Как превратиться в робота и повысить продуктивность — советы для CEO

Блог Netpeak задуман для интернет-маркетологов. Но нас читают много руководителей — мы решили подобрать полезный текст и для них. Микаэль Чо опубликовал на Quora заметку о личной эффективности. Мы допускаем, что подобные тезисы вы могли частично встречать раньше. Редакция публикует адаптированный перевод материала после предварительного краш-теста советов.

Микаэль Чо, Unsplash и Crew

Я основал два стартапа: фотосток Unsplash и Crew, сервис для дизайнеров и разработчиков на фрилансе. За четыре года моего руководства у Unsplash высокая посещаемость, а у Crew — миллионный годовой доход и средний годовой рост 300%.

Мне пришлось повысить личную продуктивность до максимума, чтобы проекты росли, и я при этом успевал жить. Продуктивный руководитель ничем не отличается от обычного продуктивного специалиста. Все дело в оптимизации рутины. Продуктивный CEO умеет не просто управлять временем, а распределять его между важными вещами.

Разумно распоряжаясь своим временем, вы сможете освободить несколько дополнительных дней. И потом использовать их для увеличения дохода. Например, продумать маркетинговую стратегию стартапа.

Я протестировал множество способов для улучшения продуктивности. Вот список, которым я в итоге пользуюсь.

1. Оставьте самое важное

Выбор одежды. Руководители вовлечены во все бизнес-процессы: от продаж до маркетинга, от найма персонала до привлечения инвестиций. На CEO лежит слишком много ответственности, чтобы уделить внимание всему одновременно. Существует лимит по количеству принятых решений в день.

Выдающиеся руководители, как Марк Цукерберг, фокусируются на самом приоритетном. И отсекают все лишнее.

Выбирать, что надеть — пустая трата времени в сравнении с принятием решения о влиянии Facebook на миллиарды пользователей. Вот почему Цукерберг ежедневно носит одинаковые футболки.

Он говорит, что хочет по возможности избавиться от принятия несущественных решений и думать только над тем, что принесет пользу обществу.

Отключите уведомления. Не все дела на самом деле срочные. Большинство могут подождать пару часов. Уведомления пожирают ваше внимание. Чтобы сконцентрироваться, отключите все автоматические сообщения на компьютере и телефоне.

Записывайте все. Намного сложнее сфокусироваться, когда идеи и задачи кружатся вихрем в голове. Я стараюсь не перегружать свой мозг лишней информацией, поэтому не пытаюсь все запомнить. Как только в голову приходит мысль, я делаю заметку на телефоне и возвращаюсь к ней позже.

Автоматизируйте все, что повторяется. Запишите в вашей работе все повторяющиеся действия. Мы используем таск-менеджер Trello для документирования всего. Мы пошагово фиксируем действия для автоматизации таких заданий, как настройка паролей для бронирования авиарейсов или, скажем, продвижение новой функции.

Удалите ненужные приложения. Выбор новой программы или переключение между установленными отнимает время. Вам не нужно десять аналогичных приложений. Выберите несколько универсальных. Не гонитесь за самыми модными — это лишние траты, если приложения потом окажутся ненужными. Я провожу 90% времени в Google Chrome, TextEdit, Trello и Google Docs.

2. Сконцентрируйтесь

Сортируйте задачи. Руководитель должен контролировать множество процессов. Чтобы не терять продуктивность во время переключения между задачами я группирую однотипные. На каждый блок я выделяю максимум по пару часов в зависимости от сложности.

Например, я проверяю Slack только дважды в день. Также я назначаю все встречи строго в обеденное время. Сортировка и группировка задач помогает мне сохранять концентрацию и выполнять больше задач за меньшее количество времени.

Сосредоточьтесь на одном. Не все часы одинаково продуктивны. Засиживаться на работе — не значит выполнять задачи качественнее.

В режиме многозадачности нам кажется, что мы выполнили больше заданий, но, по данным исследований, мы делаем меньше и допускаем больше ошибок.

Не отвлекайтесь. Когда я только начал работать в режиме экстремальной концентрации, было очень тяжело. Я надевал наушники и игнорировал коллег, если они пытались со мной заговорить. Я понимал, что иногда был груб, и это мне мешало сосредоточиться.

Лучше объяснить людям свой принцип работы, чем огрызаться или игнорировать окружающих, когда они вас отвлекают. Если промолчите, получите лишний стресс.

Вот сообщение, которое я отправляю своей жене перед перед погружением в задачу:

Если у вас есть дети и вам сложно не отвлекаться, попробуйте работать во время их сна — рано утром или поздно вечером.

Начинайте с простых задач. Иногда вы просыпаетесь без желания работать. Один из способов преодоления утренней сонливости — начать день с нескольких простых заданий. Чтобы настроиться на работу, я первым делом приступаю к чему-нибудь легкому типа чистки файлов на рабочем столе.

Все важное — утром. Биологические часы приводят нас в состояние максимальной боевой готовности утром. Даже если вы просыпаетесь поздно, все равно самое важное задание сделайте через несколько часов после пробуждения.

Ограничивайте свое рабочее время. Я работаю отрезками по час-полтора. Затем между ними делаю продолжительный перерыв.

Ученые Университета штата Флорида доказали, что лучшие результаты показали сотрудники, которые работали непрерывными 90-минутными сессиями и не более четырех с половиной часов в день.

Я чувствую максимальную глубину концентрации ближе к часу сосредоточенной работы. Ограничение времени на выполнение задания помогает в этом.

Раньше я планировал целые дни для сфокусированной работы. Несмотря на полный день в моем распоряжении, я прокрастинировал. Если есть куча времени для выполнения задачи, в график обязательно влезут второстепенные задания. Поэтому я пользуюсь таймером для четкой фиксации полуторачасовых промежутков.

3. Вспомните о здоровье

Просто двигайтесь. Хорошее физическое и моральное самочувствие также влияет на продуктивность. Боль мешает сконцентрироваться на задачах — вы будете думать о, например, ноющей спине, а не о работе. Понятно, для хорошего самочувствия нужно побольше двигаться. Но необязательно изнурять себя ежедневной сложной тренировкой.

Путешественник и автор National Geographic Дэн Бюттнер исследовал, какие факторы определяют продолжительность жизни. Он выяснил, что все долгожители регулярно в движении, будь-то ходьба, подъемы, приседания или работа в саду.

Проводите время с людьми, которые делают вас счастливыми. Это поможет вам чувствовать себя отлично. А значит, и лучше работать. Неважно, как много текущих задач у меня накопилось — семья всегда в приоритете. Она делает меня счастливым. Когда я возвращаюсь к работе, я ощущаю прилив бодрости.

Научитесь удобному правильному питанию. Оно поможет вам работать эффективнее. Вся проблема в нехватке времени: чтобы приготовить еду и как следует поесть, нужно до 2-3 часов в день. Это слишком много. Фишка в том, чтобы научиться правильно питаться по-быстрому.

Я готовлю большинство блюд примерно за 15 минут. Как правило, утром я съедаю 2 яйца с авокадо, а на обед — салат и что-то белковое. Я заказываю в продуктовом магазине одни и те же продукты, так что не парюсь о составлении меню.

Вот мой список экспресс-закусок:

Если вы любите готовить, хорошо. Я тоже иногда готовлю. Хорошее самочувствие после выделения окситоцина и перерыв, пока вы возитесь на кухне, полезны для рабочего ритма. Но если торопитесь, упростите питание.

Слушайте музыку. Музыка влияет на настроение и эффективность работы. По данным исследования Spotify, музыкальный ритм в диапазоне 50-80 ударов в минуту помогает мозгу расслабиться. В таком состоянии человек успокаивается, становится внимательным и сосредоточенным.

Если мне нужно выполнить рутинную задачу, например, разобрать почту, я слушаю любимые песни. А если нужно вдуматься и погрузиться в состояние потока — слушаю композиции без текста.

Вот еще ролик для повышения эффективности: как раскладывать все по полочкам и объяснять суть. Интересно про «рационального наездника», который пытается управлять «эмоциональным слоном».

Вывод

Мои советы похожи на инструкцию превращения в занудного робота. Но в этом весь фокус. Будни большинства известных руководителей, спортсменов и писателей выглядят однообразными.

Напомню главные условия продуктивности:

Эта занудность поможет вам расчистить пространство для лучших результатов работы.

От редакции: Мы стараемся прилежно следовать всем советам Чо. Иногда срываемся. Особенно сложно справляться с уведомлениями и шумом.

Однажды в отделе маркетинга во время подготовки конференции программист и PPC-специалист не выдержали громкого обсуждения: заказали с AliExpress упаковку огромных оранжевых берушей.