Как все успеть — фишки тайм-менеджмента при подготовке текстов

«Пиши быстро, пиши еще быстрее или не пиши». Это не мой личный слоган, а первая фраза, которая пришла в голову, чтобы наконец начать текст. Иногда лучше так, чем изобретать умное, смешное или оригинальное вступление и тормозить работу над материалом. Дальше расскажу о других способах ускориться: что-то нашла опытным путем, что-то позаимствовала у коллег, работая журналистом, копирайтером, редактором.

Почему авторы срывают дедлайны?

1. Не хватило времени: долго искали нужную информацию, еще дольше структурировали ее, потом «причесывали» текст и снова что-то дописывали, потом снова причесывали.
2. Работа зависела не только от нас: заказчик, специалист, который должен согласовать материал, автор или соавтор не выполнили свою часть задачи; герой интервью оказался неуловим и побеседовал с вами за день до сдачи материала.
3. Ситуация: «я — творческий человек, мне жмут рамки, дисциплина убивает креатив, я против правил и системы, презираю «надо». Если проще — не было вдохновения.
4. Лень.
5. Возникли обстоятельства непреодолимой силы: температура под 40, во всем районе отключили электричество, сгорел рабочий ноутбук и так далее (а часто — все и сразу).

Как сдавать тексты в срок?

В команде редакторов блога сложилось мнение, что я очень четкая в плане выхода публикаций. На самом деле мои коллеги не знают, сколько раз посты слетали и переносились. Почему? И здесь первый ответ на вопрос, как успеть вовремя.

Поставить реалистичный дедлайн

У нас в компании это один из первых обязательных пунктов чек-листа в задаче по написанию поста в блог. Мой реалистичный дедлайн — дата утверждения материала с учетом всех возможных трудностей. Автор заболел, я заболела, специалист не утвердил материал, клиент не утвердил материал.

Конечно, невозможно учесть все, но со временем узнаешь и привыкаешь к особенностям и ритму работы: своим, авторов, заказчиков, экспертов, которые согласовывают материал. Учитывая эти особенности, можно почти со 100% точностью установить дедлайн.

Настороженно относиться к интересному тексту или понятному техническому заданию 

Внимательно: автор или заказчик присылает статью/заполненный бриф, техническое задание (ТЗ). При беглом взгляде на документ или таблицу (с телефона, во время общения с коллегой) кажется, что все ок — берем в работу. Отвечаем: «Отлично! Спасибо». Не надо так. 

В данную минуту нет времени изучить материал? Предупреждаем об этом другую сторону. У вас бывало, чтобы вам кинули ссылку на важный онлайн-документ, а потом исчезли (срочная командировка, заболела мама, жена рожает)? Затем выясняется, что доступ к документу закрыт. У меня были подобные случаи.

Кроме того, когда занимаешься сотней дел одновременно и нет возможности внимательно прочитать материал, в лучшем случае заметишь мелкие косяки, а крупные оставишь без внимания. Конечно, иногда можно попросить исправить, уточнить детали, а иногда — клиент обвинит в непрофессионализме, автор будет вне зоны доступа.

Попрощаться с перфекционизмом

Здесь все очень просто: хватит «пилить» текст. Помните, лучшее — враг хорошего. Но как же ошибки, ведь надо попросить еще кого-то вычитать материал, показать другому специалисту. Так и текст устареет, кто-то другой опубликует статью по этой теме и заберет себе все лавры.

Да, возможно, ошибки будут, и читатель оставит комментарий, который ранит чуткое авторское сердечко. Придет чувство стыда, появится синдром самозванца.

А знаете, какими еще могут быть последствия ошибок? Если коротко:

• вовлечение — а это тоже фактор ранжирования сайта/блога;
• доработка текста, наполнение полезной информацией: когда вместо яда в комментариях получаешь полезную обратную связь;
• уважение и зависть коллег: когда стоически принимаешь критику, спокойно вносишь актуальные правки в публикацию; оказываешься смельчаком, который не побоялся высказать свое мнение и подкрепить его фактами.

В блоге роль редакторов выполняют читатели, среди которых много специалистов: аналитиков, SEO- и PPC-экспертов. Благодаря их комментариям мы дополняем, расширяем существующие посты, получаем темы для других материалов.

Найти несколько специалистов, которые будут утверждать текст

Если вам приходилось работать со специфическими тематиками (по типу медицины, юриспруденции), вы знаете, как непросто донести до простых смертных термины, формулировки и смыслы подобных материалов. Конечно, нужно согласовывать такие тексты и сложно найти специалиста, готового на этот подвиг. Эксперты, как правило, чувствительны к любым интерпретациям терминов и вольным пересказам сложных документов. Поэтому либо напрочь отказываются от этого, либо вносят правки, после которых статью поймут только специалисты.

Что делать? Искать более лояльного специалиста, стараться, чтобы таких было несколько. 

Важно: если эксперт утверждает, что в тексте — галиматья, возможно, так и есть. Неквалифицированный копирайтер, автор без опыта подобной работы, слишком сложная тема, в которой не обойтись без терминов и так далее.

Договориться на берегу

В период копирайтерской деятельности я часто сталкивалась с ситуацией, когда заказчику не нравился текст, потому что он ожидал чего-то другого. И совсем недавно нашла интересную фишку: Дмитрий Кот в книге «Продающие тексты — модель для сборки» предложил согласовывать с заказчиком саму концепцию. 

О чем речь: подготовить три «продающие идеи», каждая из которых — делает акцент на той или иной особенности товара или услуги. Затем коротко описать и представить каждую.

Можно интерпретировать эту фишку, адаптируя под всевозможные задачи, касающиеся текстов. Например, предложить несколько вариантов подачи материала, формата, оговорить стиль, тон текста.

Для блога задачу договора на берегу выполняет редакционная политика, правила написания гостевых материалов, историй бизнеса. Например, предлагая клиенту рассказать свою историю бизнеса, мы показываем презентацию и готовые статьи, интервью этой рубрики. Так больше шансов, что ни у кого не будет завышенных ожиданий.

Понять/объяснить, кому это больше нужно

Иногда партнер, заказчик или клиент не понимает или не видит ценности в написании текста, не знаком с особенностями подготовки материалов. Например, статьи о компании. Маркетолог сказал, что это надо, владелец бизнеса видел какую-то статью о конкурентах и согласился. Но на деле односложно отвечает на вопросы, постоянно переносит встречу, скайп-колл, бывает вариант — «у нас на сайте все написано». Заходишь на сайт, а там текст в духе «мы динамично развивающаяся компания...».

Что делать? При первых же симптомах донести ценность материала либо отказаться от работы. Иначе дедлайн сгорит раньше, чем вы добьетесь нужной информации, заказчик останется недоволен, вам просто будет стыдно за готовый текст.

Бывают и просто безответственные люди, которые динамят, вдруг пропадают без явных причин, но от вас требуют результат. О них — следующая фишка. Даже не фишка, а совет.

Не работать с мудаками

Мудак — это термин. И придумала его не я. В данном случае речь идет о тех, с кем вам некомфортно и небезопасно работать. В коллективе это интриганы и сплетники, люди, которые стараются выслужиться, любой ценой получить повышение и похвалу руководства. Помимо морального напряга такие коллеги попросту не поддержат и не помогут вам. Существуют также просто ненадежные коллеги, заказчики.

Возможно, совпадения, но я решила больше не рисковать.

Мудаками я называю также тех, кто не хочет думать. Например, вариант: все конкуренты так делают — и мы так сделаем. При этом вас предупреждают, что рассчитывают на wow-эффект. Такие люди игнорируют любые аргументы, рациональные предложения, не выходят на связь. Сюда же авторы, копирайтеры, которые пропускают комментарии, правки, по многу раз повторяют одни и те же ошибки. Мол, и так сойдет, а вдруг прокатит.

Что делать, если нет вдохновения?

Как писать, когда не пишется? Если не лезет? И поэтому срываются все сроки, портится репутация. Здесь возможны два варианта ответа.

• отказаться от заказа, задачи (как можно быстрее. Сейчас);

• просто сделать.

В первом случае — не всем же тексты писать, в самом деле. Не в глобальном смысле. Не берите этот заказ, честно скажите, что не напишите статью или не сделаете описание товаров для секс-шопа. 

Но если нет возможности отказаться — нужны деньги, хотите научиться писать на разные темы, значит придется просто сделать.

Как сделать, когда не хочется, но надо?

Если вы понимаете и знаете смысл слова «надо», можете пропустить этот блок. Если «надо» вызывает дикое сопротивление, и вы ждете вдохновения, особого состояния, рекомендую прочитать статью Збынека Драба о том, почему мотивация вторична по отношению к дисциплине.

Да, когда нет вдохновения и начинаешь писать текст, это трудно и хочется выть (мне). Но вот на что я обратила внимание: когда появляется вступление, первый абзац, затем — второй и третий. Тогда становится легче, приходит азарт. Да, не вдохновение, но в этот момент вы понимаете — формируется мощный навык, который дает преимущество перед коллегами и делает из вас копирайтера-профессионала (редактора, автора), а не «свободного художника».

Пишите на всем готовом

Я вру, когда говорю, что можно так просто сесть и написать статью. Особенно, по теме, которая не драйвит. Иногда помогает погружение: в свое время я писала статьи о том, как делают красные кирпичи, строительную арматуру и в чем суть поверки теодолитов и нивелиров. Мне было неинтересно, но, общаясь со специалистами, я вовлекалась и пыталась разобраться в теме. Чаще всего это получалось.

Меня драйвило, когда я начинала понимать и могла объяснить что-то сложное простыми словами. Конечно, существовали темы, которые от этого не становились интереснее. И со временем я нашла другую фишку — «собирать» материалы, используя шаблоны, планы.

Например, в блоге мы публикуем кейсы. И, как во всех процессах нашей компании, здесь все автоматизировано: существует шаблон со стандартным набором вопросов для автора кейса.

Это не значит, что автор должен находиться только в рамках этих вопросов (проекты, бюджеты, задачи могут сильно отличаться и нет универсальных решений для всех бизнесов). Тем не менее, существует алгоритм, по которому строится сотрудничество агентства и заказчика услуг.

Автор отвечает на вопросы, добавляет необходимые компоненты такого материала (отзыв клиента, скриншоты до и после; комментарий проектного менеджера). Бывает, что даже без вдохновения складывается «скелет» будущего кейса и только потом этот скелет обрастает «мясом» (связками, переходами, комментариями и блоками об особенностях той или иной ниши бизнеса, рынка). 

Шаблон можно составить самостоятельно или взять готовый практически под любой текст. Пример шаблона хорошей истории я нашла в книге Пола Смита «Мастер историй» — директора по коммуникациям и потребительским исследованиям в Procter & Gamble:

1. Субъект (персонаж) вымышленный или реальный, с которым аудитория может ассоциировать себя.
2. Стремление персонажа.
3. Препятствия на пути персонажа, антагонист истории.
4. Действие: конфликт, неудачи, взлеты и падения.
5. Результат: что произошло в конце (победил, проиграл).
6. Мораль истории. Заключение должно быть связано с целью истории.
7. Зачем — вывод. Побудите аудиторию сделать то, что вы хотите.

Идеальный, на мой взгляд шаблон продающего текста дан в уже упомянутой книге Дмитрия Кота. Рекомендую эту книгу всем, кто хочет работать быстро и эффективно.

Крадите

Коллекционируйте идеи и форматы: вырабатывайте привычку собирать интересные примеры работы коллег. Подводка к тексту, выводы. Видите нестандартную структуру кейса в блоге конкурентов — возьмите на заметку. Такая насмотренность, начитанность позволяет со временем накопить много материала для работы. В момент очередного ступора откройте папку или документ со всем «натыренным», просмотрите, перечитайте — и наверняка придет в голову идея, поворот, необычная схема развития повествования.

Не ждите музу

Начинайте оттуда, откуда можете. Если это блок лендинга (преимущества продукта или услуги) — пишите его. Есть отзывы — разместите их в документе. Если у вас есть шаблон или план материала, тогда есть и место для старта. Этот же прием поможет побороть страх чистого листа.

Пишите всё подряд

Способ, который я позаимствовала из фрирайтинга — техники, позволяющей «разгрузить» голову. Когда настигает ступор, нет сил и желания писать запланированный текст, прямо в черновике пишу все, что хочу, приходит в голову. Конечно, иногда идеи тоже заканчиваются, их просто нет. Тогда на листе появляется список продуктов, размышления о жизни, короткие истории, зарисовки или мои наблюдения.

Важно: обязательно потом перечитать и убрать все ненужное. А то, знаете ли, бывали случаи, когда в тексте оставалась что-то вроде «Десяток яиц, лимон и авокадо».

Один мой знакомый во время написания научных статей выходил из ступора нестандартно — матерился. Непосредственно в документе. Это помогало снять напряжение и выплеснуть злость. Наверное, вам это знакомо: когда смотришь в текст и понимаешь — ничего в голову не лезет, а закончить надо хотя бы потому, что завтра не хочется к этому возвращаться.

Переключитесь на другую задачу

Иногда продуктивность и вдохновение приходят, когда я перестаю напряженно думать над чем-то вроде: «Как же здесь сделать переход от одной мысли к другой»? Я выработала привычку приступать к другой задаче, включаться в неё (составление технического задания для дизайнера, пушинг авторов, ответ на письмо по почте). Через 30 минут-час или два либо внезапно приходит ответ на мучивший меня вопрос, либо я возвращаюсь к тексту и нахожу решение.

Перестаньте оглядываться на Ильяхова

Бывает очень плохо, когда у автора нет авторитетов и он считает себя гением, великим писателем. Другая крайность — автор преклоняется перед каким-то одним профессионалом и везде, во всем старается следовать его заветам. Яркий пример — инфостиль. По своему опыту скажу, что он не заходил, когда надо было писать тексты для продажи психологических тренингов. Вот где нужно было использовать общие фразы, красивые слова, метафоры, даже штампы хорошо продавали. Сколько времени я потратила, выбирая конкретные формулировки, выбивая из тренеров точные запросы потенциальных клиентов!

Меня не устраивали варианты вроде «хочу вернуть себе себя», «заела рутина», «жизнь потеряла краски». Не устраивали, но заказчик настаивал — пришлось оставить.

В итоге мне показали анкеты, заполненные участниками тренинга. На вопрос «почему вы решили посетить это мероприятие?» превалировали ответы: «Я не ощущаю вкус жизни», «потеряла себя, мне нужна помощь», «делаю все на автомате, хочу слышать себя». С тех пор я решила больше внимания уделять запросам и потребностям аудитории, а не бездумно использовать фишки, стили, методы крутых коллег.

Будьте честными с собой/изучите себя

Стать четким и делать в срок помогает знание себя, особенностей своего физического здоровья. Например, если вам, как и мне нельзя не спать ночью, иначе потом голова не варит и сложно работать — все ночные посиделки с друзьями и три сезона сериала оставьте на выходной. Но только тот, который не накануне рабочей недели. Точно так же, планируя задачи, соглашаясь на заказ, учтите, что в этот период — день рождения лучшего друга, встреча выпускников, вечеринка в клубе.

Заложите это время в дедлайн и будет вам счастье.

Кроме того, придется повзрослеть: помнить, что надо надеть шапку, запастись витаминами и принимать их в межсезонье и так далее. Зачем? Чтобы в один прекрасный день не слечь с ломотой в теле и температурой под 40 и винить себя за срыв сроков, потерянные деньги, подпорченную репутацию, перенос важного проекта.

Сделайте свое рабочее местом силы

Долгое время мой рабочий стол был местом для хлама: всевозможные огрызки бумажек, блокноты, исписанные только наполовину или вообще с двумя предложениями на первой страничке. Та же картина наблюдалась дома, когда я  работала на фрилансе. Именно в тот период я нашла книгу об организации рабочего пространства и тайм-менеджменте для творческих людей (людей творческих профессий) — лайфхаки иллюстратора Яны Франк, «Муза и чудовище»

Там на меня произвела впечатление история про американских домохозяек. Если кратко, суть такова: женщины откладывали и делали определенные дела по дому, когда накапливалась гора (неглаженных вещей, грязной посуды) в случае, если выполнить задачу было неудобно или энергозатратно. Например, чтобы погладить белье, нужно идти за гладильной доской в чулан или на чердак. Достаточно переместить ее поближе — и сопротивления гладить вещи пропадало.

Так я начала избавляться от хлама на столе. Он отвлекал меня, глядя на свое рабочее место, мне не хотелось работать. 

Когда просто лень

Про лень написано много, сказано еще больше. Для меня лень — это перечень всего того, о чем сказано выше, плюс накопленная усталость. Когда я начинаю откладывать и саботировать написание текста, редактуру, скорее всего я устала. И глобально и локально — то есть от конкретной задачи. Наверняка у вас бывали такие задания (тексты), которые переживали десятки кругов правок и утверждений. И в какой-то момент, читая этот материал, вас начинало укачивать.

Что делать — отдохнуть. Нет такой возможности? Просто уйти домой пораньше или поспать, сделать паузу в работе (не переключаясь на другую задачу). В идеале — забыть про текст на день или два (вы ведь заложили эту ситуацию в дедлайн?).

Ещё вариант — попросить коллегу (коллег) перечитать текст и оставить комментарии.

Постарайтесь работать без героизма и мазохизма. Когда я пытаюсь быть героем и прыгнуть выше головы, мне помогает история, которая произошла с одной советской актрисой.

Не помню, стала ли после этого она беречь себя и чаще отдыхать.

Но я надеюсь, что вы станете.

А как же быть с обстоятельствами непреодолимой силы, о которых я упомянула в самом начале? Они будут возникать так или иначе, но не так часто или крайне редко, или вообще не возникнут, если вы:

• минимизируете риски и заранее заложите время на хаос в дедлайн;
• найдете не одного, а двух экспертов, которые смогут вычитать текст;
• оговорите (кстати, письменно!) с заказчиком все детали сотрудничества;
• будете внимательны к своему здоровью.