Як написати follow up, щоб від нього був результат?

Follow up (FU) — лист, який складають та розсилають всім учасникам за підсумками зустрічі. Мета — зафіксувати результати та встановити зв’язок між співрозмовниками.

Навчитись складати FU корисно всім: керівникам, які ініціюють збори колективу, менеджерам, які проводять переговори з клієнтами, кандидатам, які проходять інтерв’ю.

У статті я ділюсь інструкцією зі складання та оформлення FU, яку використовують у Netpeak Group.

Для яких зустрічей follow up є обов’язковим

За підсумками будь-якої ділової зустрічі корисно скласти короткий конспект. Це допоможе структурувати думки та зробити висновки. Такий FU добре написати для себе. Але є випадки, коли потрібно написати підсумковий лист для всіх учасників зустрічі.

У Netpeak Group визначили два типи таких зустрічей:

1. Коли обговорюємо умови, які слід зафіксувати: співробітництво, мотивацію, роботу, функціональні обов’язки, кар’єрне зростання, перегляд ставок тощо.
2. Коли учасників понад два, і ми ухвалили рішення про подальші дії: виконати завдання, зателефонувати клієнтові, зустрітися зі співробітником, написати партнеру.

Якщо зустрічаються лише два співробітники, вони не пишуть FU — просто вносять завдання до планувальника (у нашому випадку, ПланФікс).

Хто пише FU?

FU за підсумками розмови не більш ніж з трьома учасниками пише ініціатор зустрічі.

Якщо учасників понад три, ініціатор призначає відповідального за ведення FU (це може бути він сам).

Коли пишуть FU?

Follow up обов’язково пишуть під час зустрічі, а не після неї.

На завершення відповідальний за FU читає його, щоб звіритися з учасниками, чи все правильно він зафіксував. Так можна:

• записати всі домовленості, якщо відповідальний за FU щось упустив;
• переконатися, що всі говорять «однією мовою».

Наприклад, домовились про виконання завдання. Ви зрозуміли, що останній термін виконання завдання — січень. А постановнику потрібен результат до початку нового календарного року, тобто у грудні. Ви читаєте follow up, де вказали терміни. Друга сторона побачила неточність у датах і швидко відреагувала. Результат — мінус один конфлікт та образа за зірваний дедлайн.

FU: що всередині?

1. FU — це резюме, а не конспект чи стенограма. Тут описано результат, а не процес обговорення. По суті, це перелік задач.
   
   Виклад завдання — максимально чіткий, зрозумілий та вичерпний. Так, щоб співробітник, якого не було на зустрічі, зрозумів суть домовленостей: хто, що й у який термін має зробити. Опис допускається, якщо домовилися, як виконати завдання. 

2. Забираємо з тексту незнайомі слова (терміни, сленг). Використовуємо прості речення. Інформацію структуруємо та подаємо у вигляді списку.
3. Кожен пункт FU повинен спонукати певного працівника до дії.
   
   Дія — це одиниця діяльності, яка спрямована на досягнення усвідомленої мети.

Важливо: використовуємо дієслова доконаного виду (відповідає на питання: що зробити?). Не «Вася робить докс», а «Вася зробить докс».

4. Кожен пункт FU повинен мати одного відповідального за виконання. Якщо призначати двох і більше, результату не дочекаєтеся. Кожен думатиме, що зробить інший.
5. Для виконання завдань вказуємо чіткі дедлайни.

Приклад FU

Питання: Інвентаризація ТМЦ: як контролювати, щоб використовували наявну техніку, а не закуповували ще нову.

FU:

Як оформити email з FU, щоб він не загубився?

1. FU завжди розсилається на корпоративні електронні адреси всіх учасників зустрічі.
   
   Це потрібно, щоб при необхідності ви не шукали FU у всіх месенджерах та блокнотах. А знали, що він може бути лише на пошті.

2. Тема листа оформляється за шаблоном:

Приклад: «Follow up Pachulya & Irbin 15.08.2023 / вимогливість у роботі».

3. Якщо зустрічі між співробітниками (не з клієнтами!) проходять регулярно, то FU потрібно писати в одному ланцюжку листів.

Приклад: «Луноход, Слав та Він проводять регулярні зустрічі з двох тем: roadmap розробки / набір співробітників».

У цьому випадку теми FU будуть такі:

• «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярні зустрічі / roadmap розробки / роадмеп»;
• «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярні зустрічі / набір співробітників / рекрутинг, вакансії».

4. До листа з FU відповідальний за його написання прикріплює фото тез, якщо на зустрічі хтось записував їх на фліпчарті чи аркуші.
5. Перед відправкою відповідальний за написання FU проставляє всім завдання ПланФікс, а посилання на них розміщує в листі.

Сам собою follow up не зобов’язує співробітника виконувати завдання. Для цього воно має бути вказано у ПланФікс.

Висновки

Follow up — резюме із підсумками зустрічі. Це робочий документ, який повинен:

• бути зрозумілим усім, хто його прочитає, а не лише учасникам зустрічі;
• містити лише рішення та завдання без абстрактних описів;
• призначати не більше одного відповідального для кожного завдання;
• встановлювати терміни виконання завдань.

Єдине місце, де може бути FU — це електронна скринька.

Тема листа з FU оформлюється за певним шаблоном, що полегшує його пошук.

Оригінал посту — у телеграм-каналі Оля Пачесна та доказовий менеджмент. Тут багато інформації про самоорганізацію, прокачування софт та хард скілів, управління бізнесом та процесами.