Как написать follow up, чтобы от него был результат?
Follow up (FU) — письмо, которое составляют и рассылают всем участникам по итогам встречи. Цель — зафиксировать результаты и установить связь между собеседниками.
Научиться составлять FU полезно всем: руководителям, инициирующим собрания коллектива, менеджерам, которые проводят переговоры с клиентами, соискателям, проходящим интервью.
В статье я делюсь инструкцией по составлению и оформлению FU, которую используют в Netpeak Group.
Для каких встреч follow up обязателен
По итогам любой деловой встречи полезно составить краткий конспект. Это поможет структурировать мысли и сделать выводы. Такой FU хорошо написать для себя. Но есть случаи, когда необходимо написать итоговое письмо для всех участников встречи.
В Netpeak Group определили два типа таких встреч:
- Когда обсуждаем условия, которые нужно зафиксировать: сотрудничество, мотивацию, работу, функциональные обязанности, карьерный рост, пересмотр ставок и так далее.
- Когда участников больше двух, и мы приняли решение о дальнейших действиях: выполнить задачу, позвонить клиенту, встретиться с сотрудником, написать партнеру.
Если встречаются только два сотрудника, они не пишут FU — просто вносят задачи в планировщик (в нашем случае, ПланФикс).
Кто пишет FU
FU по итогам беседы с не более чем тремя участниками — на инициаторе встречи.
Если участников больше трех, инициатор назначает ответственного за ведение FU (это может быть и он сам).
Когда пишут FU
Follow up обязательно пишут во время встречи, а не после нее.
По завершении, ответственный за FU читает его, чтобы свериться с участниками, все ли правильно он зафиксировал. Так можно:
- записать все договоренности, если ответственный за FU что-то упустил;
- убедиться, что все говорят «на одном языке».
Например, договорились о выполнении задачи. Вы поняли, что крайний срок выполнения задачи — январь. А постановщику необходим результат до начала нового календарного года, то есть в декабре. Вы читаете follow up, где указали сроки. Вторая сторона увидела неточность в датах и быстро отреагировала. Результат — минус один конфликт и обида за сорванный дедлайн.
FU: что внутри
- FU — это резюме, а не конспект или стенограмма. Здесь описан результат, а не процесс обсуждения. По сути, это — список задач.
Изложение задачи — максимально четкое, понятное и исчерпывающее. Так, чтобы сотрудник, которого не было на встрече, понял суть договоренностей: кто, что и в какие сроки должен сделать.
Описание допускается, если договорились, каким образом выполнить задачу. Не так: «Вася покажет Пете, как делать докс». А вот так: «Решили сделать докс с публикациями, готовыми к вёрстке в блоге. Его сделает Вася, а заполнять докс на регулярной основе будет Петя».
- Убираем из текста незнакомые слова (термины, сленг). Используем простые предложения. Информацию структурируем и подаем в виде списка.
- Каждый пункт FU должен побуждать определенного сотрудника к действию.
То есть, пишем не абстрактно: «Надо сделать докс», — а конкретно: «[Nickname] (в группе компаний Netpeak вместо имен используются ники сотрудников) сделает докс».
Важно: используем глаголы совершенного вида (отвечает на вопрос: что сделать?). Не «Вася делает докс», а «Вася сделает докс».
- У каждого пункта FU должен быть один ответственный за выполнение. Если назначать двоих и более, результата не дождётесь. Каждый будет думать, что сделает другой.
- Для выполнения задач указываем четкие дедлайны.
Пример FU
Вопрос: Инвентаризация ТМЦ: как контролировать, чтобы использовали имеющуюся технику, а не закупали еще новую.
FU:
- Провести инвентаризацию всей техники: ноуты, мониторы, гарнитуры, роутеры, проекторы, камеры, видеотехника, колонки, системные блоки. То есть все, кроме периферии: мышек, клавиатур.
Ответственный: Инт. Дедлайн — до 31.01.2020.
- В шаблоне чек-листа на увольнение добавить задачу о том, что Административный координатор должна принять технику у увольняющегося (ноут нужно принимать только с блоком питания) и внести данные в инвентаризационный документ, а увольняющийся — сдать технику Административному координатору, а не оставить её на столе. С момента приема до передачи техники сисадмину ответственность за нее несет Административный координатор.
Ответственный: Сойер. Дедлайн — до 31.01.2020.
Как оформить email с FU, чтобы он не потерялся
- FU всегда рассылается по корпоративным электронным адресам всех участников встречи.
Это нужно, чтобы при необходимости вы не искали FU во всех мессенджерах и блокнотах. А знали, что он может быть только на почте.
В поле «Кому» указывайте всех участников митинга и ответственных за задачи.
В «Копию» — тех, кто должен быть в курсе (если таковые есть).
- Тема письма оформляется по шаблону:
Follow up [участники встречи или домен проекта] [дата встречи] / [краткая суть встречи] [при необходимости можно добавить ключевые слова, которые помогут найти письмо]
Пример: «Follow up Pachulya & Irbin 15.08.2019 / требовательность в работе».
- Если встречи между сотрудниками (не с клиентами!) проходят регулярно, то FU нужно писать в одной цепочке писем.
В этом случае тема письма будет такой: «Follow up [участники встречи] / Регулярные встречи».
Если регулярные встречи проходят по одной теме, то шаблон такой: «Follow up [участники встречи] / регулярные встречи / [ключевые слова по встрече]».
Пример: «Лунаход, Слав и Вин проводят регулярные встречи по двум темам: roadmap разработки / набор сотрудников».
В этом случае темы фоллоуапов будут такие:
- «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / roadmap разработки / роадмэп»;
- «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / набор сотрудников / рекрутинг, вакансии».
- К письму с FU ответственный за его написание прикрепляет фото тезисов, если на встрече кто-то записывал их на флипчарте или листе.
- Перед отправкой ответственный за написание FU проставляет всем задачи в ПланФикс, а ссылки на них размещает в письме.
Сам по себе follow up не обязывает сотрудника выполнять задачу. Для этого она должна быть указана в ПланФикс.
Выводы
Follow up — резюме с итогами встречи. Это рабочий документ, который должен:
- быть понятен всем, кто его прочтет, а не только участникам встречи;
- содержать лишь решения и задачи без абстрактных описаний;
- назначать не более одного ответственного для каждой задачи;
- устанавливать сроки выполнения задач.
Единственное место, где может находиться FU — это электронный ящик.
Тема письма с FU оформляется по определённому шаблону, что облегчает его поиск.
Оригинал поста — в телеграм-канале Оля Пачесна та доказовий менеджмент. Здесь много информации о самоорганизации, прокачке софт и хард-скиллов, управлении бизнесом и процессами.
По теме
Восемь способов сделать так, чтобы люди покупали в вашем блоге
В этой статье поделюсь способами, благодаря которым вы превратите читателей вашего блога в клиентов
Репутация бренда в интернете — SERM для бизнеса
Плюс чек-лист с обязательными имиджевыми шагами для молодых компаний, которые слабо представлены в сети.
Свежее
Кейс: как увеличить показы и установки приложения на 16% за две недели
Подробно о том, как мы улучшили позиции в топе и видимость в поисковой выдаче
Как легко запомнить пароли, пин-коды, телефоны и все важное
В статье поделюсь несколькими лайфхаками, которые помогут сохранить вашу память (и нервы!) и вовремя вспоминать, наконец, пин-коды банковских карт, исторические даты и другие важные вещи
Как оптимизировать конверсии для страниц приложения в App Store и Google Play
Какие поля и параметры имеют больше значения, и как выжать из них все