Джедайские техники в IT, или Как меньше страдать на работе

Результативность, самоорганизация, тайм-менеджмент. Человек требует от себя и других в работе быть многозадачным, всегда сфокусированным, ничего не забывать. Но на деле большую часть времени работает в полуавтоматическом режиме. Как при этом быть эффективным, можно прочитать в книге Максима Дорофеева «Джедайские техники». Она вдохновила меня разработать свою систему самоорганизации и взаимодействия с подчиненными. Об этом и расскажу в посте. Для примера возьму кейсы из своей работы.

Автор собрал информацию по личной эффективности и управлению своим временем, зафиксировал все самое главное и выдал конспект. Это выгодно отличает «Техники» от других подобных книг, где один тезис или идею раскатывают на 300 страниц.

Книга помогает построить работу так, чтобы разделить ее на части:

• в сфокусированном максимально мощном режиме все подготовить, настроить и организовать;
• в этом организованном пространстве выполнять все необходимое на полуавтомате и находить время для творчества.

Что записано — то сделано, что не записано — не сделано и очень мешает жить

Что бывает, когда мы полагаемся на свою память? Мы забываем.

Вспомните, сколько раз было так, что перед обедом кто-то пишет вам в Telegram, а вы думаете: «Приду и отпишусь». А когда возвращаетесь, открываете, возможно, тот же мессенджер, видите другой не менее важный или более срочный вопрос и отвечаете на него. О первом вспоминаете в лучшем случае через неделю.

Со временем такой «чемодан без ручки» вырастает, и когда вы видите свой гигантский багаж, к нему страшно приближаться: если начать разгребать, уйдет неделя. Поэтому, например, элементарный навык с отложенными сообщениями (в Telegram есть такая функция) очень помогает.

Как еще растут чемоданы? Я заметил, что люди часто думают за других.

Недавно общался с сотрудником и попросил его показать, как он работает с нашим планировщиком — ПланФикс. Оказалось, он использует старые версии рабочих пространств, и ему неудобно. Он слышал, что есть новая версия, знает, что около полугода сотрудники работают в новых пространствах. Но ему неловко спросить, он уже решил за других, что все слишком заняты, чтобы помочь.

Вывод — записывайте все микрозадачи и выделяйте на них время, чтобы потом не собралась гора чемоданов.

Разгружайте рабочую память

Рабочая — это те мысли, которые сейчас крутятся в голове: не забыть поставить кампании бюджета, написать Пете, чтобы он скинул баннеры, вечером купить молоко… Вот в этом месте вы зависаете. А потом сбиваетесь и пытаетесь восстановить мысленно свой список, начиная со слов: «купить молоко».

Уйма времени уходит на то, чтобы загнать себе в голову какой-то чек-лист. А его нужно выгрузить из головы: на бумагу или в онлайн докс.

Задачу нужно делать в какой-то последовательности: вот я открыл задачу, прочитал, что нужно в ней сделать, и тут же приступил к выполнению. Потом оказывается, что выполнял задачу не совсем в той последовательности, в которой следовало. Что-то забыл и поэтому, дойдя до пункта восемь, вернулся к третьему и начал сначала. В итоге, потерял уйму времени.

Поэтому всем новичкам я настойчиво советую приучать себя к чек-листам. Не принципиально, где и как: в доксе, на салфетке, в блокноте, в самой задаче.

За который вам нужно составить чек-лист, выложив его на бумагу. Там будет гораздо понятнее, что пункт третий и восьмой лучше поменять местами, четвертый можно не делать, а по второму нужно спросить у коллеги. В этот момент вы начинаете параллелить эти процессы. Пока дожидаетесь ответа на спорный вопрос, выполняете другую задачу и/или продумываете более оптимальный для себя процесс решения.

Превратите рутину в ритуал

Кроме задач, где есть пространство для маневра, разные варианты решения, существуют еще и рутинные. Их выполняют постоянно. Чтобы не ставить напоминалки, придумывать сложные схемы, как их запомнить, чтобы они закрепились на уровне рефлексов, можно перевести такие задачи в ритуалы. Ритуалы появляются не сразу, несколько недель рутинные задачи придется выполнять с напоминанием. Но потом все будет происходить автоматически.

Всем своим новичкам я ставлю задачи по ежедневному планированию:

• проверить все уведомления;
• посмотреть, какие обновления появились по задачам;
• сформировать себе план работы на день;
• только потом начать работу.

Недавно специалист, у которого такая задача стоит около года, признался: он выполняет ее без задачи. То есть не заходит в нее, но делает все рефлекторно. Только по завершении всех пунктов принимает задачу в работу и сразу переводит ее в статус «Завершенная».

Кстати, некоторые рефлекторные процессы можно «цеплять» на внешние действия. Сотрудник пришел в офис — идет делать кофе — поставил кружку на стол — сделал Х.

Махинация с терминами. Лайфхак

Рано или поздно любой новичок приходит ко мне и признается, что не очень уверенно чувствует себя в такой области, как аналитика. Опыт показывает, что с таким запросом приходит 9 из 10 специалистов. И тогда можно спросить:

В голове выстраивается определенная картинка. Уходят проблемы, которые формируются из-за сопротивления — а мы всего лишь заменили термин.

Регулярно проводите обзор своей системы работы

Есть какой-то фреймворк, рабочий процесс, который задается компанией, коллективом. Например, как я уже говорил, в Netpeak используют планировщик ПланФикс. При этом у каждого внутри этого фреймворка свои наработки и доработки. Что-то специалист делает таким образом, что-то иначе.

Однажды у меня возникла ситуация, когда я работал с двумя типами задач.

Первый — когда что-то горело, ломалось, надо куда-то бежать — забирал 90% времени. 10% — стратегические таски. Сделать шаблон отчета, вычитать вопросы из тестового задания для новичков или придумать вопросы для тестового по вакансиям. Без реального дедлайна, но их нужно сделать.

Приоритет отдается задачам по проектам, и они могут занимать все 100% времени. Я ничего не успевал выполнять по задачам, которые откладывал. И откладывал их бесконечно.

Тогда я взял два дня работы из дома, отключил все, что может писать и уведомлять. За несколько дней полностью пересобрал фильтры в почте, в ПланФиксе, удалил уйму ненужных задач.

В целом произвел обзор, какие задачи ко мне приходят, насколько они ценные, важные, срочные. По этим данным создал свою версию рабочей системы.

Однако формат работ изменяется постоянно. Приходят новые люди, изменяется карьерная лестница или, скажем, меняется количество проектов.

Поэтому каждые полгода я делаю то же самое. Только теперь у меня это занимает часа три-четыре — до одного рабочего дня.

1. Как руководителю построить сильную команду и не сойти с ума.
2. Как специалисту по контекстной рекламе прокачать soft skills.
3. Как работой гореть, но не сгорать — личный опыт.

Точно так же я рекомендую делать всем своим подчиненным. Тот формат работы, который они задали полгода назад уже может быть не совсем актуальным. Вероятно, произошла прокачка скиллов и сейчас они могут придумать более эффективный способ что-то делать.

Ретроспективе анализа собственных процессов уделяется, как правило, мало времени.

Но прошел год, появились другие инструменты, приоритеты. Задачи, которые три года назад были с высоким приоритетом, сегодня уже никто не делает. Потому что, например, они автоматизированы. Естественно, меняется фокус контроля.
Так, у меня есть «Список контроля» в доксе:

• все, что я контролирую;
• как я это делаю;
• уйма регулярных задач.

Кстати, этот список сейчас требует корректировки, потому что данную версию я делал месяцев восемь назад. Уже появились новые задачи, старые ушли, ко мне приходят задачи, которые уже не я выполняю — и я их просто отклоняю.

Планировать больше — успевать больше. Лайфхак

Я верю, что работа занимает все отведенное на нее время. Представим, что вы в течение 8-часового рабочего дня делаете пять однотипных задач. И вот появляется такая же, но шестая и, казалось бы, она не помещается. Но что-то происходит — и вы просто берете и делаете шесть задач.

Как это работает: нужно сделать шесть задач и вы подстраиваетесь, больше фокусируетесь и выполняете их все.

Важно: человек не просто берет проект, а пересматривает свой список задач. Возможно, там найдутся менее приоритетные. Получается, при той же нагрузке и усталости, больший портфель.

Я применяю этот метод около 3 лет, и еще ни разу никто не вернул новый проект. Конечно, бывают ситуации, когда человек перегружен, и увеличивать его объем работы нельзя.

Исключите вредные переключения

Об этом написано очень много статей. Но давайте напомню, что необходимо отключать все всплывающие сообщения, уведомления, все что мигает и требует к себе внимания.

Когда мы работали в офисах, и я ходил на встречи с новичками, часто специалист показывал что-то на ноутбуке, и я замечал:

• у него всплывают и мигают различные уведомления;
• у человека выработан рефлекс проверки — он может сидеть и что-то показывать мне, но при этом часто переключаться на вкладку в Telegram. Даже, если никаких уведомлений не было.

Это привычка держать все под контролем. А вдруг, пока мы здесь семь минут говорили, что-то случилось, и срочно нужна реакция или действие на это событие?

Я предлагал отключить уведомления, на что специалист выдвигал опасение: он может пропустить важное сообщение. И мы договаривались на тест: три дня без уведомлений, если будет некомфортно, возвращаем все обратно. Пока что никто обратно не переключался.

Когда отключается бесконечный контроль за входящими сообщениями, количество задач, которые может выполнить новичок, вырастает в полтора-два раза.

Сеансы связи. Лайфхак

Иногда лучше физически выключать мессенджеры — закрывать программы. Затем работать интервалами: 45 минут и 5-10 на отдых. Периоды времени подбираются индивидуально, но в целом идея в том, что у вас есть период, который можно потратить на то, чтобы:

• выйти на связь — проверить, что произошло;
• отдохнуть — выпить чай, пойти в туалет, просто посмотреть в окно.

Да, иногда им пишут и пушат: где ты, почему не отвечаешь, но сотрудник, который коммуницирует с таким человеком, привыкает, что не получит мгновенный ответ. И для новичков это один из самых мощных бустов эффективности. Они перестают даже стремиться в режиме реального времени ответить на все входящие сообщения. Почему-то такая идея в принципе существует.

Как контролировать тех, кто не хочет пропустить горящее сообщение

Даже находясь в офисе, нельзя стоять над человеком, смотреть в экран его ноутбука и считать, сколько раз он переключился на мессенджеры.

Главный признак переключения: человек постоянно не успевает. Еще один — когда спрашиваете, как дела, он отвечает, что все как-то непонятно. Он все успевает, но нет ощущения контроля. Вместо этого кажется, будто что-то забыл, есть срочные задачи, которые сейчас не выполняются.

Человек расфокусирован и тратит много времени на переключение между задачами.

Когда я задаю вопрос специалисту, вижу, с какой скоростью он отвечает. Если в течение недели я написал ему четыре вопроса, и каждый раз он отвечал в течение двух минут, значит, сидит в режиме онлайн и мониторит мессенджер.

У нас есть также чаты для общения специалистов. И я по работе довольно часто за ними наблюдаю, отвечаю там. Вижу, как быстро начинает отвечать каждый специалист.

Инкубация идей

В работе мы сталкиваемся с разными задачами. Существуют такие, которые нужно делать, а есть задачи на подумать — нужно ли их выполнять.

То, с чем я сталкиваюсь каждый день. Есть задача — запустить по пять кампании для трех категорий товаров на сайте. В общем 15 задач, но мы объединяем их в одну. Почему это ошибка? Сложно контролировать выполнение. А еще сам исполнитель видит огромный кусок работы, и это его тормозит.

Неизвестность пугает. Когда непонятно, сколько времени это займет, понадобится ли дополнительная информация, чья-то помощь, мозг решает сначала сделать то, что проще (понятнее), а потом заняться непонятным. В нашей работе есть задачи, которые могут годами так выполняться.

Если бы задачу разбили по шагам, она бы сделалась на 40%, а не на 0%. Когда задача сделана на 40%, понятно, что с ней делать — сесть и добить. И ты за три месяца делаешь 40%, а 60% — за два дня.

Как не превратиться в биоробота

Когда объясняешь специалисту или самому себе, что многие проблемы можно решить регулярными задачами, систематизацией процессов, встречаешь сопротивление.

Хотя если смотреть на результаты по нашим проектам, как они растут, как развиваются, этот хаотичный творческий режим практически никогда не приводит к адекватному креативу и высоким результатам.

Только когда человек настроит свою систему, чтобы рутинные задачи выполнять автоматически, появится время на творчество. Ведь так можно минимизировать ситуацию «ай, ай, ай, все побежали тушить пожар».

Ни одна профессия не возможна без регулярности и периодичности. Будь ты писателем или художником, тебе нужно делать это каждый день или несколько раз в неделю. Если писать сегодня и, условно, через три месяца — ничего не получится.

Да, есть исключения, определенные самородки, которые работают в полном хаосе и выдают при этом результат.

Кстати, это тоже система. Но другая. Я смотрю на нее и не понимаю, как она работает. Но она там есть. Даже если человек не может выложить ее на бумагу и описать. Ведь такой сотрудник тоже каким-то образом приоритезирует свои задачи. Просто когда это выкладывается на бумагу, проще понять и оптимизировать.

Не забивайте на регулярные задачи

Регулярность — очень важный аспект. У человека есть система, неважно, какой она крутости, но она есть. В момент аврала в голову приходит идея: вот сейчас отменю задачу по планированию и сэкономлю на этом время. Ничего страшного.

Желание отложить регулярность очень опасно. Ты сэкономил полчаса. Но из-за переключений и других лишних движений потерял не 30 минут, а полтора часа. Нужно собрать силу воли в кулак и спокойно сесть за планирование: дом горит, но мы изучим план эвакуации при пожаре, чтобы только потом выбегать.

Вы никогда не выполните 100% задач — смиритесь

Да, даже при планировании и четкой регулярности вы никогда не сделаете все, что хотите и расписали. Даже так: если выполнили 100% того, что планировали, значит, плохо планировали.

Да, бывают дни, когда вы справились со 100% задач. Но если говорить про какие-то существенные отрезки времени (неделя, месяц), здесь все обстоит иначе.

Недавно я общался со специалистом, у которого проблема с планированием. Оказалось, его демотивирует сама невозможность выполнить план на 100%. А этого и не нужно делать.

Это как поход в супермаркет. Мне нужно купить йогурт, и в магазине их 50 видов. Но я выбираю из пяти. Отсеиваю те, которые мне в принципе никогда не интересны, отсеиваю большие банки, маленькие, детские, с шоколадом и витаминизированные. Остается пять, которые +/- попадают под мои критерии. Но если там будет всего пять йогуртов, гораздо сложнее выбрать тот, что мне нравится.

Из моего опыта, я бы сказал, что план выполненный на 80% — хороший план.

Запомнить

Чтобы все успевать, выполнять задачи эффективно и не страдать на работе, важно выстроить свою систему. Которая включает:

1. Записывать все микрозадачи и выделять на них время, чтобы они не накапливались.
2. Составлять чек-листы и работать по ним, чтобы не нагружать рабочую память.
3. Рутинную работу доводить до рефлекса.
4. Периодически проверять и обновлять систему своей работы.
5. Оценивать задачи, превращать их в понятные, а уже затем срочные или важные.
6. Не стоит отменять рутинные задачи ради экономии времени. В итоге это съест ваше время.

Также предлагаю несколько практических лайфхаков:

• если что-то вызывает неуверенность, назовите это понятными словами, и работа пойдет;
• планируйте больше и будете успевать больше;
• отключайте мессенджеры во время работы, лишь периодически выходите на «сеансы связи».

Эту систему и лайфхаки я выработал, в том числе, благодаря книге Максима Дорофеева «Джедайские техники», которую рекомендую всем офисным сотрудникам и фрилансерам.