Спільноти всередині компанії. Як побудувати та діяти в умовах турбулентності

Командний дух, лояльність до компанії, можливості для розвитку як професійного, так і особистісного — важливі цілі, що ставлять перед собою сьогодні компанії. Досягти їх дозволяють ком'юніті всередині таких організацій. Відповідну задачу ставить перед собою Netpeak. Щоб її реалізувати, ми в тому числі цікавимось досвідом колег. Зокрема, дізнались, як вибудовує свої спільноти ЕРАМ Ukraine. І як вони працювали в кризових умовах. Почерпнули для себе чимало корисного і вирішили поділитись із вами.

Що таке спільнота у розумінні EPAM

У EPAM Ukraine є багато спільнот. В розумінні компанії це групи людей, що об'єднані спільними інтересами, прагнуть до знань та діляться ними. Це платформа, що дозволяє вирішувати проблеми співробітників, комунікувати та ділитись ідеями, знаходити додаткові можливості для себе.

Відповідно функції таких ком'юніті:

• соціалізація — спілкування навколо ідеї або значимої теми;
• професійне і особистісне зростання;
• мотивація — енергія для продуктивності, розвитку;
• дозвілля — знаходити однодумців, людей, котрі розуміють ваші «радості і печалі»;
• співпраця — вирішення складних кейсів, обмін досвідом;
• розвиток талантів — здобуття нових навичок, наприклад як спікера, лідера;
• відзнака — треба відзначати колег, які виступають в різних ролях;
• відчуття причетності — до глобальної теми, ідеї.

Спільнот у компанії десятки, їх поділяють за видами:

• внутрішні — тільки для власних співробітників. Корисні для розвитку професійної експертизи, обміну знаннями, побудови та підтримки лояльності до компанії;
• зовнішні — можуть бути відкриті для всіх бажаючих. Мають цінність для бренду компанії, залучення нових спеціалістів, нетворкінгу.

І за напрямками:

• соціальні — хобі, ремоут, тварини, діти, фінанси тощо;
• технічні — за професійними експертизами: Java dev, IOS dev, QA, PM і т.д.

Чому таке розділення? Бо ком'юніті відрізняються за замовником, цілями, що стоять перед спільнотою, та активностями, які проводяться.

Ролі в ком'юніті

Функціонування спільноти потребує постійної роботи. У цьому процесі обов'язково беруть участь декілька ролей:

1. Лідер. Спеціаліст у темі об'єднання, точно знає, навіщо воно існує, приймає всі рішення щодо частоти проведення зустрічей, формату, традицій. Вмотивований, має бажання проявити себе.

2. Контриб'ютор. Шукає спікерів, допомагає у створенні контенту, оформленні презентацій, іншого контенту.
3. Спікер. Ділиться досвідом. Це може бути як лідер, так і зовнішній спікер або просто учасник групи.
4. Учасник. Для них власне створюється ком'юніті і контент.
5. Ком'юніті-спеціаліст. Частіше це хтось з бекофісу компанії, виступає організатором всіх спільнот, допомагає лідеру в організації.

Як створити і розвивати спільноту

1. Визначити цілі — навколо якої ідеї, експертизи мають об'єднатись люди.
2. Визначити лідера — того, хто надихає колег, об'єднує навколо себе команду, є експертом у темі спільноти, вирішує організаційні питання.
3. Створення команди — визначити контриб'ютора та інші ролі, що працюватимуть над розвитком спільноти.
4. Визначити і описати відповідальність кожного.
5. Створити документ, у якому описати, навіщо створена спільнота, яка її цінність, які правила.
6. Розробити брендинг спільноти — лендінг, логотип, різні віжуали.
7. Визначити канали комунікації.

Ці кроки є універсальними. Вони відрізняються за наповненням. Тут у нагоді Lean Canvas та Community Canvas. Інструменти допомагають при створенні і плануванні діяльності спільнот. В тому числі у документі прописують всі деталі функціонування майбутнього ком'юніті.

Шаблон від Community Canvas

Подібні шаблони кожна спільнота може адаптувати під свої потреби.

Для соціальних важливо визначити:

• яка ціннісна пропозиція для учасника;
• яка мета;
• метрики, як оцінити, що спільнота цікава і корисна для учасників. Наприклад, кількість зареєстрованих учасників на платформі, кількість учасників на івенті, фідбек після івенту (опитування або реакції);
• контент, що створює спільнота;
• правила спільноти;
• організаційні питання — де фіксувати follow up, записувати зустрічі чи ні, які потрібні бюджети.

Для технічних:

• проблеми, які вирішує група;

• яку користь для бізнесу принесе;
• як міряти успіх і зрозуміти, що спільнота потрібна.

Для технічних спільнот використовують Lean Canvas. У ньому тільки дев'ять блоків, і акцент робиться на проблемі, способах її вирішення та результатах.

Нарешті We are community — платформа від EPAM для адміністрування всіх ком'юніті, які є у компанії. Причому вона відкрита, створити на ній спільноту може будь-хто. Достатньо написати їм на пошту та запросити доступ до адмінпанелі.

Формати «життя» спільноти

• зустрічі на окремі теми;
• довгострокові події, наприклад, курс тривалістю декілька місяців щодо фінансової грамотності, інвестування, дизайну;
• масштабні події, скажімо, хакатон;
• блоги, статті, записані короткі відео.

І соціальні, і технічні ком'юніті можуть проводи як освітні заходи (спрямовані на професійний розвиток або прокачку певних особистих навичок), так і розважальні: онлайн ігри, квізи, святкування, обговорення.

Як залучати учасників

Дієвий спосіб — email-розсилки. Це періодичні дайджести про минулі події та анонси нових з темами, які будуть на обговоренні. Що важливо — листи мають бути забрендовані.

Розсилки, до речі, масові. Брати участь в івентах можуть не тільки учасники спільноти, але і усі зацікавлені в компанії. Наприклад, когось не цікавлять питання релокейту, і людина не долучена до спільноти. Але конкретно про релокейт у Канаду хотіла б послухати, тож має бути в курсі, що такий івент планується.

Функціонування в умовах турбулентності

Першим викликом для цієї вибудованої системи став коронавірус, а найбільшим — війна. Від її початку створені раніше ком'юніті перебували на паузі, в так званому «режимі тиші». Тоді пріоритетним завдання для кожного було забезпечити фізичну і психологічну безпеку для себе і своїх сімей. Тому однією з перших відновила і продовжила свою роботу і розвиток спільнота з психологічної підтримки.

Тут досвід EPAM синхронізується з досвідом Netpeak, а саме робота у двох напрямках:

1. Психологічна підтримка. Ми регулярно проводили сесії психологічної підтримки, на яких розбирали різні інструменти, практики, методики, що допомогали тримати себе на плаву. А також вебінари із зовнішніми експертами, аби розібратися в своїх емоціях, реакціях і знайти сили жити і працювати далі.
2. Підтримка у зв'язку з релокацією в інші регіони і країни. Ці спільноти активно функціонують і через півроку після початку війни. Адже вони допомагають вирішувати нагальні питання, обмінюватися досвідом і рекомендаціями і взагалі почувати себе впевненіше в нових умовах.

Завдяки роботі цих двох напрямів вдалося поступово відновити і технічні спільноти. Людям було важливо продовжувати свій розвиток, спілкуватися з однодумцями та колегами за експертизами. Вже під час війни EPAM запустила школу дизайнерів, яку організувала і проводить одна зі спільнот, плануються online-хакатон та участь у міжнародних конференціях.

Читайте, які ще виклики стали перед українським бізнесом в умовах війни:

1. Що відбувається в українському digital під час війни? Дослідження Serpstat.
2. Як тепер гуглять українці? Дослідження змін в пошуковій поведінці після лютого 2022.
3. Як перенести інтернет-магазин з російських платформ.

Підсумки

1. Спільноти, створені всередині компанії дозволяють об'єднати людей за інтересами, надати їм додаткові канали комунікації для вирішення проблем і саморозвитку.
2. Це можуть бути як професійні ком'юніті, так і соціальні, коли люди об'єднуються навколо свого хобі чи цікавих ідей.
3. Для функціонування спільнот потрібні декілька ролей:

• лідер;
• контриб'ютор;
• спікер;
• учасник;
• ком'юніті-спеціаліст.

4. Незалежно від тематики, алгоритм створення і функціонування спільнот однаковий:

• визначити цілі;
• визначити лідера;
• створити команду;
• визначити і описати відповідальність кожного в команді;
• створити документ, у якому описати, навіщо створена спільнота, яка її цінність, які правила;
• розробити брендинг спільноти;
• визначити канали комунікації.

5. З початком війни діяльність звичних ком'юніті довелось поставити на паузу і сконцентруватись на тих спільнотах, що допомагали забезпечити фізичну і психологічну безпеку учасників. З часом вдалося відновити роботу й інших об'єднань.

Методична, системна робота і розвиток спільнот у всіх напрямах допоможуть створити культуру стабільного професійного і особистісного розвитку. А також нададуть змогу кожному співробітнику проявити себе і свої таланти. Що у свою чергу допоможе компанії досягати нових бізнес вершин.

До речі, радимо простий метод увійти до спільноти Netpeak: підпишіться на наш Telegram та розсилку: