Як змінилось ставлення українських компаній до дистанційної роботи за час пандемії

Влітку 2020 року ми тестували декілька варіантів трансформації офісної моделі компанії. Адже було зрозуміло, що в офіси ми повернемося не скоро, та й внутрішні опитування фахівців N-iX демонстрували, що всім подобається можливість обирати, де та як працювати. 

Тому зараз ми пропонуємо фахівцям обрати одну з трьох моделей роботи: повністю віддалено, з офісу, або ж поєднувати обидва варіанти. Кожен фахівець може обрати зручний для себе формат та змінити його тоді, коли вважатиме за потрібне.

60% наших спеціалістів віддають перевагу дистанційній роботі, 10% працюють з офісу, а 30% — поєднують роботу в офісі та з дому. Джуніори найчастіше обирають працювати з офісу, а сеньйори — віддалено.

Серед non-delivery спеціалістів компанії 64% працюють постійно або частково з офісу, це такі відділи, як HR, маркетинговий, фінансовий.

Антон Скоков, CEO сервісу цифрових рішень для бізнесу «Вчасно»:

Ми перейшли на дистанційну роботу з початком першого карантину. Швидко адаптувалися до нових реалій і почали допомагати іншим компаніям: проводили вебінари, розповідали, як віддалено підписувати документи та які цифрові інструменти використовувати, щоб не втратити ефективності під час карантину.

Зараз у компанії залишається переважно віддалений формат: робота без прив’язки до офісу, але з можливістю його використовувати. Співробітники зустрічаються вдвох чи групами, для брейнштормів, командних синхронізацій, запуску нових проєктів.

Інеса Кучковська, HR менеджер компанії «БСХ Побутова техніка»: 

Наша команда продовжує працювати у форматі home office. Керівництво рекомендує віддалену роботу, тому що рівень вакцинації ще досить низький. Однак і не забороняє працювати в офісі, якщо немає жорстких обмежень, «червоної зони». Кожен співробітник може обирати, де йому зручно і безпечно працювати.

Є низка посад, де періодично виникає потреба відвідати офіс. Тому все частіше можна зустріти колег face-to-face.

Наразі ми розробляємо правила роботи компанії у посткарантинний період. Керуємось досвідом останнього року роботи та стратегією головного офісу. Вона пропонує всім підрозділам та країнам дотримуватись балансу 50/50, що відповідає потребам і бізнесу, і співробітників.

Анна Кивлюк, Head of Operation People Team & Projects EVO:

За півтора року наші працівники вже звикли постійно працювати з дому. Але теперішній динамічний світ вимагає швидких рішень, креативних обговорень, які притаманні саме офлайну. Тому ми залучаємо колег більше працювати в офісі. Наразі намагаємось зберегти обидва режими роботи і називаємо його мікс-форматом.

Зараз в київському офісі одночасно перебуває десь 20% співробітників. Багато хто відвідує офіс один або два рази на тиждень. 

Роман Гапачило, Vice President, Talent Management в Intellias:

З березня 2020 року понад 90% команди Intellias перейшли на роботу з дому. Сьогодні переважна більшість наших спеціалістів продовжує працювати віддалено. Для роботи в офісі ми розробили IntelliSmartWorkplaces. Відповідно до неї всі робочі місця в офісах​ розділені на три групи — на вибір:​

• фіксовані робочі місця​ — для колег, які працюють 100% робочого часу в офісі;
• робочі місця спільного користування, які можна забронювати заздалегідь у спеціальному застосунку, — для тих, хто працює в офісі половину робочого часу;
• незакріплені столи за принципом коворкінгу, коли можна сісти за будь-яке з вільних робочих місць, — для тих, хто буває в офісі рідко. 

Кожен спеціаліст може обрати зручний для себе варіант.

Катерина Андрущенко, Head of Employee Relations в ELEKS:

Під час карантину спеціалісти ELEKS працювали віддалено. Зараз компанія перейшла на гібридний режим роботи. Є можливість працювати віддалено, а також при потребі приїхати в офіс. Щоправда, за попередньою реєстрацією.

Чи брала компанія участь в обладнанні робочого місця працівників вдома?

Анна Кивлюк, Head of Operation People Team & Projects EVO:

Так, ми одразу запропонували співробітникам допомогу в обладнанні робочих місць вдома — доставляли столи, крісла, монітори, тумби, лампи, техніку та підставки під монітори. Співробітникам з інших міст відправляли техніку поштою.

Антон Скоков, CEO сервісу цифрових рішень для бізнесу «Вчасно»

За необхідності, компанія допомагала співробітникам облаштувати робоче місце вдома: привозили з офісу столи, стільці тощо.

Ірина Кричун, Head of Talent Management в N-iX: 

Ми не брали участь в обладнанні робочих місць вдома. Але пропонували колегам взяти з офісу свої стільці, до яких вони звикли. 

Натомість компанія компенсовувала тести на COVID-19 для N-iX-івців та їхніх близьких.

Катерина Андрущенко, Head of Employee Relations в ELEKS:

При потребі працівники брали офісні стільці та додаткову техніку додому. Цього року для комфортного онлайн-зв’язку ми всім співробітником замінюємо навушники на кращі.

Інеса Кучковська, HR менеджер компанії «БСХ Побутова техніка»: 

Ми використовуємо корпоративний телефонний зв’язок, смартфони, сучасні ноутбуки та планшети. Додаткового обладнання та домашнього інтернету не пропонуємо. 

Багато працівників мають корпоративні автомобілі, а ті, хто не має, — в періоди жорстоких локдаунів, в разі необхідності, могли дістатися до офісу і додому на таксі коштом компанії. 

Євгенія Шепель, Team lead адміністративного відділу сайту з пошуку роботи Jooble:

Співробітникам, які проживають на території України, відправляємо корпоративну техніку послугами Нової Пошти. Співробітникам, які живуть за межами України, пропонуємо працювати на своєму особистому ноутбуку. Якщо техніки немає, то Jooble надає можливість взяти безпроцентне розтермінування у компанії на придбання необхідного обладнання.

Роман Гапачило, Vice President, Talent Management в Intellia:

З початку карантину команда офісної підтримки допомагала з підготовкою до віддаленої роботи, у тому числі з перевезенням за потреби техніки та меблів. Коли внутрішнє опитування показало, що близько 70% співробітників потребує засобів захисту, ми закупили медичні маски, санітайзери і рукавички, сформували з них набори та доставили нашим спеціалістам.

Додатково компанія придбала 200 експрес-тестів для співробітників та компенсувала витрати на ПЛР-тести. А корпоративні лікарі працювали у посиленому режимі. Intellias виділив додаткові ресурси на страхування усіх співробітників компанії від COVID-19. І ми організували вакцинацію спеціалістів у наших офісах у Львові, Києві, Харкові та Одесі.

Нові колеги отримують необхідну для роботи техніку та набір для новачків «Welcome Kit» через кур’єра або забирають самостійно в офісі.

З технічними питаннями новачкам телефоном допомагають розібратись наші support-спеціалісти. Необхідні посилання, логіни та паролі надсилаємо у SMS. А зустрічі-знайомства з HR-спеціалістами, командою та менеджером відбуваються онлайн.

Що зараз відбувається з офісами?

Антон Скоков, CEO сервісу цифрових рішень для бізнесу «Вчасно»:

Офіс трансформували в коворкінг, куди можна прийти попрацювати наодинці або зібратися командою. 

У нас є «тихі» кімнати, де можна зосередитися, і є простори для колективних зустрічей з обладнанням для підключення онлайн тих колег, що працюють вдома.

Створили дитячу кімнату, куди співробітники можуть приводити дітей, якщо не мають з ким їх залишити, а хочуть попрацювати в офісі.

Анна Кивлюк, Head of Operation People Team & Projects EVO:

Офіс адаптуємо під нові виклики та зміни: робимо більше маленьких переговорних кімнат, перегородок в open space зонах для зручних онлайн-зустрічей, перебудовуємо великі переговорки для командних дзвінків мікс-формату. Також повернули каво-бар, який під час карантину був «на відпочинку». А ще монтуємо відкриту терасу на даху для проведення внутрішніх заходів та роботи на свіжому повітрі. 

Євгенія Шепель, Team Lead адміністративного відділу сайту з пошуку роботи Jooble:

Офіси компанії перетворились на коворкінг, доступний співробітникам у будь-який час. Ми користуємося системою організації офісу «Hot desk»: якщо співробітник працює в офісі понад 60% робочого часу, то він позначає місце синьою табличкою «It’s taken», таким чином привласнюючи собі це місце. Вільні місця у нас позначені зеленою табличкою «It’s free», будь-який співробітник може зайняти це місце і працювати. Також додали осередки для зберігання особистих речей співробітників, щоб не захаращувати робочі місця. Як і раніше, забезпечуємо офіси всім необхідним для комфортної роботи.

Ірина Кричун, Head of Talent Management в N-iX: 

Ми протестували та відкинули варіант перетворення офісів у коворкінги. Адже тоді б зникла можливість працювати в офісі на постійній основі. Нам було важливо зберегти кожній команді спільний простір для колаборації, особистих зустрічей, спілкування та співпраці. Тому офіси у Києві та Львові ми трансформували в Shared Team Spaces — простори для команд. Тепер у кожної команди є власний затишний та мотивуючий робочий простір, який змінюється від того, хто скільки часу проводить в офісі. 

Інеса Кучковська, HR менеджер компанії «БСХ Побутова техніка»: 

Офіс БСХ в Україні працює у штатному режимі. Всі функції підтримуються як і до пандемії. Оптимізації та скорочень не проводили. Навпаки, через появу нових працівників відбулись розширення та реорганізація робочих приміщень.

Ввели жорсткі правила перебування в офісі: масковий режим, дезінфекція приміщень, дотримання дистанції та обмеження кількості осіб в одному приміщенні одночасно.

Роман Гапачило, Vice President, Talent Management в Intellias:

Для запуску концепції IntelliSmartWorkplaces ми переобладнали наші офіси: промаркували столи, встановили персональні шафки для зберігання особистих речей та зарезервували відокремлені спейси для команд, яким треба сидіти разом.

Для того, щоб спеціалісти Intellias могли самостійно забронювати зручне робоче місце, придбали застосунок OfficeSpace. Він дозволяє переглядати поверхові плани офісів, обирати вільні столи та бронювати їх, а також знаходити санітайзери, шафки для зберігання речей, мітинг руми тощо.

Який настрій у команди, що працює віддалено?

Антон Скоков, CEO сервісу цифрових рішень для бізнесу «Вчасно»:

Під час локдауну, майже всім колегам не вистачало живого спілкування. Іноді втрачався емоційний зв’язок. Але, на щастя, зараз ситуація із COVID покращилася, активно йде процес вакцинації, і ми вже маємо змогу частіше збиратися в офісі та поза ним. 

Інеса Кучковська, HR менеджер компанії «БСХ Побутова техніка»: 

З початком пандемії та переходом на віддалений режим роботи працівники відчували дискомфорт. Зміни потребували адаптації. Було відчуття, що межі між робочим та особистим часом стерлись. Виникла потреба додаткових домовленостей щодо проведення зустрічей та узгодження документів. Але згодом все нормалізувалося. З’явились правила взаємодії, працівники опанували сучасні засоби комунікації, і сьогодні робота поза офісом є звичною. 

Щодо настрою — все індивідуально. Є такі працівники, які не уявляють себе працюючими вдома весь час, а є такі, що не були в офісі вже більше року. 

Юлія Ліснянська, Employee support lead сайту з пошуку роботи Jooble:

У нас є команди, які працюють повністю віддалено. Для них це звичайний режим роботи. Для того, щоб підтримувати теплу і коректну комунікацію, команди постійно контактують та проводять відеодзвінки мінімум 2-3 рази на тиждень.

Також у співробітників є свої традиції. Наприклад, зідзвонюватись у п’ятницю та разом обідати. Або завершувати трудовий тиждень келихом вина та розмовою в Zoom.

Анна Кивлюк, Head of Operation People Team & Projects EVO:

Повністю віддалено зараз працюють ті співробітники, які живуть за межами міст, де розташовані офіси. Але навіть вони приїжджають на командні зустрічі та тімбілдінги. Кожен планує комфортну для себе регулярність перебування в офісі або приходить тільки на командні офлайн-зустрічі. В EVO це залежить, у першу чергу, від внутрішніх потреб команди або проєкту. Лідери команд обирають той формат роботи, що буде кращим для поточних задач.

Ірина Кричун, Head of Talent Management в N-iX: 

Щоб розвивати наші ком’юніті у різних містах України, ми облаштовуємо хаби N-iX у коворкінгах. Зараз такі працюють у Дніпрі, Івано-Франківську, Харкові та Вінниці. Фахівці цінують можливість працювати не з дому, а також шанс поспілкуватися з колегами з різних проєктів. Коли кількість працівників у певному місті буде зростати, розглядатимемо варіант відкриття офісу.

А ще у цьому році ми відкрили N-iX Mountain Residence — нову локацію у м.Славське для роботи та відпочинку фахівців компанії з усієї України.

Роман Гапачило, Vice President, Talent Management в Intellias:

У 2020 році ми розширили спектр компенсаційних пакетів, додавши опцію Mental Health. Цей пакет передбачає компенсацію консультацій психотерапевта у рамках річного бюджету.

Паралельно запустили ініціативу IntelliCare, яка надає можливість кожному спеціалісту двічі на квартал безкоштовно проконсультуватись у психотерапевта.

Крім того, ми регулярно влаштовуємо онлайн-зустрічі на теми Mental health та well-being, на які запрошуємо лікарів, психологів та спортивних діячів. 

Для підтримки корпоративного онлайн-життя впровадили низку заходів, які можуть компенсувати нестачу живої взаємодії команд в офісі, зокрема:

• онлайн-кухня IntelliMornings — ранкові неформальні зустрічі, де один із наших спеціалістів чи запрошений гість ділиться чимось цікавим та важливим, а учасники можуть це обговорювати; 
• щомісячні новини від CEO, з яких спеціалісти дізнаються про те, що відбувається з нашим бізнесом та з ринком;
• онлайн-тренінги, майстер-класи та вебінари, серед яких не тільки технічні, але й про ментальне здоров’я та практики покращення емоційного стану;
• yoga-challenge — кількатижневий онлайн йога-марафон.

Катерина Андрущенко, Head of Employee Relations в ELEKS:

Зараз команди все менше відчувають брак спілкування завдяки гібридному формату роботи. 

Із послабленням карантинних обмежень ми почали зустрічатись невеликими командами на свіжому повітрі. Практикуємо робочі виїзди у рекреаційні зони — так звані workation, коли команда може разом і попрацювати, і відпочити.

У нас регулярно відбуваються тімбілдінги маленькими командами. Зробили акцент на спорт: біг, вело- та спортивні активності в командах.

До 30-річчя ELEKS плануємо походи в гори. Це наша давня традиція. Мета таких походів — перезнайомити людей із різних команд, пришвидшити адаптацію новачків.

Зараз частіше проводимо загальні збори з менеджментом компанії, щоб тримати спеціалістів в курсі справ та не втрачати відчуття єдності. Запустили онлайн-платформу Peakon — внутрішній інструмент збору фідбеків. Це допомагає оперативно реагувати і покращувати процеси в компанії.

Які плюси та мінуси у дистанційній роботі?

Юлія Ліснянська, Employee support lead сайту з пошуку роботи Jooble:

З плюсів — більше свободи в діях. Є можливість в обід прогулятись із собакою, прийняти кур’єра з водою. Побутові справи тепер не здаються настільки обтяжливими. Також є можливість більше поспати, побути із сім’єю, замість того, щоб витрачати час на дорогу і затори.

З мінусів — у співробітника повинен бути високий рівень мотивації та готовність до мікроменеджменту. Людина, яка раніше в офісі добре працював тільки тому, що поруч був керівник, — вдома може втратити мотивацію. Мінусом також є те, що у співробітника вдома може не бути умов для фокусування на роботі.

Антон Скоков, CEO сервісу цифрових рішень для бізнесу «Вчасно»:

Віддалений формат дозволив нам бути більш гнучкими — можемо тепер знаходити працівників не лише в Києві. Це дуже пришвидшує пошук кваліфікованих кадрів. Ми відчули зростання продуктивності та усвідомленості співробітників. Необхідність самостійно організувати свій робочий день, дисциплінує та дозволяє бути більш результативними.

Ірина Кричун, Head of Talent Management в N-iX: 

За період пандемії ми переконалися, що віддалена робота не впливає на якість роботи. Ми залишаємося на зв’язку та підтримуємо одне одного. 

Крім того, з вересня 2020 року ми відкрили вакансії для віддаленої роботи з будь-яких міст України та світу. 

Катерина Андрущенко, Head of Employee Relations в ELEKS:

Ми вже призвичаїлися до такого режиму. Він насправді має багато плюсів. Дозволяє поєднувати роботу з особистими справами, не витрачати час, наприклад, на дорогу до офісу.

Але нам всім не вистачає особистого контакту. Тому у віддаленому режимі компенсовували це онлайн-тімбілдінгами команд у цікавих форматах.

Ми розробили програму для запобігання вигоранню колег, збереженню балансу роботи і особистого життя. Вона складається із серії онлайн-лекцій від відомих сімейних та підліткових психологів та тімбілдінгів в командах.

Інеса Кучковська, HR менеджер компанії «БСХ Побутова техніка»: 

Найбільша гордість команди — це успішний за бізнес-показниками минулий рік. Так, не все вдалося через віддалену роботу, але те, що всі члени команди змогли максимально мобілізуватись й адаптуватись до нової реальності, — дуже цінне надбання. Хтось став ефективнішим завдяки використанню цифрових технологій, хтось — завдяки зменшенню витрат часу на дорогу до офісу. Хтось навчився розподіляти та пріоритезувати робочий час та поєднувати роботу з вирішенням особистих справ. А на декого вплинуло відчуття довіри, яку отримав від керівника щодо прийняття рішень та розподілу часу.  

Однак нам не вистачає особистого спілкування з колегами, їхньої емоційної підтримки, коли важко або хочеться поділитись радістю. Також сумуємо за корпоративами. Віримо, що все скоро мине, і ми зможемо працювати всі разом та без масок.

Анна Кивлюк, Head of Operation People Team & Projects EVO:

Із мінусів. Коли ми були змушені довгий час бути вдома, виникли складності у вирішенні креативних та творчих задач. В онлайні такий формат зустрічей, як брейншторм, працює погано. Ще на віддаленій роботі збільшується кількість онлайн-зустрічей та розтягується процес прийняття рішень.
Із плюсів — це економія часу на дорогу до офісу та підвищення якості життя співробітників. Також в онлайні вищий рівень операційної продуктивності — можна вирішити більше задач, не відволікаючись на розмови з колегами.

Роман Гапачило, Vice President, Talent Management в Intellias:

Найважливіше, що довела пандемія COVID-19 — команди можуть бути продуктивними, працюючи з дому. Наразі людей в офісах майже немає, а продуктивність залишається на високому рівні. Звісно, ми втратили живе спілкування та взаємодію в офісі, проте намагаємось компенсувати це за допомогою онлайн-активностей. 

Замість висновків

Не зважаючи на те, що карантинні обмеження в Україні послабили і повним ходом йде вакцинація, компанії не поспішають переводити працівників на повний робочий день в офіси. Більшість з опитаних компаній дозволяє співробітникам самим вирішувати, де працювати.

При цьому офіси не закривають. Хтось залишив їх без змін, очікуючи на повернення колег. Хтось переобладнав приміщення у коворкінги. А інші адаптували до нового режиму роботи і тепер у них є закріплені робочі місця, для тих, хто обрав роботу в офісі, незакріплені та вільні — для тих, хто з’являється в офісі час від часу чи зовсім рідко. 

З плюсів віддаленої роботи компанії відзначають спрощення пошуку працівників та закриття гарячих вакансій, підвищення ефективності роботи в командах, економію часу та, як наслідок, покращення якості життя.

Серед мінусів усі зазначили брак живого спілкування та емоційної підтримки від колег. Хоча є команди, які і ці проблеми навчились вирішувати — влаштовують спільні онлайн-обіди, знаходять час для неформального спілкування.

Про те, з якими труднощами дистанційної роботи стикаються світові гіганти, читайте в статті «Удаленная работа после пандемии — трудности Apple и Google».

Також ми вже розповідали, як під час карантину працює агентство Netpeak.

І ще одна стаття до теми — як французький стартап для дистанційної роботи створив віртуальний офіс.