Как справляться с перегрузкой на работе — советы и действенные инструменты

Представьте: длительный период вы с утра и до вечера работаете в плотном потоке задач. Автоматизировать, улучшить ситуацию не получается — ведь для этого нужно разобраться и выделить для такого разбора время. А его у вас и нет! Вы живете как в той басне, когда необходимо заточить топор, чтобы рубить дальше, но нет времени его заточить, поэтому рубите затупившимся лезвием.

В этой статье поделюсь лайфхаками, как наконец-то разобраться с входящим потоком задач и не выгореть от усталости.

Из-за чего происходит перегрузка на работе

Для начала следует разобраться, а в чем же корень проблем. На внутреннем тренинге Netpeak Ukraine сотрудники делились своими идеями. Получился такой перечень факторов, которые могут помешать эффективности.

1. Организационные управленческие проблемы:

• отсутствие четких целей и не отлаженные бизнес-процессы;
• недостаток структуры в команде, отсутствие РМов или опорных тимлидов;
• недостаток коммуникации между департаментами, что приводит к задержкам в решении задач;
• недостаточная культура приоритизации и отказа от тех задач, которые не входят в зону ответственности;
• нет четких зон ответственности;
• отсутствие приоритетов от руководства;
• искусственное сокращение дедлайнов в процессе постановки задач.

2. Персональные навыки и управление временем:

• неумение делегировать дела;
• гиперответственность и трудности с отказом, если задачи не из вашей зоны ответственности или превышают лимиты рабочего времени;
• постоянное переключение между многочисленными проектами;
• сложность в установлении границ и отдыха после работы, накопление усталости.

3. Ресурсные ограничения и нагрузки:

• нехватка людей в команде;
• задач больше, чем рабочего дня;
• сложные и срочные задачи, форс-мажоры.

4. Развитие и обучение:

• недостаток обучения, из-за чего сотрудники «изобретают велосипеды» там, где уже есть готовые решения.

Этот список вы можете расширять собственными вариантами, а разделение на четыре группы помогает сориентироваться в направлениях для совершенствования и поиска конкретных решений.

Какие есть методы справляться с перегрузкой

Перейду к вопросу, который волнует больше всего — а что же поможет справиться с ситуацией рабочей загруженности. Мои коллеги также предложили целый ряд решений, из которых приведу основные.

1. Управление задачами и приоритетами
   Например, это простой и проверенный временем метод распределения дел по матрице Эйзенхауэра:

Также это:

• проработка бэклога задач и регулярный груминг (встречи, на которых разбирают выполнение будущих задач);
• мониторинг актуальности задачи (если задача уже не актуальна, вычеркивайте);
• установление и корректировка дедлайнов;
• определение ключевых показателей эффективности (KPI) для задач и т. д.

2. Организация работы и планирование.
   Речь о тщательном планировании задач и делегировании, личном тайм-менеджменте и так далее.

3. Разделение работы и личной жизни.
   Здесь стоит подчеркнуть умение качественно переключаться между работой и личной жизнью, устанавливать четкие границы рабочего времени.
   
   Также ценно, чтобы и корпоративная культура компании, где вы работаете, поддерживала своевременные перерывы и полноценный отдых сотрудников.

4. Обучение и развитие сотрудников.
   Стоит внедрять наставничество и обмен знаниями в команде, регулярно повышать квалификацию и тому подобное.

5. Оптимизация процессов.
   Следует упрощать рабочие процессы и максимально их автоматизировать.

Почему же, если решения возникновения перегрузок существуют и известны большинству управленцев, в компаниях по-прежнему возникают переработки и авралы? На это есть ряд причин.

Обратная сторона регулярной перегруженности на работе — хроническая усталость, стресс, потеря креативности и выгорание. По данным Future Forum, к 2023 году синдром выгорания у офисных сотрудников во всем мире достиг 42%.

Источник — отчет Future Forum, 2023 год

Как помочь себе справиться с растущим потоком задач, независимо от вашей позиции — CEO, тимлид или рядовой сотрудник?

Что такое метод GTD, и как его применять

Можно ли управлять временем? Отдельные направления тайм-менеджмента построены на том, что это возможно. Хочу познакомить вас с концепцией Дэвида Аллена Getting Things Done (GTD), или «Доведение Дел до Завершения», которая заключается в том, что человек не может управлять временем, а только своим вниманием.

Внимание — новое золото современного мира, именно за него соревнуются соцсети, массмедиа и рекламодатели.

В невероятном по объему информационном потоке сложно сориентироваться. Вместе с тем человек остается прежде всего биологическим организмом, чей мозг при поступлении новой порции информации по-прежнему автоматически принимает решение, как следует с ней поступать — забыть или запомнить.

Аллен предлагает самобытный подход к организации и управлению задачами, благодаря чему вы сможете структурировать ежедневные и долгосрочные цели, снизите уровень стресса и повысите продуктивность. Принципы подходят как для профессиональной, так и личной жизни.

1. Сбор.
   Вам необходимо фиксирование всех входящих задач, идей и обязательств, которые возникают в голове. Это позволяет «очистить» сознание и избавить его от необходимости помнить каждую деталь.
   
   Этот этап напоминает корзину дел. Вы еще не перешли к решению, просто фиксируете в Гугл-календаре, Notion или блокноте.

2. Обработка.
   На этом этапе вы делаете простой анализ всех записей и распределяете их по категориям: те, которые требуют незамедлительных действий, и которые можно отложить на завтра или более поздний срок. Какие-то задачи следует делегировать или вообще отбросить.
   
   Лайфхак: если дело требует от двух до пяти минут на решение — написать сообщение, позвонить и тому подобно, — не записывайте и не откладывайте его. Выполняйте сразу.

3. Организация.
   Сгруппируйте ваши задачи по категориям, проектам или уровням приоритета.
   
   Лайфхак: по всем поступившим делам нужно отметить, что вы будете делать (первые шаги) и когда. Достаточно кратко записать фабулу и указать период в Гугл-календаре.

4. Обзор.
   Регулярно просматривайте задачи и проекты, оценивайте прогресс и актуальность списка. Некоторые дела могут терять свой приоритет, их стоит вовремя вычеркивать из списков. Прогресс по другим задачам будет приятно мотивировать ваш мозг :)

5. Выполнение.
   Вы реализовываете задачи, выделенные на текущий момент, учитывая ваши возможности и приоритеты. Ничто так не вдохновляет, как вычеркнутая из спринта или дневника выполненная задача.
   
   Лайфхак: здесь поможет популярный метод помидора — техника управления собственной эффективностью, предложенная Франческо Чирилло еще в 80-х годах 20 века. Условно это метод 25/5, то есть 25 минут полного погружения в дело и далее короткий перерыв на чай или кофе.
   
   Метод помидора очень завязан на биологии нашего мозга, которому сложно не отвлекаться от одной задачи дольше 25-30 минут. Поэтому можно менять время под свои особенности, но при этом сильно удлинять активный период не стоит.

Выводы

Перегрузка рабочими задачами происходит по основным четырем направлениям.

1. Организационные и управленческие проблемы.
2. Недостаточная организация работы и планирования.
3. Ресурсные ограничения и нагрузки.
4. Недостаток обучения.

Чтобы решить вопрос с регулярными перегрузками, есть множество вариантов, от управленческих до внедрения личной эффективности.

Метод Дэвида Аллена Getting Things Done (GTD), или «Доведение Дел до Завершения», заключается в том, что человек не может управлять временем, а только своим вниманием. Поэтому важно не загромождать ментальное пространство.

Каждое дело по GTD проходит пять этапов — ровно столько необходимо, чтобы начать выполнять и довести свои действия до завершения.

1. Сбор.
2. Обработка.
3. Организация.
4. Обзор.
5. Выполнение.