Як справлятися з перенавантаженням на роботі — поради й дієві інструменти

Уявіть: тривалий період ви з ранку й до вечора працюєте в щільному потоці завдань. Автоматизувати, поліпшити ситуацію не виходить — адже для цього потрібно розібратися і виділити для такого розбору час. А його у вас і немає! Ви живете як у тій байці, коли необхідно заточити сокиру, щоби рубати далі, але не маєте часу її заточити, тому рубаєте лезом, що затупилося.

У цій статті поділюся лайфхаками, як нарешті розібратися з вхідним потоком завдань і не вигоріти від втоми.

Через що відбувається перевантаження на роботі

Для початку слід розібратися, а в чому ж корінь проблем. На внутрішньому тренінгу Netpeak Ukraine співробітники ділилися своїми ідеями. Вийшов такий перелік факторів, що можуть стати на заваді ефективності.

1. Організаційні й управлінські проблеми:

• відсутність чітких цілей і не налагоджені бізнес-процеси;
• брак структури в команді, відсутність РМів або опорних тімлідів;
• брак комунікації між департаментами, що призводить до затримок у вирішенні завдань;
• недостатня культура пріоритизації задач і відмови від тих, які не входять до зони відповідальності;
• немає чітких зон відповідальності;
• відсутність пріоритетів від керівництва;
• штучне скорочення дедлайнів у процесі постановки задач.

2. Персональні навички й управління часом:

• невміння делегувати справи;
• гіпервідповідальність і труднощі з відмовою, якщо задачі не з вашої зони відповідальності чи перевищують ліміти робочого часу;
• постійне перемикання між численними проєктами;
• складність у встановленні меж і відпочинку після роботи, накопичення втоми.

3. Ресурсні обмеження і навантаження:

• брак людей у команді;
• завдань більше, ніж робочого дня;
• складні й термінові задачі, форс-мажори.

4. Розвиток і навчання:

• брак навчання, через що співробітники «винаходять велосипеди» там, де вже є готові рішення.

Цей список ви можете розширювати власними варіантами, а поділ на чотири групи допоможе зорієнтуватися в напрямах для вдосконалення і пошуку конкретних рішень.

Які є методи справлятися з перевантаженням

Перейду до питання, яке хвилює найбільше — а що ж допоможе впоратися з ситуацією робочої завантаженості. Мої колеги також запропонували цілу низку рішень.

1. Управління задачами й пріоритетами.
   Наприклад, це простий і перевірений часом метод розподілення справ за матрицею Ейзенхауера:

Також це:

• опрацювання беклогу задач і регулярний грумінг (зустрічі, на яких розбирають виконання майбутніх завдань);
• моніторинг актуальності задачі (якщо завдання вже не актуальне, викреслюємо);
• встановлення і коригування дедлайнів;
• визначення ключових показників ефективності (KPI) для завдань.

2. Організація роботи і планування.
   Мова йде про ретельне планування задач і їхнє делегування, особистий тайм-менеджмент і так далі.

3. Поділ роботи й особистого життя.
   Тут варто підкреслити вміння якісно перемикатися між роботою й особистим життям, встановлювати чіткі межі робочого часу. Також цінно, щоб і корпоративна культура компанії, де ви працюєте, підтримувала вчасні перерви й повноцінний відпочинок співробітників.

4. Навчання і розвиток співробітників.
   Варто впроваджувати наставництво й обмін знаннями в команді, регулярно підвищувати кваліфікацію тощо.

5. Оптимізація процесів.
   Слід спрощувати робочі процеси й максимально їх автоматизувати.

Чому ж, якщо рішення виникнення перевантажень існують і відомі більшості управлінців, у компаніях, як і раніше, виникають перепрацювання й аврали? На це є низка причин. 

Зворотний бік регулярної перевантаженості на роботі — хронічна втома, стрес, втрата креативності й вигорання. За даними Future Forum, до 2023 року синдром вигорання в офісних співробітників у всьому світі досяг 42%.

Джерело — звіт Future Forum, 2023 рік

Як допомогти собі впоратися зі зростальним потоком завдань, незалежно від того, чи ви CEO, тімлід чи рядовий співробітник?

Що таке метод GTD і як його застосовувати

Чи можна керувати часом? Окремі напрями тайм-менеджменту побудовані на тому, що це можливо. Хочу познайомити вас із концепцією Девіда Аллена Getting Things Done (GTD), або «Доведення Справ до Завершення», яка полягає в тому, що людина не може керувати часом, а лише своєю увагою.

Увага — нове золото сучасного світу, саме за неї змагаються соцмережі, мас-медіа і рекламодавці.

У неймовірному за обсягом інформаційному потоці складно зорієнтуватися. Водночас людина залишається насамперед біологічним організмом, чий мозок при надходженні нової порції інформації, як і раніше, автоматично ухвалює рішення, як слід з нею чинити — забути чи запам’ятати.

Аллен пропонує самобутній підхід до організації та управління завданнями, завдяки чому ви зможете структурувати щоденні й довгострокові цілі, знизите рівень стресу й підвищите продуктивність.

Принципи підходять як для професійного, так і особистого життя.

1. Збір.
   Вам необхідне фіксування всіх вхідних задач, ідей і зобов’язань, які виникають у голові. Це дає змогу «очистити» свідомість і позбавити її необхідності пам’ятати кожну деталь.
   
   Цей етап нагадує кошик справ. Ви ще не залучаєтеся до вирішення, просто фіксуєте в Гугл-календарі, Notion чи блокноті.

2. Обробка.
   На цьому етапі ви робите простий аналіз усіх записів і розподіляєте їх за категоріями: ті, що потребують дій негайно, і ті, що можна відкласти на завтра чи пізніший термін. Якісь завдання слід делегувати або взагалі відкинути.
   
   Лайфхак: якщо справа потребує від двох до п’яти хвилин на розв’язання — написати повідомлення, зателефонувати тощо, — не записуйте і не відкладайте її. Виконуйте одразу.

3. Організація.
   Згрупуйте ваші задачі за категоріями, проєктами або рівнями пріоритету.
   
   Лайфхак: за всіма справами, що надійшли, треба зазначити, що ви робитимете (перші кроки) і коли. Достатньо коротко записати фабулу і вказати період у Гугл-календарі.

4. Огляд.
   Регулярно переглядайте задачі й проєкти, оцінюйте прогрес і актуальність списку. Деякі справи можуть втрачати свій пріоритет, їх варто вчасно викреслювати зі списків. Прогрес за іншими завданнями буде приємно мотивувати ваш мозок :)

5. Виконання.
   Ви реалізовуєте задачі, виділені на поточний момент, з огляду на ваші можливості й пріоритети. Ніщо так не надихає, як викреслене зі спринту чи щоденника виконане завдання.
   
   Лайфхак: тут допоможе популярний метод помідора — техніка управління власною ефективністю, запропонована Франческо Чірілло ще у 80-х роках 20 століття. Умовно це метод 25/5, тобто 25 хвилин повного занурення в справу і далі коротка перерва на чай або каву.
   
   Метод помідора дуже зав’язаний на біології нашого мозку, якому складно не відволікатися від однієї задачі довше 25–30 хвилин. Тому можна змінювати час під свої особливості, але водночас сильно подовжувати активний період не варто.

Висновки

Перевантаження робочими задачами відбувається за основними чотирма напрямами.

1. Організаційні й управлінські проблеми.
2. Недостатня організація роботи й планування.
3. Ресурсні обмеження і навантаження.
4. Брак навчання.

Щоби розв’язати питання з регулярними перевантаженнями, є безліч варіантів, від управлінських до впровадження особистої ефективності.

Метод Девіда Аллена Getting Things Done (GTD), чи «Доведення Справ до Завершення», полягає в тому, що людина не може керувати часом, а лише своєю увагою. Тому важливо не захаращувати ментальний простір.

Кожна справа за GTD проходить п’ять етапів — рівно стільки необхідно, щоби почати виконувати й довести свої дії до завершення.

1. Збір.
2. Обробка.
3. Організація.
4. Огляд.
5. Виконання.