имя человека или название организации, которому/которой предназначена благодарность, имя того, кто благодарит;
- не прибегать к откровенной лести;
- можно пожелать успехов в будущем.
Логичный завершающий этап написания письма — проверка на ошибки. Внимательно перечитайте документ и убедитесь, что нет опечаток, все имена и фамилии, названия фирм и компаний написаны корректно.
Шаблоны благодарственных писем
Помочь в том, как написать письмо с благодарностью, могут шаблоны:
- В данном письме много канцеляризмов и отсутствует конкретизация, за что именно благодарят. К тому же слишком много саморекламы. Но, если убрать самолюбование и словесный мусор, шаблон вполне пригоден.
- Неплохой пример письма, но все же слишком обезличенный, что снижает его ценность в глазах адресата. И вместе с тем, сгодится в качестве шаблона.
- Плюсы этой благодарности — отсутствие шаблонности, заискивания в тексте и использование фирменного оформления.
- В тексте этого образца есть все, что должно быть по инструкции. Кроме «шапки», которая необязательна в подобного рода документах.
Запомнить
- Письмо-благодарность — это разновидность деловой документации.
- Существуют несколько видов благодарственных писем: формальное, кейс и косвенная реклама.
- Документ пишется без строгого шаблона, но с соблюдением правил деловой документации.
- Обязательно нужно указать, кто кого и за что благодарит.
Свежее
История успеха приложения OkTalk: рост количества загрузок на рынке США и Франции
Мы получили увеличение установок в США на 130% и во Франции на 700%
Оптимизация страниц пагинации интернет-магазина — подробная инструкция
Как правильно оптимизировать страницы пагинации, чтобы не допустить проседание целевого трафика
Больше чем созвоны. Что такое услуга CMO on demand
Почти год назад сооснователь Netpeak Андрей Чумаченко начал разрабатывать новую услугу CMO on demand. Прочитайте, как это работает.