Как написать follow up, чтобы от него был результат?

Follow up (FU) — письмо, которое составляют и рассылают по итогам встречи всем участникам. Его цель — зафиксировать результаты и установить связь между собеседниками.

Умение составлять FU полезно всем: руководителям, инициирующим собрания коллектива, менеджерам, которые проводят переговоры с клиентами, соискателям, проходящим интервью.

В этой статье — инструкция по составлению и оформлению FU, которую используют в Netpeak Group.

Для каких встреч follow up обязателен

По итогам любой деловой встречи полезно составить краткий конспект. Это поможет структурировать мысли и сделать выводы. Такой FU хорошо написать для себя. Но есть случаи, когда необходимо написать итоговое письмо для всех участников встречи.

В Netpeak Group определили два типа таких встреч:

1. Когда обсуждаем условия, которые нужно зафиксировать: сотрудничество, мотивацию, работу, функциональные обязанности, карьерный рост, пересмотр ставок и так далее.
2. Когда участников больше двух, и мы приняли решение о дальнейших действиях: выполнить задачу, позвонить клиенту, встретиться с сотрудником, написать партнеру.

Если встречаются только два сотрудника, они не пишут FU — просто вносят задачи в планировщик (в нашем случае, ПланФикс).

Кто пишет FU?

FU по итогам беседы с не более чем тремя участниками — на инициаторе встречи.

Если участников больше трех, инициатор назначает ответственного за ведение FU (это может быть и он сам).

Когда пишут FU?

Follow up обязательно пишут во время встречи, а не после нее.

По завершении, ответственный за FU читает его, чтобы свериться с участниками, все ли правильно он зафиксировал. Так можно:

• записать все договоренности, если ответственный за FU что-то упустил;
• убедиться, что все говорят «на одном языке».

Например, договорились о выполнении задачи. Вы поняли, что крайний срок выполнения задачи — январь. А постановщику необходим результат до начала нового календарного года, то есть в декабре. Вы читаете follow up, где указали сроки. Вторая сторона увидела неточность в датах и быстро отреагировала. Результат — минус один конфликт и обида за сорванный дедлайн.

FU: что внутри?

1. FU — это резюме, а не конспект или стенограмма. Здесь описан результат, а не процесс обсуждения. По сути, это — список задач.

Изложение задачи — максимально четкое, понятное и исчерпывающее. Так, чтобы сотрудник, которого не было на встрече, понял суть договоренностей: кто, что и в какие сроки должен сделать.

Описание допускается, если договорились, каким образом выполнить задачу. Не так: «Вася покажет Пете, как делать докс». А вот так: «Решили сделать докс с публикациями, готовыми к вёрстке в блоге. Его сделает Вася, а заполнять докс на регулярной основе будет Петя».

2. Убираем из текста незнакомые слова (термины, сленг). Используем простые предложения. Информацию структурируем и подаем в виде списка.
3. Каждый пункт FU должен побуждать определенного сотрудника к действию.

То есть, пишем не абстрактно: «Надо сделать докс», — а конкретно: «[Nickname] (в группе компаний Netpeak вместо имен используются ники сотрудников) сделает докс».

Важно: используем глаголы совершенного вида (отвечает на вопрос: что сделать?). Не «Вася делает докс», а «Вася сделает докс».

4. У каждого пункта FU должен быть один ответственный за выполнение. Если назначать двоих и более, результата не дождётесь. Каждый будет думать, что сделает другой.
5. Для выполнения задач указываем четкие дедлайны.

Пример FU

Вопрос: Инвентаризация ТМЦ: как контролировать, чтобы использовали имеющуюся технику, а не закупали еще новую.

FU:

Как оформить email с FU, чтобы он не потерялся?

1. FU всегда рассылается по корпоративным электронным адресам всех участников встречи.

Это нужно, чтобы при необходимости вы не искали FU во всех мессенджерах и блокнотах. А знали, что он может быть только на почте.

В поле «Кому» указывайте всех участников митинга и ответственных за задачи.

В «Копию» — тех, кто должен быть в курсе (если таковые есть).

2. Тема письма оформляется по шаблону:

Пример: «Follow up Pachulya & Irbin 15.08.2019 / требовательность в работе».

3. Если встречи между сотрудниками (не с клиентами!) проходят регулярно, то FU нужно писать в одной цепочке писем.

В этом случае тема письма будет такой: «Follow up [участники встречи] / Регулярные встречи».

Если регулярные встречи проходят по одной теме, то шаблон такой: «Follow up [участники встречи] / регулярные встречи / [ключевые слова по встрече]».

Пример: «Лунаход, Слав и Вин проводят регулярные встречи по двум темам: roadmap разработки / набор сотрудников».

В этом случае темы фоллоуапов будут такие:

• «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / roadmap разработки / роадмэп»;
• «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / набор сотрудников / рекрутинг, вакансии».

4. К письму с FU ответственный за его написание прикрепляет фото тезисов, если на встрече кто-то записывал их на флипчарте или листе.
5. Перед отправкой ответственный за написание FU проставляет всем задачи в ПланФикс, а ссылки на них размещает в письме.

Сам по себе follow up не обязывает сотрудника выполнять задачу. Для этого она должна быть указана в ПланФикс.

Выводы

Follow up — резюме с итогами встречи. Это рабочий документ, который должен:

• быть понятен всем, кто его прочтет, а не только участникам встречи;
• содержать лишь решения и задачи без абстрактных описаний;
• назначать не более одного ответственного для каждой задачи;
• устанавливать сроки выполнения задач.

Единственное место, где может находиться FU — это электронный ящик.

Тема письма с FU оформляется по определённому шаблону, что облегчает его поиск.

Оригинал поста — в телеграм-канале HR-среда. Здесь много информации о самоорганизации, прокачке софт и хард-скиллов, управлении бизнесом и процессами.