Главред блога Netpeak про управление задачами и собой

В рубрике «Покажи свою работу» специалисты Netpeak делятся своим опытом — как освоили навыки профессии, чем наполнены будни и какие качества помогают им двигаться вперед.

Раньше опытом делились PPC-специалист, сооснователь агентства и другие.

Рабочие обязанности

Я главный редактор блога Netpeak. В Netpeak работаю уже пять лет (на момент публикации статьи в 2020 году). За это время прошла путь от ассистента главного редактора (Junior) до главного редактора (Senior). Я пришла в агентство из ежедневной газеты, где была журналистом и редактором литературной рубрики.

Стоит сказать, что я ничего не понимала в интернет-маркетинге, когда приступила к своим обязанностям в Netpeak. Я постепенно училась на задачах, которые мне ставили, и регулярно уделяла немного времени самообразованию.

Сейчас я ответственна за tone of voice блога, системность выхода публикаций, настройку редакционных процессов, новые форматы, вычитку/редактуру и написание постов.

Я контролирую, чтобы в блог не попадали посты из разряда «капитан очевидность» — иногда приходится отказывать гостевым авторам и тратить больше времени, чем обычно, на объяснение редакционных стандартов блога.

У нас в агентстве настоящая внутренняя корпоративная редакция: посты пишут практикующие маркетологи. Это помогает блогу быть экспертным, а сотрудникам агентства — дополнительно похвалить себя (что могут написать отличную статью, хоть это не их основная работа).

Я часто получаю фидбек от авторов агентства, что они в приподнятом настроении после публикации: нравится видеть, как строчки из Google Документа становятся опубликованным в блоге постом, под которым появляются просмотры, репосты и комментарии читателей.

Как проходит рабочий день

Первым делом утром я проверяю аналитические отчеты по блогу. Затем приступаю к просмотру рабочих чатов, почты и пробегаю взглядом по комментариям блога в админке (не наспамлено ли там).

Дальше в идеальном мире я открываю список задач и начинаю делать одну, не отвлекаясь на остальные. К сожалению, у меня редко получается следовать этому правилу. В целом, всю важную и сложную работу я стараюсь сделать до обеда, а после — выполняю рутину.

Много времени отнимает обсуждение текстов с авторами. Это необходимые переписки с одной стороны, а с другой — очень неудобно, потому что на переключение внимания между задачами тоже уходит слишком много времени.

Раз в день у нас в редакции блога небольшая летучка. И раз в неделю с шеф-редактором блога Георгием мы «сверяем часы»: что сделано на этой неделе, что по приоритетам будем делать на следующей. Так мы адаптировали систему SCRUM для управления проектами: у нас есть стендапы, ретроспективы и покеры.

Еще раз в неделю я составляю контент-план публикаций блога по старинке — в любимых в Netpeak Google Таблицах.

Кроме того, у нас есть общий редакционный почтовый ящик, письма из которого дублируются на почты всех редакторов. В соответствующий день редакторы «дежурят» и отвечают на запросы гостевых авторов либо по вопросам сотрудничества.

Ну, и традиционные задачи:

• вычитка и литературная редактура постов;
• поиск обложки для поста, который выпускаю;
• техзадания дизайнерам для отрисовки иллюстраций;
• верстка постов;
• составление отчетов по блогу;
• обсуждение с авторами тем и тезисов для будущих публикаций;
• придумываю новые форматы постов и внедряю их;
• верстаю исследования на Stats Netpeak.

Также я веду рассылку «Неля решает»: для этого ежедневно читаю статьи по маркетингу, редактуре, управлению проектами, отстройке бизнес-процессов и soft skills.

Затем собираю их в одноименную папку на панели закладок. Потом, когда приходит время писать текст рассылки, беру статьи из папки, сортирую по адекватности и оставляю для письма только пять самых интересных.

Вот для примера несколько выпусков рассылки:

• «Чахлый маркетолог: как прокачать здоровье, чтобы подросли KPI»;
• «Цена? Ответила в direct».

Самое сложное в работе

Ответственность за результат

Для ответственного человека с приступами перфекционизма — это момент, который отнимает много мыслетоплива и времени.

Как справляюсь: учусь меньше тревожиться о том, на что не могу повлиять. Для задач в моей сфере влияния стараюсь составить четкий план действий с учетом запасного варианта. Также пробую сделать не идеально когда-нибудь, а достаточно хорошо в данный момент.

Работа с людьми, которые не ценят чужое время

Чаще всего это джуны, но не только. Например, подходит сотрудник и говорит: «Мне нужна твоя помощь. Зайди в почту. Открой такой-то файл». Казалось бы, что такого, разве сложно потратить 15 минут? Да, сложно. И вот почему: конкретно на этот слот времени мы не планировали встречу. Сотрудник выбирает удобное ему время, не спрашивая, подходит ли мне.

Конечно, если вопрос на минуту а-ля «Где найти нужную кнопку в интерфейсе?», я с радостью помогу, потому что нет смысла для такой задачи назначать встречу.

Второй момент — это письмо или сообщение в мессенджере без четко сформулированной цели и вопроса. К примеру, человек хочет разместиться в блоге Netpeak. Он просто присылает ссылку на документ, не ознакомившись с правилами редполитики. Причем, правила публикации не спрятаны за семью замками, а находятся, как и у всех редакций (!), в футере сайта блога.

Как справляюсь: использую принцип «Спасибо, нет». Вежливо отказываюсь и объясняю, как сделать, чтобы сотрудничество было удобно обеим сторонам.

Управление задачами

Я убеждена, что чем проще, тем лучше. Дела на две минуты делаю тут же не отходя от кассы.

Терпеть не могу напоминалки. Убеждена, что важное нужно держать перед глазами — тогда не забуду. И оптимальное количество действительно важных задач 3-5, чтобы легко запомнить.

Поэтому я просто вношу названия задач на неделю в Google Таблицу и отмечаю цветом готовность. Зеленый фон — выполнено, желтый — промежуточный результат, белый — еще не начинала.

Ссылку на документ держу на панели закладок: взгляд постоянно возвращается на это место, и у меня уже выработался условный рефлекс — открыть таблицу сразу в начале рабочего дня.

Для личных задач я пользуюсь чек-листами в Google Keep. Там веду списки покупок (очень удобно восстановить весь список — отличная опция для посещения супермаркета, когда плюс-минус нужны одни и те же позиции).

Для напоминаний (если уж пришлось) у меня отлично работают отложенные сообщения в чат «Избранное» в Telegram. Это мой единственный мессенджер на смартфоне, поэтому уведомление точно не потеряется.

Я люблю ясность в голове, поэтому оберегаю свой мозг, чтобы сохранить фокус внимания и ресурс на принятие решений. Я не забываю про важные дела, потому что по максимуму отсекаю инфошум. Мне действительно не нужно читать новости, всю френдленту, все письма и так далее. Я просто удаляю или скрываю неважное.

Второй момент — я отключила все уведомления и заархивировала чаты. Но конечно, как у зависимого от соцсетей человека, рука постоянно тянется заглянуть в чат: «А вдруг я пропущу что-то важное!»

Также я отключила отметку сетевого статуса в Instagram — отвечу на сообщения в удобное время, а не когда адресат настигает, увидев меня онлайн. Я проверяю телефон минимум трижды в день и отвечаю, чтобы не копилось непрочитанное. А при форс-мажоре меня и так быстро найдут.

На смартфоне пользуюсь Facebook и Messenger только в крайнем случае. Я в них захожу пару раз в месяц с ноутбука. Но признаюсь, зависима от Instagram: ежедневно провожу в приложении от 15 мин до 2 часов. У меня в разделе «Сохраненное» несколько тематических папок, посты в которых часто перечитываю/пересматриваю.

Организация рабочего пространства

У меня аскетизм во всех рабочих пространствах. Я люблю окружать себя небольшим количеством действительно важных любимых вещей. С виртуальным пространством то же самое. Главная цель подобного занудства — не тратить ценный ресурс внимания на избыточное количество решений в бытовых вопросах.

Люблю принцип «все важное должно быть под рукой», чтобы можно было отыскать с закрытыми глазами. Меня сильно впечатлила ситуация, когда у сестры начались схватки, а паспорт она не смогла найти и уехала в роддом без него. С тех пор нужные важные вещи всегда храню в ключевых местах.

Офисный стол в оупенспейсе:

На ноутбуке рабочий стол выглядит так:

В браузере — перед глазами только документы, с которыми работаю в данный момент. Те, которыми пользуюсь регулярно, но короткое время — собраны в папки.

На смартфоне только один рабочий стол с приложениями, которыми пользуюсь постоянно. Которые изредка могут понадобиться — в папке «Нужное». Которыми не пользуюсь, но их нельзя удалить — в папке «Хлам».

Также завела полезную привычку «чистить» фото в телефоне, «Сохраненное» в Telegram, сообщения и почтовые ящики. Я это делаю либо пока жду в очереди, либо в салонах на специально обученных процедурах. Главное, не запускать, а хотя бы раз в неделю по 15 минут «проходиться шваброй» и наводить порядок в рабочих гаджетах.

Навыки, которые помогли стать крутым специалистом

Чтобы у меня появлялись идеи для работы, я завела два хобби:

Вяжу не глядя (это как слепая печать только слепое вязание), чтобы занять руки — польза от развития мелкой моторики и вот это вот все. Пока руки работают, мозг в расслабленном состоянии, и внезапно в середине процесса возникают идеи (я их потом записываю).

Важно, чтобы хобби было таким, где мозг можно отпустить в свободный полет — поэтому чаще всего вяжу простое полотно, где не нужно считать и важен процесс, а не результат).

Фотография — я изучаю диалог с человеком в кадре, композицию и расположение источника света. Это учит замечать новое и здорово бодрит. Плюс смена деятельности: хобби, не связанное с компьютером, как основная работа редактора. С компьютером в фотографии пересекаюсь по минимуму, потому что не фотошоплю снимки. Ну, и у хорошего портрета, как и у хорошего интервью, много общего — в центре искренний интерес к человеку.

Вот, например, сделала портрет PR-директору Netpeak Анне Знамеровской:

Кто или что повлияли на карьеру в Netpeak

Люди, которые повлияли на мой профессионализм:

1. Три потрясающих преподавателя в университете — двое классических «газетчиков» кафедры прессы и одна по литературе.
2. Пять редакторов на прошлой работе во всеукраинской газете «День».
3. В Netpeak — сооснователь агентства и директор по маркетингу Андрей Чумаченко, шеф-редактор блога Георгий Рябой — в мой первый год работы они здорово помогли с обучением и пониманием опорных моментов интернет-маркетинга.
   
   Также я благодарна всей команде Netpeak и в частности авторам, чьи посты редактировала для блога. И конечно, я получила много полезных знаний на закрытых докладах топ-менеджеров и миддл-менеджеров Netpeak Group.

Кроме того, есть два «секретика», которые еще ни разу меня не подвели.

Настойчивость и последовательность

Я постоянно училась по своим задачам в Netpeak, вкладывала личные деньги в дополнительное образование, запрашивала обратную связь у коллег. Анализировала промежуточный результат. Затем подходила к руководителю и просила повышение, предлагала свои идеи и, если мне отказывали, выясняла причину и узнавала, какие пункты мне еще нужно учесть, чтобы исправить ситуацию.

Дважды мне говорили «нет», но меня это не остановило. Я понимала: нужно еще научиться определенным навыкам и закрепить их на практике. А потом попробовать снова. В общем-то, в любой ситуации после неудачи всегда нужно попробовать еще раз.

Обучение

Когда объясняю что-то другому сотруднику, то структурирую информацию в своей памяти и сама лучше в ней ориентируюсь.

Рабочие достижения

Все достижения — командный результат. Перечислю то, что получилось в блоге Netpeak том числе и благодаря мне.

1. Придумала рубрику «Покажи свою работу» — я считаю очень важным, чтобы сотрудники агентства рассказывали о внутренней кухне и паттернах, которые ими движут в профессии.
   
   Так становятся понятными принципы работы агентства и правила, которыми оно руководствуется при формировании команды. Очевидно, что это оказывает огромное влияние на качество услуг, которые предоставляет Netpeak.
2. Медиакит журнала.
3. Страница Песочницы.
4. Бизнес-процессы в блоге. Работа с авторами.
5. Прибыль, которую приносит блог агентству: 35% от общего количества заявок, полученных из сайтов Netpeak.
6. Обратная связь от читателей, как блог им помогает. Например, настроили инструмент, разблокировали страницу в Facebook, получили работу благодаря публикациям в блоге и так далее.
7. Когда с помощью кейсов к нам в агентство на продвижение заходят крупные бренды или когда на конференциях лидеры мнений со сцены говорят: «Я и мои сотрудники читают блог Netpeak, и он классный».

Баланс между работой и личной жизнью

Я стараюсь максимально эффективно использовать рабочее время. Не привыкать к длинной раскачке либо возможности посидеть подольше и доделать прямо все. Конечно, случаются, форс-мажоры с овертаймами, но они исключение, а не правило.

Вот какие личные правила помогают мне поддерживать баланс:

• вечера — всегда для семьи;
• не беру дополнительную работу на дом;
• не читаю рабочие чаты после ухода из офиса и на выходных;
• стараюсь знать «свой размер» нагрузки и не брать задач больше, чем могу осилить;
• не думать о количестве, думать о качественном улучшении — какие три простых шага я могу сделать прямо сейчас, чтобы улучшить ситуацию.

Я считаю работу очень важной, но не единственной частью жизни. И другие части люблю не меньше, поэтому стараюсь пропорционально справедливо разделять между ними время.

Вывод

Я радуюсь, что попала в Netpeak, в первую очередь, благодаря людям. Каждый, кто хоть раз был Netpeak, подтвердит, что здесь царит особенная атмосфера поддержки, вдохновения и профессионализма. Это проявляется в порядке в делах, ежедневном общении, обучении новичков и стремлении сделать свою работу максимально хорошо в существующих условиях.

Поэтому мне вспоминается аналогия со школой: когда в классе больше трети учеников отличники, у хорошистов и троечников в естественном ритме без принуждения учителей повышаются оценки. Я училась в таком классе.

Меня восхищает возможность непрерывно изучать новое, потому что digital — одна из сфер, в которой условно раз в месяц все может развернуться на 180 градусов.

Если у вас появились вопросы про рабочим процессам в блоге Netpeak, задавайте их в комментариях. Скорее всего, на самые интересные отвечу развернуто и напишу пост.