Як провести онлайн-івент на 900 глядачів ― досвід та поради організаторів

17 жовтня Ringostat (входить в Netpeak Group) провела масштабну конференцію для українських підприємців та керівників компаній на актуальну тему ― «Відмова від російських CRM – крок до безпечного бізнесу». Безкоштовний захід зібрав в ефірі понад 900 глядачів, а досвідом з учасниками ділилися дев’ять експертів. Підготувала поради від команди організаторів про те, як провести такий масштабний захід та отримати високе охоплення. Вони стануть у пригоді, якщо ви також плануєте провести публічний захід та хочете зробити його максимально гучним і цікавим. 

Вибір теми конференції

Тему варто обирати справді важливу та гостру для потенційних глядачів. Якщо ви добре знаєте потреби й болі своїх клієнтів, буде не складно вигадати кілька цікавих для них тем. Якщо ж ідей немає, проведіть дослідження, зробіть опитування, проаналізуйте тренди вашої ніші. 

Для клієнтів та партнерів Ringostat такою темою була (і залишається) відмова від російського софту, зокрема, CRM, та перехід на українські чи західні рішення. Однак тема також не «впала з неба» ― ми провели ретельні підготовчі заходи. 

1. Кількома місяцями раніше провели дослідження на власній базі, що містить 12 тисяч компаній. До роботи над дослідженням залучили експертів серед інтеграторів та розробників CRM. Так ми виявили, що 17% підприємств та організацій досі використовують «токсичний» софт. 
2. Результати дослідження запропонували різним ЗМІ. Інтерес до ресьорчу був високим ― ми отримали 20+ публікацій та повторні згадки дослідження в інших матеріалах. Це також стало підтвердженням, що тема цікава.
3. Актуальність теми зросла іще після внесення на розгляд парламенту законопроєкту про доповнення існуючого закону про санкції. Відповідно запропонованих змін в Україні має бути заборонено використання програм та засобів, що походять з підсанкційної держави.

Поширення новини й залучення аудиторії

Наступним кроком став пошук способів поширити інформацію про запланований захід серед якнайширшого кола потенційних учасників. 

Ми запросили на конференцію дев’ять спікерів ― інтеграторів та розробників CRM. Кожен експерт має власний сайт, соціальні мережі, чати й спільноти. Тож ми домовились про поширення новини й запрошення на конференцію всіх зацікавлених темою.

Також ми звернулися за підтримкою інфопартнерів. Понад 30 компаній із суміжних ніш бізнесу погодилися поділитися новиною і запросити на наш івент власних підписників ― в розсилках та на сторінках соцмереж. Натомість ми запропонували:

• розміщення логотипів партнерів на сайті події, у презентації та ролику під час прямого ефіру;
• згадку про партнерів в промо матеріалах конференції (розсилках, постах);
• презентацію спеціальних пропозицій від партнерів глядачам конференції та додавання їх в розсилку.

Слайд із загальної презентації конференції

З усіма інфопартнерами ми попередньо домовились про дати виходу публікації постів та розсилок про нашу конференцію, щоб «пошуміти» одночасно і гучно. 

Раджу також розробити документ із вимогами до презентацій, регламентом виступів, вимогами та порадами щодо подачі матеріалу. Це допоможе зробити контент, яким будуть ділитися ваші спікери та партнери, більш структурованим і професійним. А також впізнаваним і брендованим.

«Розігрів» інтересу до івенту

Ми розуміли, що тема конференції далеко не «нішева», а стосується дуже широкої аудиторії ― підприємців, керівників, розробників, інтеграторів. Тому доцільним було запросити й ЗМІ. Наше запрошення прийняли представники чотирьох медіа.

Навколо лідерів думок також зібрана наша цільова аудиторія. Не менша, ніж число читачів відомих медіа, а часто навіть більш залучена та свідома. Тому ми попросили про розміщення анонсу конференції в усіх соціальних мережах Артема Бородатюка ― Founder Netpeak Group.

Не відмовлялись ми й від платних каналів залучення. Запустили paid ads, куди додали привабливі статичні креативи та відеозапрошення від спікерів. 

Приклад рекламного банера

В результаті отримали 750+ реєстрацій, з яких 65% ― з безкоштовних джерел:

• 36% ― від партнерів, найкраще спрацювали email-розсилки, розміщення в Telegram та на особистих Facebook-сторінках спікерів;
• 34% ― із платної реклами в Google та Facebook;
• 13% ― від підписників Артема Бородатюка, найбільше реєстрацій принесли пости в Telegram та Facebook;
• 17% надійшло з решти джерел — чатів та ком’юніті в Telegram, Linkedin event, розсилок і дайджестів.

В робочих чатах та дружніх спільнотах ми попросили всіх небайдужих лайкнути відео конференції та натиснути дзвіночок. Так набрали 40+ лайків ще до початку ефіру ― це додало значимості події. 

Прямий ефір: як зібрати максимальне число глядачів

З власного досвіду проведення різноманітних івентів знаємо, що попередні реєстрації ― це одне число, а реальні глядачі ― зовсім інше. Ми прагнули, аби до івенту долучилася переважна більшість зацікавлених користувачів. 

Для цього розробили каскадну систему нагадувань:

• відправили лист-нагадування ― за тиждень, за день та за 10 хвилин до ефіру;
• здійснили автоматичний дзвінок робоколом з нагадуванням про подію за 1 годину;
• відправили sms за 10 хвилин до ефіру

Також ми додали запрошення на конференцію в Google календар.

Партнерам та спікерам відправили особисті запрошення на трансляцію, попередивши, що в чаті можуть виникати запитання, на які варто давати відповіді, щоб підтримувати комунікацію з глядачами.

Після конференції розіслали постреліз про захід партнерам і медіа, яких ця новина також могла зацікавити.

В підсумку отримали 900+ переглядів ефіру в прямому ефірі, а загалом ― вже понад 1600 (на момент публікації).

Запис конференції

Висновок

Звісно, все описане вище ― лише тезовий начерк з підготовки та поширення івенту. Робота над конференцією Ringostat тривала півтора місяця, була розбита на понад сто завдань, які виконували різні фахівці, включала написання безлічі текстів, розробку дизайнів, налаштування сервісів і платформ, комунікації, контролю, збору статистики. 

Тож радимо заздалегідь починати підготовку, розбивши роботу на етапи із чіткими дедлайнами: дослідження теми, пошук спікерів, промокампанія, технічна підготовка тощо.

Кінцевий результат ― майже тисяча глядачів, живий інтерес до наших ідей, дієві рішення, та, врешті, справжні зміни в українському бізнесі ― все це залежить від організованої роботи цілої команди.