Як написати follow up, щоб від нього був результат?
Follow up (FU) — лист, який складають та розсилають всім учасникам за підсумками зустрічі. Мета — зафіксувати результати та встановити зв’язок між співрозмовниками.
Навчитись складати FU корисно всім: керівникам, які ініціюють збори колективу, менеджерам, які проводять переговори з клієнтами, кандидатам, які проходять інтерв’ю.
У статті я ділюсь інструкцією зі складання та оформлення FU, яку використовують у Netpeak Group.
Для яких зустрічей follow up є обов’язковим
За підсумками будь-якої ділової зустрічі корисно скласти короткий конспект. Це допоможе структурувати думки та зробити висновки. Такий FU добре написати для себе. Але є випадки, коли потрібно написати підсумковий лист для всіх учасників зустрічі.
У Netpeak Group визначили два типи таких зустрічей:
- Коли обговорюємо умови, які слід зафіксувати: співробітництво, мотивацію, роботу, функціональні обов’язки, кар’єрне зростання, перегляд ставок тощо.
- Коли учасників понад два, і ми ухвалили рішення про подальші дії: виконати завдання, зателефонувати клієнтові, зустрітися зі співробітником, написати партнеру.
Якщо зустрічаються лише два співробітники, вони не пишуть FU — просто вносять завдання до планувальника (у нашому випадку, ПланФікс).
Хто пише FU?
FU за підсумками розмови не більш ніж з трьома учасниками пише ініціатор зустрічі.
Якщо учасників понад три, ініціатор призначає відповідального за ведення FU (це може бути він сам).
Коли пишуть FU?
Follow up обов’язково пишуть під час зустрічі, а не після неї.
На завершення відповідальний за FU читає його, щоб звіритися з учасниками, чи все правильно він зафіксував. Так можна:
- записати всі домовленості, якщо відповідальний за FU щось упустив;
- переконатися, що всі говорять «однією мовою».
Наприклад, домовились про виконання завдання. Ви зрозуміли, що останній термін виконання завдання — січень. А постановнику потрібен результат до початку нового календарного року, тобто у грудні. Ви читаєте follow up, де вказали терміни. Друга сторона побачила неточність у датах і швидко відреагувала. Результат — мінус один конфлікт та образа за зірваний дедлайн.
FU: що всередині?
- FU — це резюме, а не конспект чи стенограма. Тут описано результат, а не процес обговорення. По суті, це перелік задач.
Виклад завдання — максимально чіткий, зрозумілий та вичерпний. Так, щоб співробітник, якого не було на зустрічі, зрозумів суть домовленостей: хто, що й у який термін має зробити. Опис допускається, якщо домовилися, як виконати завдання.
Не так: «Вася покаже Петі, як робити докс».
А ось так: «Вирішили зробити докс із публікаціями, готовими до верстки у блозі. Його зробить Вася, а заповнювати докс на регулярній основі буде Петя».
- Забираємо з тексту незнайомі слова (терміни, сленг). Використовуємо прості речення. Інформацію структуруємо та подаємо у вигляді списку.
- Кожен пункт FU повинен спонукати певного працівника до дії.
Дія — це одиниця діяльності, яка спрямована на досягнення усвідомленої мети.
Тобто пишемо не абстрактно: «Треба зробити докс», — а конкретно: «[Nickname] (у групі компаній Netpeak замість імен використовуються ніки співробітників) зробить докс».
Важливо: використовуємо дієслова доконаного виду (відповідає на питання: що зробити?). Не «Вася робить докс», а «Вася зробить докс».
- Кожен пункт FU повинен мати одного відповідального за виконання. Якщо призначати двох і більше, результату не дочекаєтеся. Кожен думатиме, що зробить інший.
- Для виконання завдань вказуємо чіткі дедлайни.
Приклад FU
Питання: Інвентаризація ТМЦ: як контролювати, щоб використовували наявну техніку, а не закуповували ще нову.
FU:
- Провести інвентаризацію всієї техніки: ноути, монітори, гарнітури, роутери, проєктори, камери, відеотехніка, колонки, системні блоки. Тобто все, окрім периферії: мишок, клавіатур.
Відповідальний: Інт. Дедлайн — до 31.10.2023.
- У шаблоні чек-листа на звільнення додати завдання, що Адміністративний координатор має прийняти техніку у людини, яка звільняється (ноут потрібно приймати лише з блоком живлення) і внести дані в інвентаризаційний документ. Людина, що звільняється, має здати техніку Адміністративному координатору, а не залишити її на столі. З моменту приймання до передачі техніки сисадміну відповідальність за неї несе Адміністративний координатор.
Відповідальний: Сойєр. Дедлайн — до 31.10.2023.
Як оформити email з FU, щоб він не загубився?
- FU завжди розсилається на корпоративні електронні адреси всіх учасників зустрічі.
Це потрібно, щоб при необхідності ви не шукали FU у всіх месенджерах та блокнотах. А знали, що він може бути лише на пошті.
У полі «Кому» вказуйте всіх учасників мітингу та відповідальних за завдання.
У «Копію» — тих, хто має бути в курсі (якщо такі є).
- Тема листа оформляється за шаблоном:
Приклад: «Follow up Pachulya & Irbin 15.08.2023 / вимогливість у роботі».
- Якщо зустрічі між співробітниками (не з клієнтами!) проходять регулярно, то FU потрібно писати в одному ланцюжку листів.
У цьому випадку тема листа буде такою: «Follow up [учасники зустрічі] / Регулярні зустрічі».
Якщо регулярні зустрічі відбуваються з однієї теми, то шаблон такий: «Follow up [учасники зустрічі] / регулярні зустрічі / [ключові слова по зустрічі]».
Приклад: «Луноход, Слав та Він проводять регулярні зустрічі з двох тем: roadmap розробки / набір співробітників».
У цьому випадку теми FU будуть такі:
- «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярні зустрічі / roadmap розробки / роадмеп»;
- «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярні зустрічі / набір співробітників / рекрутинг, вакансії».
- До листа з FU відповідальний за його написання прикріплює фото тез, якщо на зустрічі хтось записував їх на фліпчарті чи аркуші.
- Перед відправкою відповідальний за написання FU проставляє всім завдання ПланФікс, а посилання на них розміщує в листі.
Сам собою follow up не зобов’язує співробітника виконувати завдання. Для цього воно має бути вказано у ПланФікс.
Висновки
Follow up — резюме із підсумками зустрічі. Це робочий документ, який повинен:
- бути зрозумілим усім, хто його прочитає, а не лише учасникам зустрічі;
- містити лише рішення та завдання без абстрактних описів;
- призначати не більше одного відповідального для кожного завдання;
- встановлювати терміни виконання завдань.
Єдине місце, де може бути FU — це електронна скринька.
Тема листа з FU оформлюється за певним шаблоном, що полегшує його пошук.
Оригінал посту — у телеграм-каналі Оля Пачесна та доказовий менеджмент. Тут багато інформації про самоорганізацію, прокачування софт та хард скілів, управління бізнесом та процесами.
Свіжі
Ідентифікатор потоку даних Google Analytics 4: що це таке, як його знайти та встановити
У цій статті розкажу, для чого потрібен ідентифікатор потоку даних в GA4, як його знайти та почати збирати дані
Як отримати цільового підписника на канал за 10 грн в ніші медицини. Кейс Pleso із Telegram Ads
В якості інструменту ми обрали Telegram Ads — нову для України послугу, яка дозволяє отримати швидкі результати і цікавить все більше бізнесів.
Як у «низький» сезон літнього SALE досягти доходу з email на 23% вище, ніж у високий — кейс PUMA
Окремі кампанії можуть тривати всього місяць, але принести значний дохід. Про це наш кейс з email-маркетингу для PUMA